Ihre gearbeitete Zeit können Sie sowohl in der Akte über den Stundenzettel oder die Stoppuhr, als auch an einer aktenübergreifenden Stelle buchen. Über die letztere Option ermöglicht Ihnen Actaport, Ihre Aufwände allesamt am Ende des Tages zu buchen, ohne dabei die einzelnen Akten öffnen zu müssen.
Voraussetzungen
Wenn Sie lediglich Stunden für Ihren eigenen Benutzer buchen möchten:
- Es sind keine zusätzlichen Berechtigungen nötig.
Wenn Sie aktenübergreifend auch Stunden für andere Actaport-Benutzer buchen möchten:
- Sie benötigen die Berechtigung Auswertung.
- Wenn Sie auch auf den Kalender anderer Benutzer zugreifen sollen, um das Buchen der Stunden zu erleichtern, benötigen Sie die Postfachfreigaben für den jeweiligen E-Mail-Account.
Übersicht
- Rufen Sie das Menü > Auswertungen auf und klicken Sie auf die Schaltfläche Zeiten buchen. Falls Ihnen die Schaltfläche nicht angezeigt wird, finden Sie diese über das Drei-Punkte-Menü, siehe: Schaltflächenleiste personalisieren).
- In dem sich öffnenden neuen Reiter ist automatisch der angemeldete Benutzer ausgewählt. Hier können Sie auch einen anderen Benutzer auswählen (siehe Voraussetzungen oben).
- Passen Sie das Datum bei Bedarf über den Kalender oder Ihre Tastatur an.
- Im oberen Bereich der Ansicht wird Ihnen nun Folgendes angezeigt:
- Bisher erfasste Stunden des Benutzers für den ausgewählten Tag
- Die Größe des Eintrags orientiert sich an der Länge des Termins
- Sich überschneidende Position werden mit einer Klammer gekennzeichnet:
- Bereits zwischengespeicherte Einträge werden mit einem schwarz-weißen Band dargestellt:
- Einträge, welche sich gerade in Bearbeitung finden, werden mit einem blau-weißen Band gekennzeichnet:
- Laufende oder pausierte Stoppuhren vom jeweiligen Tag, die vom ausgewählten Benutzer gestartet wurden.
- Termine aus dem Kalender des ausgewählten Benutzers.
- Aktivitäten, die Sie bisher aktenübergreifend verrichtet haben.
- Bisher erfasste Stunden des Benutzers für den ausgewählten Tag
Schritte
Zeit über eine Stoppuhr buchen:
- Rufen Sie im Formular Zeiten buchen den Benutzer auf, der die Stoppuhr aktiviert hat. Aktive und pausierte Stoppuhren werden Ihnen oberhalb der Termine angezeigt:
- Klicken Sie auf das Icon rechts
, um die Stoppuhr anzuhalten und einen Eintrag anzulegen. Es öffnet sich nun die Maske und zusätzlich wird ein vorläufiger Eintrag in Ihrer Übersicht generiert, welcher mit einem blau-weißen Band als in Bearbeitung gekennzeichnet ist:
- Hinterlegen Sie, wenn gewünscht, noch eine Tätigkeitsbeschreibung (siehe: Auswahllisten über das Stift-Icon anpassen). Diese Information wird in der Rechnung über den Platzhalter Stundenaufstellung an den Rechnungsempfänger übermittelt.
- Nehmen Sie, sofern notwendig, weitere Änderungen vor und klicken Sie anschließend auf das Häkchen-Icon ganz rechts, um Ihren Eintrag zwischenzuspeichern. Dieser wird nun mit einem schwarz-weißen Band gekennzeichnet, da er sich nicht mehr in Bearbeitung befindet:
- Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Positionen hinzu.
- Speichern Sie Ihre Änderungen final ab, indem Sie unten rechts auf Speichern klicken.
Zeit für angefallenen Termin buchen:
- Ihre Termine und die von Benutzern, für deren Kalender Sie eine Freigabe erhalten haben, sehen Sie direkt auf dem aktenübergreifenden Stundenzettel:
- Klicken Sie auf das Icon rechts
- Falls im Termin selbst ein Aktenbezug hinterlegt ist, wird Ihnen dieser auch in der Maske angezeigt. Dann wird die Tätigkeitsart als Mandatsarbeit ausgewiesen. Bei Terminen ohne konkreten Aktenbezug können Sie diese definieren und sich für alle Benutzer relevante Einträge über das Stift-Icon in der Auswahlliste hinterlegen.
- Hinterlegen Sie, wenn gewünscht, noch eine Tätigkeitsbeschreibung. Bei Stundenpositionen, die abgerechnet werden, wird diese Information in der Rechnung über den Platzhalter Stundenaufstellung an den Rechnungsempfänger übermittelt.
- Passen Sie bei Bedarf die anderen Felder an (siehe: Hinzufügen von Stundenpositionen (Stundenzettel))
- Klicken Sie auf das Häkchen rechts, um Ihren Eintrag zwischenzuspeichern. Dieser wird nun mit einem schwarz-weißen Band gekennzeichnet, da er sich nicht mehr in Bearbeitung befindet:
- Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Positionen hinzu.
- Speichern Sie Ihre Änderungen final ab, indem Sie unten rechts auf Speichern klicken.
Zusätzliche Zeiten buchen
Bei Stundenpositionen, die Sie unabhängig von Stoppuhren und Terminen buchen, unterstützt Sie die aktenübergreifende Historie, welche Sie rechts in der Übersicht finden und über die eingesehen werden kann, in welcher Akte welche Aktivitäten ausgeführt wurden:
- Klicken Sie auf Hinzufügen + unten rechts, um eine Stundenposition anzulegen.
- Stellen Sie bei Bedarf einen Aktenbezug her. In diesem Fall wird als Tätigkeitsart automatisch Mandatsarbeit erfasst. Falls dies nicht gewünscht ist, kann das Feld Akte leer gelassen und eine Tätigkeitsart definiert werden:
- Geben Sie mittels Ihrer Tastatur die gewünschte Zeit ein. Alternativ können Sie auch in das Feld Start und Ende klicken und die richtige Zeit über das sich öffnende Menü mithilfe der Pfeile auswählen:
- Passen Sie bei Bedarf die abrechenbare Zeit (ABR) an.
- Sofern in der Akte ein Stundensatz für den Benutzer hinterlegt ist, wird dieser automatisch eingetragen (siehe: Stundensätze).
- Wählen Sie den richtigen Mandanten aus, sofern es in der Akte mehrere gibt.
- Hinterlegen Sie, wenn gewünscht, noch eine Tätigkeitsbeschreibung. Bei Stundenpositionen, die abgerechnet werden, wird diese Information in der Rechnung über den Platzhalter Stundenaufstellung an den Rechnungsempfänger übermittelt.
- Klicken Sie auf das Häkchen-Icon rechts, um die Stundenposition zwischenzuspeichern. Fügen Sie nun bei Bedarf weitere hinzu und klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern.
Gespeicherte Zeiten bearbeiten oder löschen
- Fahren Sie mit der Maus über den Zeiteintrag, damit Ihnen die Icons für das Bearbeiten und das Löschen eingeblendet werden:
- Klicken Sie auf das Stift-Icon, um den Eintrag zu bearbeiten, oder auf den Papierkorb, um ihn zu löschen. Bitte beachten Sie, dass dies nicht möglich ist, wenn die Position bereits abgerechnet wurde.
- Klicken Sie unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderung zu speichern.
Wenn Sie ein Tablet verwenden, wischen Sie bitte nach links, damit die Icons erscheinen.
