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Häufige Fragen
Actaport "Radialmenü"addremove

Actaport bietet mit dem Radialmenü jedem Nutzer die Möglichkeit, sich die Aktionsaufrufe in den einzelnen Bereichen zu speichern. Das Ziel dabei ist es, das mobile Arbeiten z.B. auf Tablets vollständig zu unterstützen, so dass die Bildschirmfläche maximal ausgenutzt werden kann.

Dashboard_Radialmen_.gif

Dashboard

Bildschirmfoto_2021-05-21_um_17.42.35.png

  • auf das Aktionsmenü (A) klicken
  • über die Einstellungen diejenigen Befehle, die Sie besonders häufig nutzen (oder alle) einblenden 
  • die Reihenfolge per Drag & Drop anpassen
  • die Einstellung bleibt dauerhaft gespeichert
  • Aktionen, welche nicht angeheftet und eingeblendet sind, werden mit Klick auf das Aktionsmenü sichtbar gemacht Bildschirmfoto_2021-05-21_um_18.09.42.png
  • nutzen Sie das Radialmenü
  • damit haben Sie Schnellzugriff auf Ihre 3 wichtigsten Funktionen im Dashboard (B)

Bildschirmfoto_2021-05-21_um_18.20.52.png

  • Aktionen, welche nicht angeheftet und eingeblendet sind, werden mit Klick auf das Aktionsmenü mceclip5.png sichtbar gemacht
Bildschirmfoto_2021-05-21_um_18.29.44.png
Actaport als eigenständige Applikationaddremove

Es ist möglich, Actaport als sogenannte Progressive Web App (PWA) zu nutzen. Hierbei erstellen Sie selbst eine eigeständig laufende Applikation, die Sie dann auf Ihrem Computer oder Tablet wie eine solche nutzen können.

Applikation (Mac)

Das folgende Bild zeigt Actaport als Applikation auf einem Mac (anonymisiert, daher sind Einträge in der Tagesansicht nicht erkennbar):

mceclip6.png

 

Im folgenden wird beispielhaft für Chrome auf einem Mac erklärt, wie Sie eine solche Applikation selbst erstellen können.

 

Loggen Sie sich zunächst wie gewohnt in Actaport ein. In der URL Leiste erscheint nach dem Login nun ein neues Symbol, welches mit "Actaport installieren" betitelt ist.

mceclip0.png

Klicken Sie diese Symbol, so wird Actaport als eine solche PWA installiert, nachdem Sie es bestätigt haben:

mceclip1.png

Nach der erfolgreichen Installation wird diese sofort geöffnet und Ihnen angezeigt, gleichzeitig öffnet sich der Finder mit dem Pfad der Applikation.

Über die Option "Im Dock behalten" können Sie fortan Actaport als Applikation in Ihrem Dock hinterlegen:

mceclip3.png mceclip5.png

 

Die installierte Actaport Applikation finden Sie von nun an immer in Ihren installierten Chrome Apps:

mceclip2.png

Sollten Sie die Applikation später zu Ihrem Dock oder auf den Schreibtisch hinzufügen wollen, starten Sie Actaport einfach über die installierten Chrome Apps wie oben aufgezeigt. Alternativ finden Sie diese immer unter dem folgenden Pfad:

Benutzer\<IhrBenutzerName>\Programme\Chrome-Apps.

 

Unter Windows erstellen Sie Actaport als Applikation auf äquivalente Weise, hier unterscheiden sich lediglich die Pfadangaben.

Applikation (IPad)

Loggen Sie sich mit den persönlichen Zugangsdaten unter https://app.actaport.de/ ein. Wählen Sie anschließend das Teilen-Menü:

IMG_0883.PNG

Anschließend wählen Sie Zum Home-Bildschirm aus:

IMG_0884.PNG

Standardmäßig heißt der Titel der Applikation Actaport.

Mit Klick auf Hinzufügen befindet sich diese dann auf dem Home-Bildschrim des Tablets.

IMG_0885.PNG

Über die Option Home-Bildschirm bearbeiten lässt dich die Actaport-Applikation in das Dock hinterlegen und fortan von dort starten.

IMG_0886.PNG

 

Hinweis: Aufgrund möglicher Sicherheitseinstellungen auf Ihrem Computer oder Tablet ist es möglich, dass die Anmeldung an Actaport nicht hinterlegt werden kann. In diesem Fall müssen Sie beim Start der Applikation neben Ihren Benutzerdaten zusätzlich den Kanzlei-Alias angeben. Konnten die Daten dann erfolgreich gespeichert werden, ist dies in Zukunft nicht mehr notwendig.

Verschlüsselung in Actaportaddremove

Die Sicherheit Ihrer Daten und Dokumente steht in Actaport im Vordergrund. Aus diesem Grund werden alle Transportwege und Speichersysteme gegen Einsichtnahme von außen über

verschiedene Verschlüsselungsmethoden gesichert.

 

Transportverschlüsselung

Um die Sicherheit der Daten auf den Transportwegen zu sichern, kommt das TLS Verfahren zum Einsatz. Die Sicherheit der Zertifikate und eingesetzten Technologien werden regelmäßigen Tests unterzogen.

mceclip0.png

Schlüsseltresore

Für sämtliche Verschlüsselungen werden sogenannte Schlüssel bzw. Schlüsselpaare benötigt. Für dieses Schlüsselmanagement wird ein Schlüsseltresor verwendet, der individuelle Schlüsselpaare für jeden Actaport Benutzer enthält, die getrennt in separaten Bereichen gespeichert werden. Um diesen Bereich des Tresors zu öffnen, bedarf es eines signierten Benutzer-Tokens, der nur ausgestellt wird, wenn sich der Benutzer erfolgreich am Identity- Management-Service authentifiziert hat. Die Gültigkeit des Tokens wird dabei bei jedem Zugriff - also jedem Funktions- oder Bereichsaufruf in Actaport - implizit validiert. Ihr sogenannter privater Schlüssel verlässt dabei nie den Tresor, die Verschlüsselung der Daten erfolgt immer innerhalb des Tresors. Damit wird ein weiterer möglicher Angriffspunkt - der lokale Computer – ausgeschlossen.

 

Dokumentverschlüsselung

Da es sich bei Dokumenten um große Datenmengen handelt, muss die Verschlüsselungslösung performant und dabei sicher sein. Beides wird durch eine sogenannte Hybrid-Verschlüsselung gewährleistet. Dabei wird für jedes Dokument ein individueller Schlüssel (Inhaltsschlüssel) erzeugt mit dem das Dokument mit Hilfe des symmetrischen AES-Verfahrens verschlüsselt wird. Das AES-Verfahren allein ist zwar schnell, genügt aber den von uns auferlegten Sicherheitsanforderungen noch nicht ganz. Um dies zu gewährleisten, wird der Inhaltsschlüssel anschließend mit einem zusätzlichen asymmetrischen Verfahren verschlüsselt. Hier kommt der wieder Schlüsseltresor zum Einsatz, der diesen Vorgang übernimmt. Der verschlüsselte Schlüssel wird nun zusammen mit dem verschlüsselten Dokument gespeichert.

 

Mit diesem Verfahren ist sichergestellt, dass ausschließlich Sie als registrierte Benutzer Ihr Dokument entschlüsseln können und die Betreiber der Applikation und der Infrastruktur sowie andere Dritte keine Möglichkeit der Einsicht haben.

mceclip1.png

Datenverschlüsselung

Ebenso wie Dokumente können auch die Metadaten, also etwa Akten, Fristen und Kontakte, sensible Daten enthalten. Damit diese im ruhenden Zustand von Dritten nicht eingesehen werden können, kommt eine sogenannte Transparent Data Encryption (TDE) zum Einsatz. TDE wird verwendet, um Datendateien aus der Azure SQL-Datenbank in Echtzeit mit einem Datenbankverschlüsselungsschlüssel zu verschlüsseln. TDE schützt dabei die Daten- und Protokolldateien über die Verschlüsselungsalgorithmen AES und Triple Data Encryption Standard (3DES). Die Verschlüsselung der Datenbankdatei erfolgt auf Datenbank-Seitenebene. Diese Seiten in einer verschlüsselten Datenbank werden verschlüsselt, bevor sie auf den Datenträger geschrieben werden und entschlüsselt, bevor sie in den Arbeitsspeicher eingelesen werden.

Besonders sensible Daten, beispielsweise Kontodaten für externe Services wie IMAP Benutzerdaten, werden nochmals separat über den Schlüsseltresor verschlüsselt, bevor diese Daten in der Datenbank gespeichert werden.

Textbausteine anlegenaddremove

Textbausteine können im Vorfeld angelegt werden, um regelmäßig wiederkehrende Texte bei Bedarf schnell in Ihre Schriftsätze, Rechnungen und E-Mails einzufügen. Wie das geht, erfahren Sie hier.

 

Schritte

Textbausteine können in der Kanzleiverwaltung im Bereich Textbausteine angelegt werden. mceclip0.png

Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Textbaustein anzulegen:

  1. Legen Sie einen Ordner (A) an, um Ihre Textbausteine effizient und strukturiert abzulegen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Textbaustein anlegen (B).
  3. Geben Sie dem neuen Textbaustein einen Namen (C).
  4. Wählen Sie einen Ordner (D) aus, in dem der Textbaustein abgelegt werden soll.
  5. Geben Sie, wenn gewünscht, Tags (Schlagwörter) an (E), um die Suche nach Textbausteinen zu erleichtern.

mceclip1.png

 

Hinweise

Textbausteine für Notizen

Um Ihre Notizen effektiver zu erstellen und übersichtlicher zu gestalten, können Sie Textbausteine für Notizen anlegen, die Sie dann als Vorlage auswählen können. Mehr dazu hier: Vorlagen für Notizen.

 

Platzhalter

Auch Ihre Textbausteine können mit Platzhaltern ausgestattet werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei Notizvorlagen Platzhalter aus der Kategorie "Empfänger" beispielsweise wenig sinnvoll sind.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf das Icon Platzhalter einfügen im Menüband oben:
    mceclip0.png
  2. Es öffnet sich das Platzhaltermenü. Wählen Sie den richtigen Platzhalter aus der jeweiligen Kategorie aus:
    mceclip1.png
  3. Fügen Sie den Platzhalter an der gewünschten Stelle ein, indem Sie auf das + Symbol rechts neben dem Platzhalter klicken:
    mceclip2.png

 

To-do-Listen und Emojis oder andere farbliche Kodierungen

Um die Verteilung der Aufgaben übersichtlich zu strukturieren, die Wichtigkeit deutlich zu machen oder zusammengehörende Aufgabenkomplexe zu kategorisieren, können Sie To-do-Listen erstellen oder von Emojis Gebrauch machen:

To-do-Listen erstellen

  1. Klicken Sie im Menüband oben auf das Icon für die To-do-Liste:
    mceclip3.png
  2. Es wird ein Kontrollkästchen eingefügt, dass direkt im Textbaustein oder nach Einfügen des Textbausteins abgehakt werden kann.

Emojis oder andere farbliche Kodierungen

  • Für Windows-Nutzer: Rufen Sie das Emoji-Toolbar auf, indem Sie die Windows-Taste + Punkt drücken
  • Für Apple-Nutzer: Drücken Sie Steuertaste (ctrl) + Befehlstaste (cmd) + Leertaste und treffen Sie Ihre Auswahl

Ein Textbaustein kann entsprechend bspw. wie folgt aussehen:

mceclip4.png

 

Ordner

  • Genauso wie im Dokumentenbereich Ihrer Akte können Sie auch Unterordner erstellen.

 

Tags

  • Wenn Sie über alle Textbausteine hinweg auf die gleiche Liste von Tags zugreifen möchten, können Sie diese Liste über das Stiftsymbol erstellen und anpassen:
    mceclip2.png

 

Schriftart und -größe

  • Textbausteine werden in der Schriftart angelegt, welche in Actaport im Bereich Einstellungen > Allgemein festgelegt wurde.
  • Wenn gewünscht, kann die Schriftart (über das im Screenshot rot umrandete Icon) und die Schriftgröße (über das blau umrandete Icon) geändert werden:
    mceclip3.png

 

Bilder

  • Es ist nicht möglich, Bilder in Textbausteine einzufügen.
Voraussetzungen der Actaport 365 App Integrationaddremove

Actaport bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre in Actaport abgelegten Dokumente nicht nur mit den in in der Anwendung integrierten Apps, sondern auch mit den Microsoft 365-Produkten Word, Excel und PowerPoint zu bearbeiten.

 

Voraussetzungen

  1. Sie haben die Microsoft Office Apps auf Ihrem Computer oder Tablet installiert (Teil der Actaport Professional Lizenz).
  2. Sie sind mit Ihren Office Zugangsdaten in der Microsoft App angemeldet.
  3. Sie haben das automatische Speichern in Ihrer Microsoft App standardmäßig aktiviert (beachten Sie hierzu bitte die Anleitung unter Actaport 365 App Integration (automatisches Speichern))
  4. Sie haben die Berechtigung A365 in Actaport.

 

Schritte: Vergabe der notwendigen Berechtigung in Actaport

Ähnlich wie die Finanzbuchhaltung ist auch für die Bearbeitung mit Microsoft 365 eine zusätzliche Berechtigung erforderlich.

  1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.
  2. Klicken Sie auf das Stift-Icon, um das Profil des jeweiligen Benutzers zu bearbeiten.
  3. Klicken Sie oben auf den zweiten Reiter Berechtigungen.
  4. Setzen Sie bei A365 ein Häkchen:
    mceclip0.png

Übrigens: Wie mit anderen Berechtigungen auch sehen Sie in der Benutzerliste, wem dieses Recht zugewiesen wurde:

  1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung und klicken Sie auf den Namen der jeweiligen Person.
  2. Öffnen Sie den Reiter Berechtigungen:
    mceclip1.png

 

Hinweise

Verschieben in den SharePoint

Die Nutzung dieser Funktion erfordert es, dass Dokumente kurzzeitig in den Microsoft SharePoint verschoben werden. Da dies bedeutet, dass sie die besonders sichere Actaport-Umgebung verlassen, möchten wir Ihnen diese Entscheidung nicht vorweg nehmen.

Einen entsprechenden Hinweis sehen Sie deshalb, wenn Sie mit der Maus auf das Info-Icon links neben A365 fahren:
mceclip2.png

Beachten Sie folgende Hinweise für das Arbeiten in SharePoint, um sicherzustellen, dass Actaport das Dokument nach der Bearbeitung wiederfindet und damit in Actaport ablegen kann.

  • Dateinamen nicht ändern
  • Speicherort nicht ändern
  • Dokument nicht löschen

Microsoft 365 Nutzung mit der Starter-Lizenz

Diese Option, in Actaport abgelegte Dateien direkt mit den Microsoft 365 Apps zu nutzen, ist nicht Teil unseres Starter-Pakets. Nur mit der Actaport Professional Lizenz erhalten Sie eine entsprechende Microsoft 365 Business Lizenz und damit die Berechtigung, sich die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Rechner zu installieren.

Actaport_365_Voraussetzungen.gif

Das komplette Tutorial Actaport 365 App Integration:

 


mehr dazu : mit Microsoft 365 App Integration (Word) Dokumente bearbeiten

 

Einbindung Ihrer E-Mail-Konten über IMAPaddremove

Actaport unterstützt das Einbinden von externen E-Mail-Konten, auch von sogenannten Freemail-Anbietern, über das IMAP Protokoll. Auf diese Weise können auch diese E-Mails in Actaport empfangen und bearbeitet werden.

Eine Alternative mit vielen zusätzlichen Vorteilen ist die Domain-Integration.

Bitte beachten Sie unbedingt die Hinweise am Ende dieses Artikels.

 

Schritte

  1. Öffnen Sie im Menü den Bereich Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Postfach.
  3. Klicken Sie im Bereich IMAP-Konten auf Hinzufügen:
    mceclip0.png
  4. Geben Sie in dem sich öffnenden Bereich nun einige grundsätzliche Daten des E-Mail-Kontos, welches in Actaport eingebunden werden soll, ein. Pflichtfelder sind mit einem mceclip2.png markiert:
    Anzeigename: Der Absendername, der beim Empfänger der E-Mail erscheint.
    E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse, die Sie einbinden möchten.
    Benutzername: Benutzername für Anmeldung beim E-Mail-Konto.
    Passwort: Passwort für Anmeldung beim E-Mail-Konto.
    Im Kanzleipostfach einsehbar durch: Auswahl der Benutzer, die eingehende E-Mails an diese Adresse sehen darf.
    Zum Senden nutzbar durch: Auswahl der Benutzer, die von dieser E-Mail-Adresse schreiben dürfen.
    Benutzerzuordnung:

    Der hier eingetragene Benutzer gilt als Eigentümer und kann als solcher bei der Erstellung von Workflows hinterlegt werden. Außerdem kann dieser Benutzer Änderungen an den Einstellungen des IMAP Kontos machen.

  5. Geben Sie die entsprechenden Server-Daten ein (siehe Hinweise unten):
    mceclip1.png
  6. Nach Eingabe der Server-Daten, klicken Sie auf IMAP-Ordner laden:
    mceclip2.png
    Dies bedeutet, dass die erste Verbindung zum E-Mail-Konto aufgenommen und die Ordnerstruktur geladen wird.

  7. Weisen Sie nun die Ordner aus Ihrem E-Mail-Konto den Ordnern im Kanzleipostfach von Actaport zu. Diese Auswahl ist notwendig, da die Ordner je nach Anbieter unterschiedlich benannt sind (bspw. Inbox oder Posteingang):
    mceclip4.png
  8. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

 

Hinweise

IMAP oder Domain-Integration?

Eine Domain-Integration bringt viele Vorteile:

  • Sie können Ihre Kalender in Actaport anzeigen lassen und verwalten. Das heißt, dass in Outlook erstellte Termine direkt nach Actaport gespielt werden und umgekehrt.
  • Sie können Ihre bestehenden Kontakte in Actaport importieren.
  • Ihr Anmeldename bei Actaport und für Ihr Office-Konto ändert sich auf Ihre persönliche Exchange-E-Mail-Adresse (bspw. max.mustermann@meinekanzlei.de).
  • Sie können Ihre E-Mails über das Outlook-Add-In verakten.
  • Ihre E-Mails in Actaport laden schneller als über das IMAP Protokoll.

Eine Einbindung Ihrer E-Mail-Konten über IMAP ist u. A. empfehlenswert, wenn:

  • Ihnen die Domain nicht gehört.
  • Sie nicht alle E-Mail-Adressen unter der Domain einbinden möchten.

Einbindung eines Gmail-Kontos

Beachten Sie bitte unseren Hinweis unter Verbindungsprobleme bei Gmail und IMAP.

 

Einbindung eines T-Online-Kontos

Beachten Sie bitte unseren Hinweis unter IMAP Einbindung eins T-Online Kontos.

 

Eingabe der Server-Daten

Eine Auswahl der Server-Einstellungen verschiedener E-Mail-Anbieter finden Sie im folgenden Artikel: Die IMAP Einstellungen der gängigsten Anbieter.

 

Fehlermeldung
Falsch eingegebene Server-Daten resultieren in vielen Fällen in einem Verbindungsfehler beim Laden der IMAP-Ordner in Schritt 6. Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben.

Das Kanzleipostfach in Actaportaddremove

Im Kanzleipostfach werden alle elektronischen Nachrichten und Dokumente (E- Mails, beA Nachrichten und selbsthochgeladene Dokumente) aggregiert angezeigt. Hierbei sieht der Benutzer all die Nachrichten und Dokumente, die er laut den hinterlegten Rechten und ggf. Postfachfreigaben sehen darf (Office-Postfachfreigaben übernehmen).

mceclip0.png

Beim Aufruf des Kanzleipostfachs durch einen Benutzer überprüft Actaport die angebundenen Systeme auf neue Nachrichten. Das Exchange Postfach (im Standard die allgemeine Kanzlei-Adresse sowie die persönliche Adresse) sind immer angebunden, Postfächer über das IMAP Protokoll sowie das beA Postfach sind optional.

mceclip1.png

Das Kanzleipostfach wird automatisch aktualisiert, wenn sich neue Nachrichten in den entsprechenden Postfächern befinden.

Vom Benutzer hochgeladene Dokumente befinden sich sofort nach erfolgreichem Upload im Kanzleipostfach in der entsprechend aktualisierten Ansicht.

 

Integration einer eigenen Domain in Actaport - Allgemeinaddremove

Bitte beachten Sie: Die Integration Ihrer eigenen Domain ist nicht möglich, wenn diese direkt beim Anbieter Jimdo gehostet ist, da die notwendigen Anpassungen an der Domain hier nicht möglich sind.

 

Was bedeutet eine Domain-Integration für Sie?

Eine Domain-Integration heißt, dass alle E-Mail-Adressen einer bestimmten Domain (bspw. meinekanzlei.de) in Actaport eingebunden werden. 

 

Ihre Vorteile gegenüber der Einbindung per IMAP

  • Sie können Ihre Kalender in Actaport anzeigen lassen und verwalten. Das heißt, dass in Outlook erstellte Termine direkt nach Actaport gespielt werden und umgekehrt.
  • Sie können Ihre bestehenden Kontakte in Actaport importieren.
  • Ihr Anmeldename bei Actaport und für Ihr Office-Konto ändert sich auf Ihre persönliche Exchange-E-Mail-Adresse (bspw. max.mustermann@meinekanzlei.de).
  • Sie können Ihre E-Mails über das Outlook-Add-In verakten.
  • Ihre E-Mails in Actaport laden schneller als über das IMAP Protokoll.

 

Vorgehensweise

Wie die Domain-Integration abläuft, können Sie hier nachlesen.

Bitte beachten Sie, dass Ihnen durch diese Änderungen E-Mails an Ihr persönliches Exchange-Konto automatisch in Outlook angezeigt werden. Um auch E-Mails an Ihre allgemeine Kanzleiadresse einzusehen, beachten Sie bitte Einbinden Ihrer Kanzleiadresse in Outlook.

Nach erfolgter Integration werden alle neue eingegangenen E-Mails auf den Exchange Server geleitet und sind somit in Actaport aufrufbar. Ihre bisherigen E-Mails verbleiben bei Ihrem Domain Provider bzw. Ihrem E-Mail-Anbieter.

 

Sie möchten Ihre Domain in Actaport einbinden?

Bei Fragen hierzu können Sie sich jederzeit im Chat oder per E-Mail (support@actaport.de) an unser Supportteam wenden.

Selbstverständlich können Sie uns auf diesem Weg auch Ihren Auftrag zur Domainintegration erteilen. Hierzu benötigen wir folgende Daten von Ihnen:

  • Ihre Kundennummer
  • Ihr Kanzlei-Alias
  • Ihre Domain, die Sie integrieren möchten
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