Zum Nachweis der ordnungsgemäßen Übermittlung einer beA Nachricht können Sie in Actaport die Prüf- und Übermittlungsprotokolle einsehen und direkt in der Anwendung abspeichern. Bitte sehen Sie auch die Hinweise am Ende dieses Artikels.
Voraussetzungen
Sie haben Ihr beA Zertifikat richtig in Actaport eingebunden, siehe beA einrichten.
Um die Prüf- und Übermittlungsprotokolle für eingehende Nachrichten als Mitarbeiter einsehen und zur Akte zu speichern können, benötigen Sie die Rechte 1, 6, 7 und 8.
Schritte
Bei gesendeten beA Nachrichten
- Sie haben eine beA Nachricht aus Actaport heraus versendet, siehe beA Nachrichten erstellen und versenden.
- Gehen Sie in das Postfach und stellen Sie sicher, dass Sie im Kanzleipostfach sind.
- Öffnen Sie den Gesendet-Ordner.
- Klicken Sie auf das Icon Übermittlungs- und Prüfprotokoll.
- Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem das Übermittlungs- und das Prüfprotokoll in jeweils separaten Reitern live aus der beA Webanwendung geladen werden. Ändert sich der Übermittlungsstatus in der beA Webanwendung, wird auch die Anzeige in Actaport aktualisiert.
- Klicken Sie unten rechts in dem Fenster auf Zur Akte speichern (siehe Hinweise weiter untern, falls die Schaltfläche nicht anklickbar ist).
Nach der Speicherung in der Akte passiert Folgendes
- Im Gesendet-Ordner des Postfaches können Sie sofort nachvollziehen, dass das Übermittlungs- und Prüfprotokoll erfolgreich gespeichert wurde:
- In der Akte wird die exportierte zip-Datei, wie Sie sie aus der beA Webanwendung kennen, als untergeordnetes Dokument der gesendeten beA Nachricht gespeichert. Das Übermittlungs- und Prüfprotokoll wiederum werden als Kinderdokumente dieser Datei angezeigt:
Ihre Vorschauen können jederzeit aufgerufen werden.
Bei empfangenen beA Nachrichten
- Sie haben eine beA Nachricht empfangen. Diese finden Sie im Kanzleipostfach von Actaport.
- An dieser Stelle können Sie die Prüf- und Übermittlungsprotokolle über das Icon bereits an dieser Stelle abrufen:
Das Speichern ist jedoch erst nach Benennung der Akte und Zuweisung an einen Benutzer möglich.
- Weisen Sie die beA Nachricht aus dem Kanzleipostfach wie gewohnt einer Akte und einem Benutzer zu.
- Wechseln Sie in Ihr Benutzerpostfach und klicken Sie auf das Icon für die Übermittlungs- und Prüfprotokolle neben dem Drucker-Symbol:
- Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem das Übermittlungs- und das Prüfprotokoll in jeweils separaten Reitern live aus der beA Webanwendung geladen werden. Ändert sich der Übermittlungsstatus in der beA Webanwendung, wird auch die Anzeige in Actaport aktualisiert:
- Klicken Sie auf Zur Akte speichern.
Nach der Speicherung in der Akte passiert Folgendes:
- Im Posteingang können Sie sofort nachvollziehen, dass das Übermittlungs- und Prüfprotokoll erfolgreich gespeichert wurde:
- In der Akte wird die exportierte zip-Datei, wie Sie sie aus der beA Webanwendung kennen, als untergeordnetes Dokument der empfangenen beA Nachricht gespeichert. Das Übermittlungs- und Prüfprotokoll wiederum werden als Kinderdokumente dieser Datei angezeigt:
Hinweise
Prüf- und Übermittlungsprotokolle können in Actaport nicht abgerufen werden
In diesem Fall prüfen Sie den Status der beA Nachricht bitte in der Webanwendung, um Ihrer Pflicht der Fristenkontrolle nachzukommen:
- Falls Sie den Versand in Actaport gerade erst veranlasst haben, kann es manchmal einen Moment dauern, bis Ihnen die Protokolle zur Verfügung gestellt werden.
- Konnte die beA Nachricht nicht versendet werden und liegt im Postausgang der beA Webanwendung? Stoßen Sie den Versand über die Webanwendung bitte erneut an.
- Wenn die Nachricht 90 Tage oder älter ist, wird sie in der Webanwendung gelöscht. Im Benutzerpostfach von Actaport wird sie Ihnen auch weiterhin angezeigt; auf die Prüf- und Übermittlungsprotokolle können Sie jedoch nicht mehr zugreifen.
- Wenn Sie über ein Mitarbeiterzertifikat verfügen und Ihnen im Kanzleipostfach lediglich das Prüfprotokoll angezeigt wird, fehlen Ihnen die notwendigen Berechtigungen, um auch das Übermittlungsprotokoll einzusehen.
Protokolle sind nicht in der Akte abspeicherbar, da der Button ausgegraut ist
Bitte stellen Sie sicher, dass die beA Nachricht selbst in der Akte abgespeichert wurde. Ist das nicht geschehen, erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus über den ausgegrauten Button fahren, folgenden Tool-Tipp:
Die Speicherung in der Akte können Sie wie folgt vornehmen:
- Bei eingehenden Nachrichten:
Verschieben Sie die Nachricht vom Kanzlei- in Ihr Benutzerpostfach (siehe: Bearbeitung des Posteingangs in Actaport) - Bei ausgehenden Nachrichten:
Falls Sie die automatische Speicherung Ihrer gesendeten Nachrichten nicht aktiviert haben, nehmen Sie dies manuell vor. Anschließend wird die erfolgreiche Speicherung durch ein Häkchen bestätigt:
Protokolle in Actaport stimmen nicht mit denen in der beA Webanwendung überein
Wenn Sie die Prüf- und Übermittlungsprotokolle in Actaport über das Icon im Postfach aufrufen, werden diese Informationen für etwa 10 Minuten im Cache gespeichert. Sollte sich in dieser Zeit der Übermittlungsstatus ändern, wird das Protokoll in Actaport erst nach Ablauf der 10 Minuten aktualisiert.
beA Nachricht wurde ohne Archivierung der Protokolle zur Akte gespeichert
In Ihrem Benutzerpostfach haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten final zur Akte zu speichern, so dass Ihnen nur noch zu bearbeitende Nachrichten angezeigt werden:
Sobald die Nachricht zur Akte gespeichert wurde, ist es in Actaport nicht mehr möglich, das Übermittlungs- und Prüfprotokoll aufzurufen. Melden Sie sich dafür bitte in der Webanwendung der beA an und rufen Sie die Nachricht im Unterordner Actaport des Posteingangs auf.
Mehrfachspeicherung der Protokolle in der Akte
Eine Mehrfachspeicherung der Protokolle in der Akte ist möglich. Wenn Sie erneut auf Zur Akte speichern klicken, wird der vorherige Eintrag nicht überschrieben. So können Sie beispielsweise das Protokoll, als die Übermittlung noch ausstehend und das, nachdem diese erfolgreich war, abspeichern.
