In Actaport können Sie Ihre bisher verwendeten E-Mail-Konten und auch Ihr beA Zertifikat einbinden, so dass Sie alle Nachrichten in Actaports Kanzleipostfach empfangen und bearbeiten können.
E-Mail-Einbindung
Nach der Buchung steht Ihnen bereits eine E-Mail-Adresse mit einer Domain, welche auf onmicrosoft.com endet, zur Verfügung, welche lediglich für Testzwecke vorgesehen ist.
Sie können Ihre eigene Domain vollständig in den Microsoft Tenant und somit in Actaport integrieren, so dass Ihnen das jeweilige E-Mail-Postfach als Absender zur Verfügung steht und Sie eingehende E-Mails an Sie empfangen können:
- Integration einer eigenen Domain in Actaport - Allgemein
- Integration einer eigenen Domain in Actaport - Ablauf
Alternativ zur ganzen Domain können Sie einzelne E-Mail-Konten in Actaport über IMAP einbinden:
beA Einbindung
Genauso wie Ihre E-Mails können Sie (und wenn gewünscht Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen) auch Ihre beA Nachrichten im Kanzleipostfach von Actaport empfangen. Gehen Sie dafür bitte wie in diesen Artikeln beschrieben vor:
- Erstellen Sie das beA-Softwarezertifikat und schalten Sie den Token frei.
- Laden Sie das Softwarezertifikat in Actaport hoch.
Wichtig ist, dass die Einrichtung in Actaport von jedem Benutzer selbst durchgeführt werden muss.
Optionale Postfacheinstellungen hinterlegen
In Actaport haben Sie eine Reihe an Postfacheinstellungen, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern können:
- Hinterlegen Sie eine Standard E-Mail-Absenderadresse, sofern die allgemeine Kanzleiadresse nicht als Default verwendet werden soll.
- Richten Sie E-Mail-Signaturen für alle Benutzer und die Kanzleiadresse ein.
- Hinterlegen Sie Standard-Betreffzeilen für alle oder einzelne E-Mail- und beA-Konten.
- Definieren Sie Benachrichtigungstexte für wenn Sie E-Mails an Mandanten über die entsprechende Funktion weiterleiten.
- Hinterlegen Sie Eingangsworkflows, sodass Ihnen beispielsweise beim Zuweisen einer Mail an eine ausgewählte E-Mail-Adresse immer ein bestimmter Benutzer zugewiesen wird.
- Legen Sie fest, ob ausgehende E-Mails und/oder beA Nachrichten immer automatisch in einem Ordner Ihrer Wahl gespeichert werden, sofern ein Aktenbezug besteht oder ob Sie dies jedes Mal individuell auswählen möchten.