|
|
|
|
|
 |
|
 |
Es ist möglich, Actaport als sogenannte Progressive Web App (PWA) zu nutzen. Hierbei erstellen Sie selbst eine eigeständig laufende Applikation, die Sie dann auf Ihrem Computer oder Tablet wie eine solche nutzen können.
Das folgende Bild zeigt Actaport als Applikation auf einem Mac (anonymisiert, daher sind Einträge in der Tagesansicht nicht erkennbar):
Im folgenden wird beispielhaft für Chrome auf einem Mac erklärt, wie Sie eine solche Applikation selbst erstellen können.
Loggen Sie sich zunächst wie gewohnt in Actaport ein. In der URL Leiste erscheint nach dem Login nun ein neues Symbol, welches mit "Actaport installieren" betitelt ist.
Klicken Sie diese Symbol, so wird Actaport als eine solche PWA installiert, nachdem Sie es bestätigt haben:
Nach der erfolgreichen Installation wird diese sofort geöffnet und Ihnen angezeigt, gleichzeitig öffnet sich der Finder mit dem Pfad der Applikation.
Über die Option "Im Dock behalten" können Sie fortan Actaport als Applikation in Ihrem Dock hinterlegen:
 |
 |
Die installierte Actaport Applikation finden Sie von nun an immer in Ihren installierten Chrome Apps:
Sollten Sie die Applikation später zu Ihrem Dock oder auf den Schreibtisch hinzufügen wollen, starten Sie Actaport einfach über die installierten Chrome Apps wie oben aufgezeigt. Alternativ finden Sie diese immer unter dem folgenden Pfad:
Benutzer\<IhrBenutzerName>\Programme\Chrome-Apps.
Unter Windows erstellen Sie Actaport als Applikation auf äquivalente Weise, hier unterscheiden sich lediglich die Pfadangaben.
Loggen Sie sich mit den persönlichen Zugangsdaten unter https://app.actaport.de/ ein. Wählen Sie anschließend das Teilen-Menü:
Anschließend wählen Sie Zum Home-Bildschirm aus:
|
Standardmäßig heißt der Titel der Applikation Actaport. Mit Klick auf Hinzufügen befindet sich diese dann auf dem Home-Bildschrim des Tablets. |
 |
|
Über die Option Home-Bildschirm bearbeiten lässt dich die Actaport-Applikation in das Dock hinterlegen und fortan von dort starten. |
 |
Hinweis: Aufgrund möglicher Sicherheitseinstellungen auf Ihrem Computer oder Tablet ist es möglich, dass die Anmeldung an Actaport nicht hinterlegt werden kann. In diesem Fall müssen Sie beim Start der Applikation neben Ihren Benutzerdaten zusätzlich den Kanzlei-Alias angeben. Konnten die Daten dann erfolgreich gespeichert werden, ist dies in Zukunft nicht mehr notwendig.
Die Sicherheit Ihrer Daten und Dokumente steht in Actaport im Vordergrund. Aus diesem Grund werden alle Transportwege und Speichersysteme gegen Einsichtnahme von außen über
verschiedene Verschlüsselungsmethoden gesichert.
Um die Sicherheit der Daten auf den Transportwegen zu sichern, kommt das TLS Verfahren zum Einsatz. Die Sicherheit der Zertifikate und eingesetzten Technologien werden regelmäßigen Tests unterzogen.
Für sämtliche Verschlüsselungen werden sogenannte Schlüssel bzw. Schlüsselpaare benötigt. Für dieses Schlüsselmanagement wird ein Schlüsseltresor verwendet, der individuelle Schlüsselpaare für jeden Actaport Benutzer enthält, die getrennt in separaten Bereichen gespeichert werden. Um diesen Bereich des Tresors zu öffnen, bedarf es eines signierten Benutzer-Tokens, der nur ausgestellt wird, wenn sich der Benutzer erfolgreich am Identity- Management-Service authentifiziert hat. Die Gültigkeit des Tokens wird dabei bei jedem Zugriff - also jedem Funktions- oder Bereichsaufruf in Actaport - implizit validiert. Ihr sogenannter privater Schlüssel verlässt dabei nie den Tresor, die Verschlüsselung der Daten erfolgt immer innerhalb des Tresors. Damit wird ein weiterer möglicher Angriffspunkt - der lokale Computer – ausgeschlossen.
Da es sich bei Dokumenten um große Datenmengen handelt, muss die Verschlüsselungslösung performant und dabei sicher sein. Beides wird durch eine sogenannte Hybrid-Verschlüsselung gewährleistet. Dabei wird für jedes Dokument ein individueller Schlüssel (Inhaltsschlüssel) erzeugt mit dem das Dokument mit Hilfe des symmetrischen AES-Verfahrens verschlüsselt wird. Das AES-Verfahren allein ist zwar schnell, genügt aber den von uns auferlegten Sicherheitsanforderungen noch nicht ganz. Um dies zu gewährleisten, wird der Inhaltsschlüssel anschließend mit einem zusätzlichen asymmetrischen Verfahren verschlüsselt. Hier kommt der wieder Schlüsseltresor zum Einsatz, der diesen Vorgang übernimmt. Der verschlüsselte Schlüssel wird nun zusammen mit dem verschlüsselten Dokument gespeichert.
Mit diesem Verfahren ist sichergestellt, dass ausschließlich Sie als registrierte Benutzer Ihr Dokument entschlüsseln können und die Betreiber der Applikation und der Infrastruktur sowie andere Dritte keine Möglichkeit der Einsicht haben.
Ebenso wie Dokumente können auch die Metadaten, also etwa Akten, Fristen und Kontakte, sensible Daten enthalten. Damit diese im ruhenden Zustand von Dritten nicht eingesehen werden können, kommt eine sogenannte Transparent Data Encryption (TDE) zum Einsatz. TDE wird verwendet, um Datendateien aus der Azure SQL-Datenbank in Echtzeit mit einem Datenbankverschlüsselungsschlüssel zu verschlüsseln. TDE schützt dabei die Daten- und Protokolldateien über die Verschlüsselungsalgorithmen AES und Triple Data Encryption Standard (3DES). Die Verschlüsselung der Datenbankdatei erfolgt auf Datenbank-Seitenebene. Diese Seiten in einer verschlüsselten Datenbank werden verschlüsselt, bevor sie auf den Datenträger geschrieben werden und entschlüsselt, bevor sie in den Arbeitsspeicher eingelesen werden.
Besonders sensible Daten, beispielsweise Kontodaten für externe Services wie IMAP Benutzerdaten, werden nochmals separat über den Schlüsseltresor verschlüsselt, bevor diese Daten in der Datenbank gespeichert werden.
Textbausteine können im Vorfeld angelegt werden, um regelmäßig wiederkehrende Texte bei Bedarf schnell in Ihre Schriftsätze, Rechnungen und E-Mails einzufügen. Wie das geht, erfahren Sie hier.
Schritte
| Textbausteine können in der Kanzleiverwaltung im Bereich Textbausteine angelegt werden. |  |
Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Textbaustein anzulegen:
Hinweise
Ordner
Tags
Schriftart und -größe
Bilder
Ab sofort bietet Actaport Ihnen die Möglichkeit, Ihre in Actaport abgelegten Dokumente nicht nur mit den in Actaport integrierten Apps, sondern auch mit den Microsoft 365-Produkten Word, Excel und Powerpoint zu bearbeiten.
Hierfür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Ähnlich wie die Finanzbuchhaltung ist auch die Bearbeitung mit Microsoft 365 eine zusätzliche Berechtigung, die Sie sich und weiteren Actaport-Benutzern als Administrator in der Benutzerverwaltung geben können.
| Klicken Sie dafür in der Benutzerverwaltung auf den jeweiligen Benutzer und scrollen Sie ganz nach unten zu Externe Dienste. Dort können Sie im Aufklappmenü die Berechtigung erteilen. |  |
| Wie alle anderen Berechtigungen auch, sehen Sie in der Benutzerübersicht, wem dieses Recht zugewiesen wurde: |  |
Die Nutzung dieser Funktion erfordert es, dass Dokumente kurzzeitig zu Microsoft Sharepoint verschoben werden. Da dies bedeutet, dass sie die besonders sichere Actaport-Umgebung verlassen, möchten wir Ihnen diese Entscheidung nicht vorweg nehmen.
Einen entsprechenden Warnhinweis sehen Sie deshalb auch beim Hinzufügen der Berechtigung:
Beachten Sie folgende Hinweise für das Arbeiten in SharePoint, um sicherzustellen, dass Actaport das Dokument nach der Bearbeitung wiederfindet und damit in Actaport ablegen kann.
Ich habe das Actaport Starter-Paket gebucht. Kann ich Dokumente auch mit Microsoft 365 bearbeiten?
Diese Option ist nicht Teil unseres Starter-Pakets. Nur mit der Actaport Professional Lizenz erhält man eine entsprechende Microsoft 365 Business Lizenz, und damit die Berechtigung, sich die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Rechner zu installieren.
Das komplette Tutorial Actaport 365 App Integration:
mehr dazu : mit Microsoft 365 App Integration (Word) Dokumente bearbeiten
Sie können Ihr beA in Actaport einrichten, so dass Sie sich fortan nicht gesondert in Ihrem beA anmelden müssen, um beA Nachrichten zu lesen und zu bearbeiten.
Voraussetzungen
Schritte
In den Einstellungen sehen Sie unten im Bereich beA-Setup nun auch, dass Ihr beA eingerichtet ist. Bitte beachten Sie abschließend den Hinweis zum Thema Anwaltliche Fristenkontrolle:
Hinweise
PIN-Eingabe
Die PIN muss hierbei die folgenden Kriterien erfüllen:
Fehlermeldung
Actaport unterstützt das Einbinden von externen E-Mail-Konten, auch von sogenannten Freemail-Anbietern, über das IMAP Protokoll. Auf diese Weise können auch diese E-Mails in Actaport empfangen und bearbeitet werden.
Eine Alternative mit vielen zusätzlichen Vorteilen ist die Domain-Integration.
Bitte beachten Sie unbedingt die Hinweise am Ende dieses Artikels.
Voraussetzungen
Schritte
markiert:
| Anzeigename: | Der Absendername, der beim Empfänger der E-Mail erscheint. |
| E-Mail-Adresse: | Die E-Mail-Adresse, die Sie einbinden möchten. |
| Benutzername: | Benutzername für Anmeldung beim E-Mail-Konto. |
| Passwort: | Passwort für Anmeldung beim E-Mail-Konto. |
| Im Kanzleipostfach einsehbar durch: | Auswahl der Benutzer, die eingehende E-Mails an diese Adresse sehen darf. |
| Zum Senden nutzbar durch: | Auswahl der Benutzer, die von dieser E-Mail-Adresse schreiben dürfen. |
| Benutzerzuordnung: |
Der hier eingetragene Benutzer gilt als Eigentümer und kann als solcher bei der Erstellung von Workflows hinterlegt werden. |
Hinweise
IMAP oder Domain-Integration?
Eine Domain-Integration bringt viele Vorteile:
Eine Einbindung Ihrer E-Mail-Konten über IMAP ist u. A. empfehlenswert, wenn:
Einbindung eines Gmail-Kontos
Beachten Sie bitte unseren Hinweis unter Verbindungsprobleme bei Gmail und IMAP.
Eingabe der Server-Daten
Eine Auswahl der Server-Einstellungen verschiedener E-Mail-Anbieter finden Sie im folgenden Artikel: Die IMAP Einstellungen der gängigsten Anbieter.
Fehlermeldung
Falsch eingegebene Server-Daten resultieren in vielen Fällen in einem Verbindungsfehler beim Laden der IMAP-Ordner in Schritt 6. Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben.
Im Kanzleipostfach werden alle elektronischen Nachrichten und Dokumente (E- Mails, beA Nachrichten und selbsthochgeladene Dokumente) aggregiert angezeigt. Hierbei sieht der Benutzer all die Nachrichten und Dokumente, die er laut den hinterlegten Rechten und ggf. Postfachfreigaben sehen darf (Office-Postfachfreigaben übernehmen).
Beim Aufruf des Kanzleipostfachs durch einen Benutzer überprüft Actaport die angebundenen Systeme auf neue Nachrichten. Das Exchange Postfach (im Standard die allgemeine Kanzlei-Adresse sowie die persönliche Adresse) sind immer angebunden, Postfächer über das IMAP Protokoll sowie das beA Postfach sind optional.
Das Kanzleipostfach wird automatisch aktualisiert, wenn sich neue Nachrichten in den entsprechenden Postfächern befinden.
Vom Benutzer hochgeladene Dokumente befinden sich sofort nach erfolgreichem Upload im Kanzleipostfach in der entsprechend aktualisierten Ansicht.
Im Vergütungsbereich der Akte kann ein Dokument des Stundenzettels erstellt werden (unabhängig von einer Rechnung).
| Je nachdem, ob Sie das Radialmenü unten rechts auf dieser Seite personalisiert haben, steht Ihnen die Aktion 'Stundenaufstellung' direkt als Icon (grün) oder über das Aktionsmenü (rot) zur Verfügung: |  |
Wenn Sie das Radialmenü nicht nutzen, klicken Sie entweder auf das Aktionsmenü  oder direkt auf die Schaltfläche. |
 |
Es werden alle erfassten Positionen des Stundenzettels angezeigt, unabhängig von deren Status. Es können einzelne oder alle Positionen ausgewählt werden. Mit Klick auf 
öffnet sich eine Vorschau der Stundenaufstellung. Anschließend wählt man einen Ordner aus und legt fest, ob das Dokument als unveränderliches PDF oder als editierbares DOCX gespeichert werden soll. Mit Klick auf 'Speichern' befindet sich dieses Dokument anschließend im Dokumentebereich der Akte.
Wie Sie eine Stundenaufstellung als Dokument erstellen, zeigt Ihnen folgendes GIF:
Bitte beachten Sie: Die Integration Ihrer eigenen Domain ist nicht möglich, wenn diese direkt beim Anbieter Jimdo gehostet ist, die da notwendigen Anpassungen an der Domain hier nicht möglich sind.
Was bedeutet eine Domain-Integration für Sie?
Eine Domain-Integration heißt, dass alle E-Mail-Adressen einer bestimmten Domain (bspw. meinekanzlei.de) in Actaport eingebunden werden.
Ihre Vorteile gegenüber der Einbindung per IMAP
Vorgehensweise
Wie die Domain-Integration abläuft, können Sie hier nachlesen.
Bitte beachten Sie, dass Ihnen durch diese Änderungen E-Mails an Ihr persönliches Exchange-Konto automatisch in Outlook angezeigt werden. Um auch E-Mails an Ihre allgemeine Kanzleiadresse einzusehen, beachten Sie bitte Einbinden Ihrer Kanzleiadresse in Outlook.
Nach erfolgter Integration werden alle neue eingegangenen E-Mails auf den Exchange Server geleitet und sind somit in Actaport aufrufbar. Ihre bisherigen E-Mails verbleiben bei Ihrem Domain Provider bzw. Ihrem E-Mail-Anbieter.
Sie möchten Ihre Domain in Actaport einbinden?
Bei Fragen hierzu können Sie sich jederzeit im Chat oder per E-Mail (support@actaport.de) an unser Supportteam wenden.
Selbstverständlich können Sie uns auf diesem Weg auch Ihren Auftrag zur Domainintegration erteilen. Hierzu benötigen wir folgende Daten von Ihnen:
sichtbar gemacht