In Actaport können Sie alle Aufgaben der gesamten Kanzlei oder alle Sie betreffenden oder in einer Liste einsehen. Diese Listen können Sie zusätzlich filtern und sich ähnlich wie in der Aktenliste und anderen Bereichen personalisierte Ansichten erstellen.
Standardansichten
Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, sich alle Aufgaben der gesamten Kanzlei oder nur die, die ihn selbst betreffen, anzeigen zu lassen. Meine Aufgaben zeigt dabei alle Aufgaben, bei denen Sie als Empfänger, Zur Kenntnis oder Zur Prüfung hinterlegt sind.
Anhand der Farbe können Sie in der Liste sofort erkennen, welche Funktion Sie ausführen:
| Sie sind Empfänger der Aufgabe | |
| Sie sind als Zur Prüfung hinterlegt. Ohne Ihr Zutun kann die Aufgabe nicht final erledigt werden | |
| Ihre Name wurde in das Feld Zur Kenntnis eingetragen |
Um eine andere Ansicht aufzurufen, klicken Sie auf Meine Aufgaben und treffen Sie eine Auswahl:
Neben Alle Aufgaben und Meine Aufgaben können Sie auch zusätzliche Ansichten abspeichern.
Einen Filter anwenden
- Rufen Sie die Aufgabenliste auf, indem Sie auf Menü und dann Aufgaben klicken.
- Klicken Sie oben rechts auf das Filtersymbol:
- Filtern Sie nach gewünschten Möglichkeiten:
- Der Priorität der Aufgabe
- Dem Empfänger der Aufgabe (siehe wichtigen Tipp unter Hinweise)
- Der Fälligkeit der Aufgabe
- Ob ein Aktenbezug besteht
- Dem Status der Aufgabe
- Ob Sie nur Ihre eigenen oder alle Aufgaben sehen möchten
- Weitere Filteroptionen stehen Ihnen über den Schalter Expertenmodus oben rechts zur Verfügung. Klicken Sie auf Expertenmodus, um ihn zu aktivieren:
- Wählen Sie zuerst ein Feld aus, nach dem Sie filtern möchten (bspw. Tätigkeit)
- Wählen Sie einen Operator aus (bspw. Ist gleich oder Ist nicht gleich). Abhängig vom Kriterium, nach dem Sie filtern möchten, ändert sich die Auswahlmöglichkeit der Operatoren.
- Wählen Sie einen Wert aus (in unserem Beispiel zu prüfen, zu erledigen oder zu beobachten. Diese Auswahl erlaubt die Filterung nach Ihrer Rolle in der Aufgabe: Empfänger, Zur Kenntnis oder Zur Prüfung)
- Um nach einem zusätzlichen Wert zu filtern, klicken Sie auf
- Um nach mehreren Kriterien zu filtern, klicken Sie auf
- Um den Filter einmalig anzuwenden, klicken Sie unten rechts auf Anwenden.
- Wählen Sie zuerst ein Feld aus, nach dem Sie filtern möchten (bspw. Tätigkeit)
Filter dauerhaft als Ansicht abspeichern
- Klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil neben Anwenden.
- Klicken Sie auf die sich öffnende Schaltfläche + Anlegen:
- Geben Sie dem Filter einen Namen.
- Wenn auch andere Benutzer auf diesen Filter zugreifen können (ihn aber nicht bearbeiten sollen), klicken Sie auf Filter freigeben.
- Klicken Sie auf Anlegen:
Wenn Sie nun erneut auf Meine Aufgaben klicken, werden Ihnen manuell angelegte Filter angezeigt. Mit anderen Mitarbeitern geteilte Filter werden durch ein Symbol als solche markiert:
Die Ansicht teilen
- Wählen Sie die gewünschte Ansicht aus, die Sie teilen möchten, indem Sie oben links auf Meine Aufgaben klicken.
- Klicken Sie oben rechts auf das Teilen-Symbol.
- Eine PDF-Vorschau der Datei, die Sie teilen werden, wird Ihnen auf der rechten Seite angezeigt. Links können Sie entscheiden, wie Sie fortfahren möchten:
- Speichern Sie die Übersicht im Dokumentenbereich einer Akte,
- Laden Sie die Datei herunter,
- Drucken Sie die Übersicht,
- Versenden Sie die Übersicht direkt über ein in Actaport eingebundenes E-Mail-Konto oder Ihr integriertes beA.
- Sie können die Datei im Hoch- oder Querformat exportieren. Diese Einstellung können Sie unten links vornehmen:
- Klicken Sie auf Ausführen unten rechts.
Hinweise
Empfänger der Aufgabe ist eine Gruppe
Sie können die Aufgabenliste filtern, so dass nur solche Aufgaben aufgeführt werden, bei denen ein bestimmter Benutzer als Empfänger hinterlegt wurde. In diesem Fall werden aber keine Aufgaben angezeigt, in denen der Empfänger eine Gruppe ist, von der dieser Benutzer ein Mitglied ist.
Hier ein Beispiel:
- In der Kanzleiverwaltung wurde eine Gruppe namens Abteilung Arbeitsrecht angelegt. Mitglieder dieser Gruppe sind Markus Schöller und Sabine Maier-Höffner:
- Es gibt mindestens eine Aufgabe, bei der diese Gruppe als Empfänger hinterlegt wurde:
- Diese Aufgabe wird sowohl Markus Schöller als auch Sabine Maier-Höffner unter Meine Aufgaben angezeigt.
- Wenn jedoch zusätzlich nach Empfänger: Markus Schöller gefiltert wird, erscheinen nur Aufgaben, die ihm als einzelner Benutzer zugewiesen wurden. Damit er die Aufgaben, deren Empfänger die Abteilung Arbeitsrecht ist, sieht, kann er:
- Ausschließlich nach Meine: Ja filtern
- Zusätzlich nach nach Empfänger: Abteilung Arbeitsrecht filtern:
