Nach der Buchung erhalten Sie Ihre Zugangsdaten für den Benutzer, der Actaport gebucht hat, und dessen Actaport-Benutzer automatisch angelegt wird.
Benutzeranlage
Nach der ersten Anmeldung können Sie weitere Benutzer anlegen:
- Hinzufügen von Benutzern
- Wenn Sie Eigentümer des Microsoft Tenants sind: Hinzufügen von Benutzern bei eigenem Microsoft 365 Tenant
In der Benutzerverwaltung ist es außerdem wichtig, die notwendigen Berechtigungen zu setzen, damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Kolleginnen und Kollegen richtig arbeiten können:
Rollenvergabe
- Benutzer können als Sachbearbeiter und/oder Assistenz in der Akte hinterlegt werden.
Fristenkontrolle (optional)
- Fristen, die durch den Benutzer angelegt werden, müssen, wenn gewünscht, durch eine weitere Person geprüft werden.
Berechtigungen
- Ist gewünscht, dass der Benutzer die gesamten Rechnungen der Kanzlei in einer Liste einsehen kann?
- Soll der Benutzer die erfassten Stunden aller Benutzer anstatt lediglich die eigenen einsehen können?
- Darf der Benutzer weitere Benutzerkonten anlegen und hinterlegte Informationen ändern?
- Darf der Benutzer kanzleiweite Einstellungen anpassen können?
- Soll es dem Benutzer möglich sein, auf die Kanzleiverwaltung zugreifen, wo u. A. die Vorlagen abgelegt sind?
- Darf der Benutzer Auswahllisten für die gesamte Kanzlei anpassen können?
- Soll der Benutzer Dokumente direkt aus Actaport mit den Microsoft Office-Apps bearbeiten können?
- Darf der Benutzer Geldeingänge im Aktenkonto buchen oder sogar auf den BuchhaltungsButler zugreifen? Für die Buchhaltung gibt es mehrere Berechtigungsoptionen.
beA- und E-Mail-Einbindung
Die Einbindung des Softwarezertifikats muss vom jeweiligen Benutzer selbst in der Benutzerverwaltung vorgenommen werden. Hier sind zwei Schritte erforderlich:
- Softwarezertifikat außerhalb von Actaport erstellen und freischalten
- Softwarezertifikat in Actaport einbinden
Ihre E-Mail-Konten können per Domainintegration oder per IMAP eingebunden werden.
