Das Aktenkonto ist der vierte Reiter jeder Mandatsakte, die Sie in Actaport anlegen. Sofern Sie mindestens eine Rechnung erstellt, fremde Auslagen erfasst oder Fremdgeld gebucht haben, erscheint an dieser Stelle ein Eintrag. Alle Positionen und Buchungen, die im Zusammenhang mit diesem Eintrag stehen, werden Ihnen übersichtlich dargestellt, wenn Sie den Eintrag aufklappen.
Aufbau des Aktenkontos
Im Aktenkonto haben Sie die notwendigen Schaltflächen, um
- Geldeingänge auf eine Rechnung oder als Fremdgeld zu buchen
- Fremdgeld auszukehren, nachdem es verbucht wurde
- Guthaben auszuzahlen, falls der bezahlte Vorschuss höher als der der Endabrechnung ist
Unter diesen Schaltflächen finden Sie alle Rechnungen, die Sie in dieser Akte geschrieben haben. Diese sind so gruppiert, dass alle inhaltlich zusammengehörende Informationen unter einem Eintrag zusammengefasst sind. Die Einträge werden in chronologischer Reihenfolge angezeigt, d. h. dass das Datum in der Spalte Zuletzt geändert ausschlaggebend ist.
Genauso wie im Rechnungsbuch können Sie auf die Rechnungsnummer klicken und sich so eine Vorschau der Rechnung anzeigen lassen:
Details zu Aktenkontoeinträgen einblenden lassen
Sie können die einzelnen Einträge über den Pfeil ganz links aufklappen (im Screenshot rot umrandet) und sehen somit auf einen Blick:
- Die einzelnen Positionstypen (Honorar, RVG, eigene Auslagen und fremde Auslagen), die auf die Rechnung gesetzt wurden, und die Höhe der Netto- und Bruttobeträge
- Angewendete Rabatte (Brutto und Netto)
- Zusätzliche Rechnungspositionen, die Sie nicht im Vergütungsreiter erfasst haben (Brutto und Netto)
- Verrechnungen von Vorschüssen und deren Höhe (Brutto und Netto)
- Geldeingänge auf die Rechnung (Brutto und Netto)
Auch Fremdgeldbuchungen werden zusammengefasst, so dass einfach nachvollziehbar ist, welche Buchungen zusammengehören. Entsprechend finden Sie beim Aufklappen eines Fremdgeldeingangs:
- Datum und Höhe des Fremdgeldeingangs
- Sofern vorhanden das Datum und die Höhe der Auskehrung
Wenn Sie alle Einträge aufklappen und die Details einsehen möchten, können Sie auf den Pfeil ganz oben links neben Typ klicken:
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Details sind eingeklappt |
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Rechnungsdetails werden angezeigt |
Übersicht offener Beträge
Genauso wie im Rechnungsbuch sehen Sie unten im Aktenkonto immer zusammengefasst, ob es noch ausstehende Vergütungspositionen gibt, die Sie abgerechnet haben. Ebenso sehen Sie, ob Sie Fremdgeld eingebucht haben, welches ausgekehrt werden kann:
Aktionen im Aktenkonto
Neben den Schaltflächen können Sie auch über das Drei-Punkte-Menü weitere Aktionen durchführen. Manche Optionen stehen Ihnen nur in ganz bestimmten Fällen zur Verfügung und sind andernfalls ausgegraut:
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Entwurf verwerfen |
Nur Entwürfe und Rechnungen im Status In Abrechnung können verworfen werden. |
| Status "fakturiert" setzen | Der Status von Entwürfen kann auf Fakturiert gesetzt werden. |
| Als bezahlt markieren | Wenn Sie eine bezahlte Vorschussrechnung anrechnen lassen und der fällige Betrag EUR 0,00 ist, kann die Rechnung an dieser Stelle auf Bezahlt gesetzt werden. |
| Rechnung bearbeiten | Entwürfe und Rechnungen im Status In Abrechnung können bearbeitet werden, d. h. der Summenblock kann grundlegend verändert werden. |
Synchronisation mit dem BuchhaltungsButler
Wenn Sie eins der FiBu Module gebucht haben, sehen Sie auch direkt im Aktenkonto, ob die Geldeingänge, die Sie gebucht haben, auch mit dem BuchhaltungsButler synchronisiert wurden:
Durch Klick auf dieses grüne Icon werden Ihnen dann weitere Informationen, wie die Sachkonten und sofern hinterlegt die Verteilung auf die Kostenstellen angezeigt:
