Wie können wir helfen?

Actaport bietet mit dem Radialmenü jedem Nutzer die Möglichkeit, sich die Aktionsaufrufe in den einzelnen Bereichen zu speichern. Das Ziel dabei ist es, das mobile Arbeiten z.B. auf Tablets vollständig zu unterstützen, so dass die Bildschirmfläche maximal ausgenutzt werden kann.

Dashboard

• auf das Aktionsmenü (A) klicken
• über die Einstellungen diejenigen Befehle, die Sie besonders häufig nutzen (oder alle) einblenden 
• die Reihenfolge per Drag & Drop anpassen
• die Einstellung bleibt dauerhaft gespeichert

• Aktionen, welche nicht angeheftet und eingeblendet sind, werden mit Klick auf das Aktionsmenü sichtbar gemacht

• nutzen Sie das Radialmenü
• damit haben Sie Schnellzugriff auf Ihre 3 wichtigsten Funktionen im Dashboard (B)

Aktionen, welche nicht angeheftet und eingeblendet sind, werden mit Klick auf das Aktionsmenü  sichtbar gemacht

Es ist möglich, Actaport als sogenannte Progressive Web App (PWA) zu nutzen. Hierbei erstellen Sie selbst eine eigenständig laufende Applikation, die Sie dann auf Ihrem Computer oder Tablet wie eine solche nutzen können.

Applikation (Mac)

Das folgende Bild zeigt Actaport als Applikation auf einem Mac (anonymisiert, daher sind Einträge in der Tagesansicht nicht erkennbar):

Im Folgenden wird beispielhaft für Chrome auf einem Mac erklärt, wie Sie eine solche Applikation selbst erstellen können.

Loggen Sie sich zunächst wie gewohnt in Actaport ein. In der URL Leiste erscheint nach dem Login nun ein neues Symbol, welches mit "Actaport installieren" betitelt ist.

Klicken Sie auf dieses Symbol, so wird Actaport als eine solche PWA installiert, nachdem Sie es bestätigt haben:

Nach der erfolgreichen Installation wird diese sofort geöffnet und Ihnen angezeigt, gleichzeitig öffnet sich der Finder mit dem Pfad der Applikation.

Über die Option "Im Dock behalten" können Sie fortan Actaport als Applikation in Ihrem Dock hinterlegen:

Die installierte Actaport Applikation finden Sie von nun an immer in Ihren installierten Chrome Apps:

Sollten Sie die Applikation später zu Ihrem Dock oder auf den Schreibtisch hinzufügen wollen, starten Sie Actaport einfach über die installierten Chrome Apps wie oben aufgezeigt. Alternativ finden Sie diese immer unter dem folgenden Pfad:

Benutzer\<IhrBenutzerName>\Programme\Chrome-Apps.

Unter Windows erstellen Sie Actaport als Applikation auf äquivalente Weise, hier unterscheiden sich lediglich die Pfadangaben.

Applikation (iPad)

Loggen Sie sich mit den persönlichen Zugangsdaten unter https://app.actaport.de/ ein. Wählen Sie anschließend das Teilen-Menü:

Anschließend wählen Sie Zum Home-Bildschirm aus:

Standardmäßig heißt der Titel der Applikation Actaport. Mit Klick auf Hinzufügen befindet sich diese dann auf dem Home-Bildschirm des Tablets.
Über die Option Home-Bildschirm bearbeiten lässt dich die Actaport-Applikation in das Dock hinterlegen und fortan von dort starten.

Hinweis: Aufgrund möglicher Sicherheitseinstellungen auf Ihrem Computer oder Tablet ist es möglich, dass die Anmeldung an Actaport nicht hinterlegt werden kann. In diesem Fall müssen Sie beim Start der Applikation neben Ihren Benutzerdaten zusätzlich den Kanzlei-Alias angeben. Konnten die Daten dann erfolgreich gespeichert werden, ist dies in Zukunft nicht mehr notwendig.

Textbausteine können im Vorfeld angelegt werden, um regelmäßig wiederkehrende Texte bei Bedarf schnell in Ihre Schriftsätze, Rechnungen und E-Mails einzufügen. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Voraussetzungen

Sie haben die Berechtigung Kanzleiverwaltung oder Admin-Rechte.

Schritte

Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Textbaustein anzulegen:

1. Klicken Sie auf Menü > Kanzleiverwaltung > Textbausteine. 
2. Optional: Legen Sie einen Ordner an, um Ihre Textbausteine effizient und strukturiert abzulegen. Klicken Sie dafür auf Ordner anlegen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Textbaustein anlegen.
4. Geben Sie dem neuen Textbaustein einen Namen.
5. Wählen Sie einen Ordner aus, in dem der Textbaustein abgelegt werden soll.
6. Geben Sie, wenn gewünscht, Tags (Schlagwörter) an, um die Suche nach Textbausteinen zu erleichtern.
7. Füllen Sie bei Bedarf das Feld Beschreibung aus, damit Sie beim späteren Einfügen des Textbausteines wissen, um welchen Textbaustein es sich handelt:
   
8. Fügen Sie im Feld Inhalt den eigentlichen Text des Textbausteines ein. Hier haben Sie eine Reihe von Optionen zur Auswahl, u. A.:
   • Einfügen einer To-Do Liste
   • Einfügen von Platzhaltern
   • Einfügen von Bildern

Hinweise

Textbausteine für Notizen

Um Ihre Notizen effektiver zu erstellen und übersichtlicher zu gestalten, können Sie Textbausteine für Notizen anlegen, die Sie dann als Vorlage auswählen können. Mehr dazu hier: Vorlagen für Notizen.

Platzhalter einfügen

Auch Ihre Textbausteine können mit Platzhaltern ausgestattet werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei Notizvorlagen Platzhalter aus der Kategorie "Empfänger" beispielsweise wenig sinnvoll sind.

Bitte gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Icon Platzhalter einfügen im Menüband oben:
   
2. Es öffnet sich das Platzhaltermenü. Wählen Sie den richtigen Platzhalter aus der jeweiligen Kategorie aus:
   
3. Fügen Sie den Platzhalter an der gewünschten Stelle ein, indem Sie auf das + Symbol rechts neben dem Platzhalter klicken:
   

To-do-Listen und Emojis oder andere farbliche Kodierungen

Um die Verteilung der Aufgaben übersichtlich zu strukturieren, die Wichtigkeit deutlich zu machen oder zusammengehörende Aufgabenkomplexe zu kategorisieren, können Sie To-do-Listen erstellen oder von Emojis Gebrauch machen:

To-do-Listen erstellen

1. Klicken Sie im Menüband oben auf das Icon für die To-do-Liste:
   
2. Es wird ein Kontrollkästchen eingefügt, dass direkt im Textbaustein oder nach Einfügen des Textbausteins abgehakt werden kann.

Emojis oder andere farbliche Kodierungen

• Für Windows-Nutzer: Rufen Sie das Emoji-Toolbar auf, indem Sie die Windows-Taste + Punkt drücken
• Für Apple-Nutzer: Drücken Sie Steuertaste (ctrl) + Befehlstaste (cmd) + Leertaste und treffen Sie Ihre Auswahl

Ein Textbaustein kann entsprechend bspw. wie folgt aussehen:

Ordner

• Genauso wie im Dokumentenbereich Ihrer Akte können Sie auch Unterordner erstellen.

Tags

• Wenn Sie über alle Textbausteine hinweg auf die gleiche Liste von Tags zugreifen möchten, können Sie diese Liste über das Stiftsymbol erstellen und anpassen:
  

Schriftart und -größe

• Textbausteine werden in der Schriftart angelegt, welche in Actaport im Bereich Einstellungen > Allgemein festgelegt wurde.
• Wenn gewünscht, kann die Schriftart (über das im Screenshot rot umrandete Icon) und die Schriftgröße (über das blau umrandete Icon) geändert werden:
  

Bilder

Sie können Bilder sowohl über einen Link als auch per Upload von Ihrem Computer in Ihre Textbausteine einfügen:

1. Klicken Sie auf das Bild einfügen-Icon:
   
2. Ziehen Sie ein Bild in das kleine Fenster oder klicken Sie auf dieses, damit sich Ihr Laufwerk öffnet und Sie eine Auswahl treffen können:
   
   
   -oder-
   
   Klicken Sie auf das Link-Symbol und geben Sie dann die URL ein, die zum Bild führt. 
3. Diese muss im Vorfeld auf der Webseite kopiert worden sein:
   

Bitte beachten Sie:

• Die maximale Größe der Bilder, die hochgeladen werden können, ist auf 750 KB pro Bild beschränkt.
• Abgesehen von den Bildformaten webp und heic gibt es keine Einschränkungen bezüglich des Dateiformats.
• Eine Anpassung der Bildergröße muss vor dem Upload in den Textbaustein und somit außerhalb von Actaport vorgenommen werden.

Actaport bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre in Actaport abgelegten Dokumente nicht nur mit den in in der Anwendung integrierten Apps, sondern auch mit den Microsoft 365-Produkten Word, Excel und PowerPoint zu bearbeiten.

Voraussetzungen

1. Sie haben die Microsoft Office Apps auf Ihrem Computer oder Tablet installiert (Teil der Actaport Professional Lizenz).
2. Sie sind mit Ihren Office Zugangsdaten in der Microsoft App angemeldet.
3. Sie haben das automatische Speichern in Ihrer Microsoft App standardmäßig aktiviert (beachten Sie hierzu bitte die Anleitung unter Actaport 365 App Integration (automatisches Speichern))
4. Sie haben die Berechtigung A365 in Actaport.

Schritte: Vergabe der notwendigen Berechtigung in Actaport

• Voraussetzung: Sie haben Administratoren-Rechte oder die Berechtigung Benutzerverwaltung.

Ähnlich wie die Finanzbuchhaltung ist auch für die Bearbeitung mit Microsoft 365 eine zusätzliche Berechtigung erforderlich.

1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.
2. Klicken Sie auf das Stift-Icon, um das Profil des jeweiligen Benutzers zu bearbeiten.
3. Klicken Sie oben auf den zweiten Reiter Berechtigungen.
4. Setzen Sie bei A365 ein Häkchen:
   

Übrigens: Wie mit anderen Berechtigungen auch sehen Sie in der Benutzerliste, wem dieses Recht zugewiesen wurde:

1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung und klicken Sie auf den Namen der jeweiligen Person.
2. Öffnen Sie den Reiter Berechtigungen:
   

Hinweise

Verschieben in den SharePoint

Die Nutzung dieser Funktion erfordert es, dass Dokumente kurzzeitig in den Microsoft SharePoint verschoben werden. Da dies bedeutet, dass sie die besonders sichere Actaport-Umgebung verlassen, möchten wir Ihnen diese Entscheidung nicht vorweg nehmen.

Einen entsprechenden Hinweis sehen Sie deshalb, wenn Sie mit der Maus auf das Info-Icon links neben A365 fahren:

Beachten Sie folgende Hinweise für das Arbeiten in SharePoint, um sicherzustellen, dass Actaport das Dokument nach der Bearbeitung wiederfindet und damit in Actaport ablegen kann.

• Dateinamen nicht ändern
• Speicherort nicht ändern
• Dokument nicht löschen

Microsoft 365 Nutzung mit der Starter-Lizenz

Diese Option, in Actaport abgelegte Dateien direkt mit den Microsoft 365 Apps zu nutzen, ist nicht Teil unseres Starter-Pakets. Nur mit der Actaport Professional Lizenz erhalten Sie eine entsprechende Microsoft 365 Business Lizenz und damit die Berechtigung, sich die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Rechner zu installieren.

Das komplette Tutorial Actaport 365 App Integration:

mehr dazu : mit Microsoft 365 App Integration (Word) Dokumente bearbeiten

Bitte beachten Sie: Die Integration Ihrer eigenen Domain ist nicht möglich, wenn diese direkt beim Anbieter Jimdo gehostet ist, da die notwendigen Anpassungen an der Domain hier nicht möglich sind.

Was bedeutet eine Domain-Integration für Sie?

Eine Domain-Integration heißt, dass alle E-Mail-Adressen einer bestimmten Domain (bspw. meinekanzlei.de) in Actaport eingebunden werden.

Am Ende dieses Beitrags können Sie ein Infoblatt mit vielen weiteren Informationen zur Domain-Integration und einem konkreten Anwendungsfall herunterladen. Falls Sie darüber hinaus Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Ihre Vorteile gegenüber der Einbindung per IMAP

• Sie können Ihre Kalender in Actaport anzeigen lassen und verwalten. Das heißt, dass in Outlook erstellte Termine direkt nach Actaport gespielt werden und umgekehrt.
• Sie können Ihre bestehenden Kontakte in Actaport importieren.
• Ihr Anmeldename bei Actaport und für Ihr Office-Konto ändert sich auf Ihre persönliche Exchange-E-Mail-Adresse (bspw. max.mustermann@meinekanzlei.de).
• Sie können Ihre E-Mails über das Outlook-Add-In verakten.
• Ihre E-Mails in Actaport laden schneller als über das IMAP Protokoll.

Vorgehensweise

Wie die Domain-Integration abläuft, können Sie hier nachlesen.

Nach erfolgter Integration werden alle neue eingegangenen E-Mails auf den Exchange-Server geleitet und sind somit in Actaport aufrufbar. Ihre bisherigen E-Mails verbleiben bei Ihrem Domain-Provider bzw. Ihrem E-Mail-Anbieter.

Wenn die Domain-Integration abgeschlossen ist, können Sie Ihr persönliches Konto in Outlook einbinden. Auf einem Windows-Rechner ist das freigegebene Postfach in der Outlook-App bereits automatisch eingebunden; auf einem Mac muss dies manuell vorgenommen werden: Einbinden Ihrer Kanzleiadresse in Outlook.

Sie möchten Ihre Domain in Actaport einbinden?

Bei Fragen hierzu können Sie sich jederzeit im Chat oder per E-Mail (support@actaport.de) an unser Support-Team wenden.

Selbstverständlich können Sie uns auf diesem Weg auch Ihren Auftrag zur Domain-Integration erteilen. Hierzu benötigen wir folgende Daten von Ihnen:

• Ihre Kundennummer
• Ihr Kanzlei-Alias
• Ihre Domain, die Sie integrieren möchten

Actaport unterstützt das Einbinden von externen E-Mail-Konten, auch von sogenannten Freemail-Anbietern, über das IMAP Protokoll. Auf diese Weise können auch diese E-Mails in Actaport empfangen und bearbeitet werden.

Eine Alternative mit vielen zusätzlichen Vorteilen ist die Domain-Integration.

Falls es sich um ein Exchange-Konto handelt, gehen Sie bitte wie hier beschrieben vor.

Schritte

1. Öffnen Sie im Menü den Bereich Einstellungen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Postfach.
3. Klicken Sie im Bereich IMAP-Konten auf Hinzufügen:
   
   
4. Geben Sie in dem sich öffnenden Bereich nun einige grundsätzliche Daten des E-Mail-Kontos, welches in Actaport eingebunden werden soll, ein. Pflichtfelder sind mit einem markiert:

   Anzeigename:	Der Absendername, der beim Empfänger der E-Mail erscheint.
   E-Mail-Adresse:	Die E-Mail-Adresse, die Sie einbinden möchten.
   Benutzername:	Benutzername für Anmeldung beim E-Mail-Konto.
   Passwort:	Passwort für Anmeldung beim E-Mail-Konto.
   Im Kanzleipostfach einsehbar durch:	Auswahl der Benutzer, die eingehende E-Mails an diese Adresse sehen darf.
   Zum Senden nutzbar durch:	Auswahl der Benutzer, die von dieser E-Mail-Adresse schreiben dürfen.
   Benutzerzuordnung:	Der hier eingetragene Benutzer gilt als Eigentümer und kann als solcher bei der Erstellung von Workflows hinterlegt werden. Außerdem kann dieser Benutzer Änderungen an den Einstellungen des IMAP Kontos machen.

5. Geben Sie die entsprechenden Server-Daten ein (siehe IMAP Einstellungen der gängigsten Anbieter):
   
6. Nach Eingabe der Server-Daten, klicken Sie auf IMAP-Ordner laden:
   
   Dies bedeutet, dass die erste Verbindung zum E-Mail-Konto aufgenommen und die Ordnerstruktur geladen wird.
   
   
7. Weisen Sie nun die Ordner aus Ihrem E-Mail-Konto den Ordnern im Kanzleipostfach von Actaport zu. Diese Auswahl ist notwendig, da die Ordner je nach Anbieter unterschiedlich benannt sind (bspw. Inbox oder Posteingang):
   
8. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Sie können Ihr beA in Actaport einrichten, sodass Sie sich fortan nicht gesondert in Ihrem beA anmelden müssen, um beA Nachrichten zu lesen und zu bearbeiten.

Eine Beschreibung, wie Sie Mitarbeiter-Zugriffe in Actaport einbinden können, finden Sie hier: Einbindung von beA Mitarbeiterkonten

Voraussetzungen

• Sie haben die in diesem Artikel beschriebenen Schritte durchgeführt.
• In Ihrem Benutzerprofil sind sowohl Vor- als auch Nachname hinterlegt.
  Ist dies nicht der Fall, können Sie Ihr beA einrichten, die Nachrichten selbst können aber nicht geladen werden.

Schritte

1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.
2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol Ihres eigenen Benutzerprofils (siehe Hinweise)
   
3. Scrollen Sie nach unten zum Bereich beA-Setup.
4. Für den Fall, dass Sie Ihr Zertifikat bereits hinterlegt hatten und dieses nun austauschen möchten, klicken Sie zuerst auf Zurücksetzen:
   
5. Klicken Sie auf beA Einrichtung starten:
   
6. Laden Sie Ihr Zertifikat hoch:
   
7. Geben Sie die PIN ein, die Sie bei der Zertifikatserstellung vergeben haben:
   
8. Klicken Sie auf Weiter.
9. Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Einrichtung erfolgreich war. Klicken Sie auf Fertig:
   

Anschließend sehen Sie, dass Ihr beA bereit ist und Sie nun beA Nachrichten in Actaport bearbeiten können. Bitte beachten Sie abschließend den Hinweis zum Thema Anwaltliche Fristenkontrolle:

Das Zurücksetzen des beA kann unabhängig von den Berechtigungen nur von dem jeweiligen Benutzer vorgenommen worden, für den es eingerichtet ist.

Hinweise

PIN-Eingabe

Die PIN muss hierbei die folgenden Kriterien erfüllen:

• zwischen 6 und 12 Zeichen lang sein
• ausschließlich aus Zahlen bestehen

Fehlermeldung

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Softwarezertifikat zur Einbindung in Actaport freigeschaltet ist.
• Prüfen Sie, ob die Datei, die Sie in Actaport hochladen, auf .p12 endet. Wie Sie eine .p12-Datei erstellen, können Sie im Schritt Softwarezertifikat erstellen hier nachlesen: beA Softwarezertifikat freischalten.

Bearbeitung des Benutzerprofils ohne Berechtigung Benutzerverwaltung

Auch Benutzer ohne die Berechtigung Benutzerverwaltung können ihr Profil aufrufen und dort ihr beA einrichten. Alle anderen Eingaben ausgegraut, da diese nur mit der notwendigen Berechtigung geändert werden können.

Benutzer mit der Berechtigung hingegen können im Benutzerprofil alle Änderungen vornehmen; lediglich das beA Setup kann nur von dem betroffenen Benutzer selbst vorgenommen werden.