Eingehende E-Mails an den Mandanten weiterleiten

In Actaport können Sie Nachrichten mit einem vorgefertigtem Text schnell an Ihren Mandanten weiterleiten.

Voraussetzungen

• Um Texte zu hinterlegen, benötigen Sie die Berechtigung Kanzleieinstellungen.
• Die E-Mail wurde einem Benutzer zugewiesen und befindet sich nun im Benutzerpostfach.

Schritte

Nachrichtentexte hinterlegen

1. Rufen Sie die Einstellungen > Postfach auf.
2. Scrollen Sie zum Bereich Weiterleitung an Mandant.
3. Wählen Sie den Nachrichtentyp aus. Sie können bis zu vier Weiterleitungsnachrichten hinterlegen:
   
4. Hinterlegen Sie einen Betreff. Dabei können Sie auf eine Reihe von Platzhaltern zurückgreifen:
   
   1. Klicken Sie auf das Platzhalter-Symbol rechts:
   2. Wählen Sie einen Platzhalter aus.
   3. Fügen Sie bei Bedarf einen Text hinzu:
      
5. Hinterlegen Sie einen E-Mail-Inhalt. Greifen Sie bei Bedarf auf alle in Actaport zur Verfügung gestellten Platzhalter zurück:
   
   1. Klicken Sie auf das Platzhalter-Symbol rechts:
   2. Wählen Sie eine Kategorie und dann einen Platzhalter aus.
   3. Gestalten Sie den Text nach Ihren Wünschen:
      
      Es ist nicht notwendig, eine E-Mail-Signatur einzufügen

Nachrichten an Mandanten weiterleiten

1. Rufen Sie über das Widget Nachrichten auf dem Dashboard oder das Postfach direkt Ihr Benutzerpostfach auf.
2. Klicken Sie auf das Icon Weiterleiten an Mdt.
   
3. Sollte es mehrere Mandanten oder Unterbeteiligte des Mandanten geben, wählen Sie den Empfänger aus.
4. Wählen Sie unter den Reaktionsarten einen aus, bei dem Sie in den Einstellungen eine Nachricht hinterlegt haben:
   
5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Es öffnet sich ein E-Mail-Formular, in dem bereits Folgendes hinterlegt ist:
   1. Ihre Weiterleitungsnachricht und der in den Einstellungen hinterlegte Betreff
   2. Ihre Signatur
   3. Die E-Mail, die Sie weiterleiten, sowie alle Anhänge
   4. Die E-Mail-Adresse des ausgewählten Mandanten
   5. Die Aktenverknüpfung
7. Fügen Sie bei Bedarf noch weitere Dokumente aus der Akte als Anlage hinzu.
8. Nehmen Sie ggf. finale Anpassungen vor und klicken Sie auf Senden.

Hinweise

Icon ist im Postfach ausgegraut

Bitte hinterlegen Sie zuerst wie unter Schritte beschrieben mindestens eine Weiterleitungsnachricht.

Reihenfolge der Nachrichten sortieren

Sie können die Reihenfolge der Nachrichtentypen auch ändern, indem Sie mit der Maus auf das Sechs-Punkte-Menü klicken und den Eintrag dann nach oben oder unten schieben:

Da immer der erste Nachrichtentyp im Postfach ausgewählt ist, können Sie also den Nachrichtentypen, den Sie am häufigsten verwenden, an die erste Stelle verschieben: