Die aktuelle Version der Zapier Actaport Integration ist Version 1.2.1. Bitte achten Sie beim Erstellen Ihrer Automationen immer darauf, dass Sie die derzeit aktuellste Version im Einsatz haben.
Beachten Sie außerdem, dass Sie Ihre Automation gegen Ihr produktives Actaport erstellen und einsetzen. Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass Sie keine unnötigen oder falschen Daten oder Datenmassen in Actaport erzeugen. Es ist möglich, dass Sie Ihre Automationen zunächst in Ihrer eigenen Actaport Sandbox Umgebung testen – kontaktieren Sie hierzu bitte unseren Actaport Support.
Voraussetzungen
Sie haben Actaport Automate gebucht und von unserem Support-Team die Zugangsdaten erhalten.
Was ist Zapier?
Zapier ist eine cloudbasierte Automatisierungsplattform, die verschiedene Anwendungen und Systeme ohne Programmierung miteinander verbindet. Über vordefinierte Schnittstellen lassen sich Arbeitsabläufe (Zaps) erstellen, um Prozesse zu automatisieren und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren. Zapier arbeitet hier, verallgemeinert gesagt, nach dem Wenn-Dann-Prinzip: Wenn dies passiert, dann tue das. Hierbei wird zwischen Auslösern (Trigger) und Aktionen (Actions) unterschieden.
Hilfreiche Links
Zapier Basics und das Zapier Help Center
Die Actaport Integration
Mit der Zapier Actaport Integration ist es möglich, Actaport mit anderen von Zapier unterstützten Systemen und mit Actaport selbst zu verbinden, um so Automatisierungen und Abläufe zwischen diesen zu realisieren. Hierbei kann
Actaport das auslösende System sein - Actaport und andere Systeme auf diesen Auslöser reagieren.
Ein von Zapier unterstütztes Fremdsystem das auslösende System sein – Actaport und andere Systeme auf diesen Auslöser reagieren.
Actaport ist das auslösende System und das reagierende System sein, wenn Sie Automationen nur innerhalb von Actaport implementieren möchten.
Ein auslösendes System kann hierbei auch eine in Zapier integrierte Funktion, wie zum Beispiel ein Webhook oder ein zeitgesteuerter Auslöser, sein.
Schritte
Einrichten der Zapier App Connection zu Actaport
Wechseln Sie in Ihrem Zapier-Account zu den App Connections und fügen Sie hier eine neue App Connection hinzu.
2. Suchen Sie nach Actaport, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag und wählen Sie anschließend Add connection.
3. Im sich öffnenden Fenster geben Sie nun Ihren Kanzlei-Alias ein. Wählen Sie anschließend Continue to Actaport aus.
4. Anschließend werden Sie zu Actaport weitergeleitet – sofern Sie noch nicht in Actaport eingeloggt sind, loggen Sie sich ein. Die eingerichtete App Connection befindet sich anschließend in der Übersicht. Bei Bedarf können Sie diese noch umbenennen. Beim Einrichten von Auslösern und Aktionen wird Ihnen immer der Name dieser App Connection als Auswahl angezeigt.
Auslöser der Actaport Integration (Triggers)
Auslöser oder eingehende Ereignisse werden als Trigger bezeichnet. Die Integration löst in dem Moment aus, sobald ein solches Ereignis eintritt. Diese können nachfolgend durch Bedingungen (Path) oder Filter weiter abgegrenzt werden.
In der aktuellen Version sind folgende Auslöser für Actaport möglich:
| Trigger | Zapier Beschreibung | Kurzbeschreibung |
|---|---|---|
New Case File |
Triggers when a new case file is created. |
Löst aus, wenn eine neue Akte erstellt wird. |
New Contact |
Triggers when a new contact is created. |
Löst aus, wenn ein neuer Kontakt erstellt wird. |
New Deadline |
Triggers when a deadline is created. |
Löst aus, wenn eine neue Frist erstellt wird. |
New Document |
Triggers when a document is created or uploaded. |
Löst aus, wenn ein neues Dokument erstellt oder hochgeladen wurde. Der Trigger löst bereits aus, wenn ein ggf. neu erstelltes Dokument leer erstellt wurde. |
New Resubmission |
Triggers when a new resubmission is created. |
Löst aus, wenn eine neue Wiedervorlage erstellt wurde. |
New Task |
Triggers when a new task is created. |
Löst aus, wenn eine neue Aufgabe erstellt wurde |
New or Updated Case File |
Triggers when a new case file is created or an existing case file is updated. |
Löst aus, wenn eine neue Akte erstellt oder eine bestehende Akte aktualisiert wird. |
New or Updated Contact |
Triggers when a new contact is created or an existing contact is updated. |
Löst aus, wenn ein neuer Kontakt erstellt oder ein bestehender Kontakt aktualisiert wird. |
New or Updated Deadline |
Triggers when a new deadline is created or an existing deadline is updated. |
Löst aus, wenn eine neue Frist erstellt oder eine bestehende Frist aktualisiert wird. |
New or Updated Document |
Triggers when a new document is created / uploaded or an existing document is updated (new version). |
Löst aus, wenn ein neues Dokument erstellt / hochgeladen oder ein bestehendes Dokument aktualisiert (neue Version) wird. |
New or Updated Resubmission |
Triggers when a new resubmission is created or an existing resubmission is updated. |
Löst aus, wenn eine neue Wiedervorlage erstellt oder eine bestehende Wiedervorlage aktualisiert wurde. |
New or Updated Task |
Triggers when a new task is created or an existing task is updated. |
Löst aus, wenn eine neue Aufgabe erstellt oder eine bestehende Aufgabe aktualisiert wurde. |
Updated Case File |
Triggers when an existing case file is updated. |
Löst aus, wenn eine bestehende Akte aktualisiert wird. |
Updated Contact |
Triggers when an existing contact is updated. |
Löst aus, wenn ein bestehender Kontakt aktualisiert wird. |
Updated Deadline |
Triggers when an existing deadline is updated. |
Löst aus, wenn eine bestehende Frist aktualisiert wird. |
Updated Document |
Triggers when an existing document is updated (new Vversionersion). |
Löst aus, wenn ein bestehendes Dokument aktualisiert (neue Version) wird. |
Updated Resubmission |
Triggers when an existing resubmission is updated. |
Löst aus, wenn eine bestehende Wiedervorlage aktualisiert wurde. |
Updated Task |
Triggers when an existing task is updated. |
Löst aus, wenn eine bestehende Aufgabe aktualisiert wurde. |
Aktionen der Actaport Integration (Actions)
Aktionen (Actions) führen als Reaktion auf einen Auslöser Aktionen in Fremdsystemen oder in Actaport aus. Bei Aktionen werden in der Regel Parameter (Daten) übergeben, die für eine Ausführung bzw. für das Speichern von Daten notwendig sind. Vor einem Ausführen können diese eingehenden oder notwendigen Daten angereichert werden, auch können Aktionen zu übergebenden Daten aus verschiedenen Vor-Aktionen übergeben werden Einige Daten können hierbei Pflichtdaten sein, die für das erfolgreiche Ausführen einer Aktion notwendig sind.
In der aktuellen Version sind folgende Aktionen für Actaport möglich:
| Action | Zapier Beschreibung | Kurzbeschreibung | Parameter |
|---|---|---|---|
Create Case File |
Creates a new case file. |
Erstellt eine Akte in Actaport. |
Case File Name (*) Case File Alternative Name Case File Clerk Id (*) Case File Assistant(s) Id (*) Case File Participant Case File Participant Main Role (*) Case File Participant Sub Role (*) Case File Participant File Reference Case File Participant VAT Treatment Case File Participant Input Tax Reduction Case File Participant Sub Participant Contact Id Case File Participant Sub Participant Role Case File Participant Sub Participant Insurance Number Case File Participant Sub Participant Claim Number Case File Dispute Value Case File Law Area(s) Case File Keyword(s) Case File Reason |
Create Contact |
Creates a new contact. |
Erstellt einen Kontakt in Actaport. |
Contact First Name Contact Last Name (*) Contact Academical Titles Contact Salutation Contact Type (*) Contact Birth Date Contact Email Addresses Contact Legal Form Contact Note Contact Addresses Contact Address House Number Contact Address Additional Info Contact Address Receiver Contact Address Postal Code Contact Address Country Contact Address Postal Contact Address Place Contact Telephone Numbers Contact Telephone Number Type Contact Fax Numbers Contact Fax Number Type Contact Contact Person Id Contact Bank Accounts Contact Bank Account BIC Contact Bank Account Owner Contact Bank Account Institute Contact Representatives Contact Representative Contact Id |
Create Deadline |
Creates a new deadline for a case file. |
Erstellt eine Frist für eine Akte in Actaport. |
Case File Number (*) Deadline Note Deadline Start Date Deadline End Date (*) Deadline Reason (*) Deadline Final Deadline Early Date Deadline Provisional |
Create Expense |
Creates an expense in a case file for the party designated as client. |
Erstellt eine eigene Auslage für eine Akte. |
Case File Number (*) Reason (*) Expenditure Type (*) Comment Type (*) Quantity (*) Net Amount Gross Amount VAT (*) Creation Date (*) User Id (*) Client Id Attachments |
Create Resubmission |
Creates a new resubmission for a case file. |
Erstellt eine Wiedervorlage für eine Akte. |
Resubmission Case File Number (Format: Number/YY) (*) Resubmission Date (*) Resubmission Note |
Create RVG Fee |
Creates an RVG fee in a case file for the party designated as client. |
Erstellt ein RVG Position für eine Akte. |
Case File Number (*) Activity Type (*) VAT (*)
User Id (*) Client Id |
Create Task |
Creates a new task. If a case file is specified, the task is automatically linked with the case file. |
Erstellt eine Aufgabe in Actaport. Bei Angabe einer Aktennummer wird die Aufgabe mit dieser verlinkt. |
Task Title (*) Task Description Task Priority (*) Task Owner (*) Task Due Date (*) Task Case File Number (Format: Number/YY) |
Create Third Party Cost |
Creates a third party cost in a case file for the party designated as client. |
Erstellt eine fremde Auslage für eine Akte. |
Case File Number* Reason (*) Expenditure Type (*) Comment Quantity (*) Net Amount Creation Date (*) User Id (*) Client Id Attachments |
Find Case File by File Number |
Finds an existing case file by its file number. |
Findet eine Akte in Actaport. |
Case File Number |
Find Contact By Id |
Finds an existing contact by Id. |
Findet einen Kontakt in Actaport anhand der ID. |
Contact Id |
Find Contact By Parameters |
Finds an existing contact by supported parameters. |
Findet einen Kontakt in Actaport mit den unterstützten Parametern, aktuell Vor- und Zuname. |
Contact First name Contact Last Name |
Find Deadline By Id |
Finds an existing deadline of a case file by Id. |
Findet eine Frist für eine Akte in Actaport anhand der ID. |
Deadline Case File Number Deadline Id |
Find Document By Id |
Finds an existing document in a case file by Id. |
Findet ein Dokument in einer Akte anhand der ID. |
Document Case File Number* Document Id |
Find Document By Parameters |
Finds an/more exisiting document(s) in a case file by paramters. |
Findet eines oder mehrere Dokumente in einer Akte anhand der ID. |
Document Case File Number* Page Size Filter Sort |
Find Logged-In User |
Finds the currently logged-in user. |
Findet den Benutzer in Actaport, der aktuell eingeloggt ist. |
|
Find Related Case Files |
Finds related case files for the party designated as client. |
Findet zugehörige Akte für die Partei, die in Actaport die Rolle des Mandanten hat. |
Case File Involved Person Contact Id |
Find Resubmission By Id |
Finds an existing resubmission of a case file by Id. |
Findet eine Wiedervorlage einer Akte anhand der ID. |
Resubmission Case File Number Resubmission Id |
Find Task By Id |
Finds an existing task by Id. |
Findet eine Aufgabe in Actaport anhand der ID. |
Task Id |
Find Users |
Finds existing users by parameters. |
Findet Benutzer in Actaport durch die Angabe von Parametern. |
User Enabled User Clerk User Assistant |
Update Case File |
Updates an existing case file. |
Case File Number* Case File Name Case File Alternative Reference Number Case File Participant Main Role Case File Participant Sub Role Case File Participant File Reference Case File Participant VAT Treatment Case File Participant Input Tax Reduction Case File Participant Sub Participant Role Case File Participant Sub Participant Insurance Number Case File Participant Sub Participant Claim Number Case File Dispute Value Case File Law Area(s) Case File Keyword(s) Case File Reaseon |
|
Update Contact |
Updates a given contact via Contact Id. | Aktualisiert einen bestehenden Kontakt über die Kontakt ID. | Contact Id* |
Update Deadline |
Updates a given deadline. |
Aktualisiert eine bestehende Frist. |
Deadline Id* Deadline Note Deadline Start Date Deadline End Date Deadline Reason Deadline Final Deadline Early Date Deadline Provisional |
Update Deadline Status |
Updates the status of a given deadline. |
Aktualisiert den Status einer bestehenden Frist. |
Deadline Id* |
Update Document Metadata |
Updates given document metadata of a given document. |
Aktualisiert (überschreibt) die Metadaten eines Dokuments. |
Document Id* Document Name Document Description Document Type Document Status Document Modified Creation Date |
Update Resubmission |
Updates a given resubmission related to a case file. |
Aktualisiert eine Wiedervorlage innerhalb einer Akte. |
Resubmission Case File Number* Resubmission ID* Resubmission Reason Resubmussion Date Resubmission Note |
Update Resubmission Status |
Updates the resubmission status of a given resubmission. |
Aktualisiert den Status einer Wiedervorlage innerhalb einer Akte |
submission Case File Number* Resubmission ID* Resubmission Status* (Auswahlbox) |
Update Task |
Updates a given task. |
Aktualisiert eine Aufgabe. |
Task Id* Task Description Task Priority (Auswahlbox) Task Owner User Id Task Due Date Task Case File Number |
Update Task Status |
Updates the status of a given task. |
Aktualisiert den Status einer Aufgabe. |
Task Id* Task Status* (Auswahlbox) |
Upload Document |
Uploads a document from the given source to a specific case file. |
Lädt ein Dokument aus der angegebenen Quelle in eine bestimmte Akte hoch. |
Document Case File Number (Format: Number/YY) (*) Document Source Url (*) Document Name inc. File Extension Document Folder Name |
