Wie können wir helfen?

Dashboard

Aktionen, welche nicht angeheftet und eingeblendet sind, werden mit Klick auf das Aktionsmenü sichtbar gemacht

• nutzen Sie das Radialmenü
• damit haben Sie Schnellzugriff auf Ihre 3 wichtigsten Funktionen im Dashboard (B)

Aktionen, welche nicht angeheftet und eingeblendet sind, werden mit Klick auf das Aktionsmenü  sichtbar gemacht

Es ist möglich, Actaport als sogenannte Progressive Web App (PWA) zu nutzen. Hierbei erstellen Sie selbst eine eigeständig laufende Applikation, die Sie dann auf Ihrem Computer oder Tablet wie eine solche nutzen können.

Das folgende Bild zeigt Actaport als Applikation auf einem Mac (anonymisiert, daher sind Einträge in der Tagesansicht nicht erkennbar):

Im folgenden wird beispielhaft für Chrome auf einem Mac erklärt, wie Sie eine solche Applikation selbst erstellen können.

Loggen Sie sich zunächst wie gewohnt in Actaport ein. In der URL Leiste erscheint nach dem Login nun ein neues Symbol, welches mit "Actaport installieren" betitelt ist.

Klicken Sie diese Symbol, so wird Actaport als eine solche PWA installiert, nachdem Sie es bestätigt haben:

Nach der erfolgreichen Installation wird diese sofort geöffnet und Ihnen angezeigt, gleichzeitig öffnet sich der Finder mit dem Pfad der Applikation.

Über die Option "Im Dock behalten" können Sie fortan Actaport als Applikation in Ihrem Dock hinterlegen:

Die installierte Actaport Applikation finden Sie von nun an immer in Ihren installierten Chrome Apps:

Sollten Sie die Applikation später zu Ihrem Dock oder auf den Schreibtisch hinzufügen wollen, starten Sie Actaport einfach über die installierten Chrome Apps wie oben aufgezeigt. Alternativ finden Sie diese immer unter dem folgenden Pfad:

Benutzer\<IhrBenutzerName>\Programme\Chrome-Apps.

Unter Windows erstellen Sie Actaport als Applikation auf äquivalente Weise, hier unterscheiden sich lediglich die Pfadangaben.

Hinweis: Aufgrund möglicher Sicherheitseinstellungen auf Ihrem Computer oder Tablet ist es möglich, dass die Anmeldung an Actaport nicht hinterlegt werden kann. In diesem Fall müssen Sie beim Start der Applikation neben Ihren Benutzerdaten zusätzlich den Kanzlei-Alias angeben. Konnten die Daten dann erfolgreich gespeichert werden, ist dies in Zukunft nicht mehr notwendig.

Textbausteine können in der Kanzleiverwaltung im Bereich Textbausteine angelegt werden.

Nutzen Sie Ihre individuellen Ordner (a), um Textbausteine effizient und strukturiert abzulegen. Vergeben Sie einen Namen (b) und wählen einen Ordner, in welchem der Textbaustein abgelegt wird.

Vergeben Sie für Ihre Textbausteine individuelle 'Tags' (c), um diese bei Ihrer täglichen Arbeit schnell wiederzufinden bzw. zu filtern. Textbausteine verwenden Sie in Schriftsätzen, Rechnungen oder beim Erstellen von E-Mails.

Textbausteine werden in der Schriftart angelegt, welche in Actaport im Bereich Einstellungen -> Allgemein festgelegt wurde (hier im Beispiel Carlito/12), können aber markiert und in einer anderen Schriftart,-größe gespeichert werden.

Hinweis: Es ist nicht möglich, Bilder in Textbausteine einzufügen.

Ab sofort bietet Actaport Ihnen die Möglichkeit, Ihre in Actaport abgelegten Dokumente nicht nur mit den in Actaport integrierten Apps, sondern auch mit den Microsoft 365-Produkten Word, Excel und Powerpoint zu bearbeiten.

Hierfür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Sie haben die Microsoft Office Apps auf Ihrem Computer oder Tablet installiert (Teil der Actaport Professional Lizenz)
2. Sie sind mit Ihrer Microsoft 365 Lizenz in der Microsoft App angemeldet
3. Sie haben das automatische Speichern in Ihrer Microsoft App standardmäßig aktiviert (beachten Sie hierzu bitte die Anleitung unter Actaport 365 App Integration (automatisches Speichern))
4. Sie haben die notwendige Rolle in Actaport

Ähnlich wie die Finanzbuchhaltung ist auch die Bearbeitung mit Microsoft 365 eine zusätzliche Berechtigung, die Sie sich und weiteren Actaport-Benutzern als Administrator in der Benutzerverwaltung geben können.

Klicken Sie dafür in der Benutzerverwaltung auf den jeweiligen Benutzer und scrollen Sie ganz nach unten zu Externe Dienste. Dort können Sie im Aufklappmenü die Berechtigung erteilen.
Wie alle anderen Berechtigungen auch, sehen Sie in der Benutzerübersicht, wem dieses Recht zugewiesen wurde:

Die Nutzung dieser Funktion erfordert es, dass Dokumente kurzzeitig zu Microsoft Sharepoint verschoben werden. Da dies bedeutet, dass sie die besonders sichere Actaport-Umgebung verlassen, möchten wir Ihnen diese Entscheidung nicht vorweg nehmen.

Einen entsprechenden Warnhinweis sehen Sie deshalb auch beim Hinzufügen der Berechtigung:

Beachten Sie folgende Hinweise für das Arbeiten in SharePoint, um sicherzustellen, dass Actaport das Dokument nach der Bearbeitung wiederfindet und damit in Actaport ablegen kann.

• Dateinamen nicht ändern
• Speicherort nicht ändern
• Dokument nicht löschen

Ich habe das Actaport Starter-Paket gebucht. Kann ich Dokumente auch mit Microsoft 365 bearbeiten?

Diese Option ist nicht Teil unseres Starter-Pakets. Nur mit der Actaport Professional Lizenz erhält man eine entsprechende Microsoft 365 Business Lizenz, und damit die Berechtigung, sich die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Rechner zu installieren.

Das komplette Tutorial Actaport 365 App Integration:

mehr dazu : mit Microsoft 365 App Integration (Word) Dokumente bearbeiten

Hinweis: Das für Actaport notwendige beA-Softwarezertifikat erhalten Sie bei der Zertifizierungsstelle unter dem folgenden Link:

https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products

Wie Sie das Software Zertifikat erstellen und zur Nutzung in Actaport freischalten können Sie einem PDF, ebenfalls von der Zertifizierungsstelle, unter folgendem Link entnehmen:

https://bea.bnotk.de/documents/Anleitung_Erstellung-Softwarezertifikate.pdf

Bitte beachten Sie, dass Sie das Software-Zertifikat vor der ersten Nutzung noch freischalten müssen.

In den  für den Bereich Postfach befindet sich die Möglichkeit, Ihr beA-Zertifikat zu hinterlegen.

Wählen Sie den Bereich Benutzereinstellungen für beA aus:

Schritt 1: SAFE-ID Eingabe

Schritt 2: Zertifikat hochladen

Schritt 3: PIN-Passwort Eingabe

Schritt 4: erfolgreiche Einrichtung

Bitte beachten Sie abschließend den Hinweis zum Thema Anwaltliche Fristenkontrolle.

Actaport unterstützt das Einbinden von externen E-Mail-Konten, auch von sogenannten Freemail-Anbietern, über das IMAP Protokoll. Auf diese Weise können auch diese E-Mails in Actaport empfangen und bearbeitet werden.

Wenn Sie ein Gmail Konto verknüpfen möchten, beachten Sie bitte unseren Hinweis unter Verbindungsprobleme bei Gmail und IMAP.

Hinweis: Über diese Anbindung werden keine Termine und keine in ACTAPORT favorisierten Kontakte synchronisiert.

So richten Sie ein neues Konto in ACTAPORT ein:

Unter Einstellungen wählen Sie den Punkt Postfach:

Im Bereich Benutzereinstellungen wählen Sie 'Konto Hinzufügen':

Im Vergütungsbereich der Akte kann ein Dokument des Stundenzettels erstellt werden (unabhängig von einer Rechnung).

Je nachdem, ob Sie das Radialmenü unten rechts auf dieser Seite personalisiert haben, steht Ihnen die Aktion 'Stundenaufstellung' direkt als Icon (grün) oder über das Aktionsmenü (rot) zur Verfügung:
Wenn Sie das Radialmenü nicht nutzen, klicken Sie entweder auf das Aktionsmenü  oder direkt auf die Schaltfläche.

Es werden alle erfassten Positionen des Stundenzettels angezeigt, unabhängig von deren Status. Es können einzelne oder alle Positionen ausgewählt werden. Mit Klick auf  öffnet sich eine Vorschau der Stundenaufstellung. Anschließend wählt man einen Ordner aus und legt fest, ob das Dokument als unveränderliches PDF oder als editierbares DOCX gespeichert werden soll. Mit Klick auf 'Speichern' befindet sich dieses Dokument anschließend im Dokumentebereich der Akte.

Wie Sie eine Stundenaufstellung als Dokument erstellen, zeigt Ihnen folgendes GIF: