Actaport bietet mit dem Radialmenü jedem Nutzer die Möglichkeit, sich die Aktionsaufrufe in den einzelnen Bereichen zu speichern. Das Ziel dabei ist es, das mobile Arbeiten z.B. auf Tablets vollständig zu unterstützen, so dass die Bildschirmfläche maximal ausgenutzt werden kann.
Aktionen, welche nicht angeheftet und eingeblendet sind, werden mit Klick auf das Aktionsmenü sichtbar gemacht |
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Es ist möglich, Actaport als sogenannte Progressive Web App (PWA) zu nutzen. Hierbei erstellen Sie selbst eine eigenständig laufende Applikation, die Sie dann auf Ihrem Computer oder Tablet wie eine solche nutzen können.
Das folgende Bild zeigt Actaport als Applikation auf einem Mac (anonymisiert, daher sind Einträge in der Tagesansicht nicht erkennbar):
Im Folgenden wird beispielhaft für Chrome auf einem Mac erklärt, wie Sie eine solche Applikation selbst erstellen können.
Loggen Sie sich zunächst wie gewohnt in Actaport ein. In der URL Leiste erscheint nach dem Login nun ein neues Symbol, welches mit "Actaport installieren" betitelt ist.
Klicken Sie auf dieses Symbol, so wird Actaport als eine solche PWA installiert, nachdem Sie es bestätigt haben:
Nach der erfolgreichen Installation wird diese sofort geöffnet und Ihnen angezeigt, gleichzeitig öffnet sich der Finder mit dem Pfad der Applikation.
Über die Option "Im Dock behalten" können Sie fortan Actaport als Applikation in Ihrem Dock hinterlegen:
Die installierte Actaport Applikation finden Sie von nun an immer in Ihren installierten Chrome Apps:
Sollten Sie die Applikation später zu Ihrem Dock oder auf den Schreibtisch hinzufügen wollen, starten Sie Actaport einfach über die installierten Chrome Apps wie oben aufgezeigt. Alternativ finden Sie diese immer unter dem folgenden Pfad:
Benutzer\<IhrBenutzerName>\Programme\Chrome-Apps.
Unter Windows erstellen Sie Actaport als Applikation auf äquivalente Weise, hier unterscheiden sich lediglich die Pfadangaben.
Loggen Sie sich mit den persönlichen Zugangsdaten unter https://app.actaport.de/ ein. Wählen Sie anschließend das Teilen-Menü:
Anschließend wählen Sie Zum Home-Bildschirm aus:
Standardmäßig heißt der Titel der Applikation Actaport. Mit Klick auf Hinzufügen befindet sich diese dann auf dem Home-Bildschirm des Tablets. |
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Über die Option Home-Bildschirm bearbeiten lässt dich die Actaport-Applikation in das Dock hinterlegen und fortan von dort starten. |
Hinweis: Aufgrund möglicher Sicherheitseinstellungen auf Ihrem Computer oder Tablet ist es möglich, dass die Anmeldung an Actaport nicht hinterlegt werden kann. In diesem Fall müssen Sie beim Start der Applikation neben Ihren Benutzerdaten zusätzlich den Kanzlei-Alias angeben. Konnten die Daten dann erfolgreich gespeichert werden, ist dies in Zukunft nicht mehr notwendig.
Textbausteine können im Vorfeld angelegt werden, um regelmäßig wiederkehrende Texte bei Bedarf schnell in Ihre Schriftsätze, Rechnungen und E-Mails einzufügen. Wie das geht, erfahren Sie hier.
Voraussetzungen
Sie haben die Berechtigung Kanzleiverwaltung oder Admin-Rechte.
Schritte
Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Textbaustein anzulegen:
Hinweise
Textbausteine für Notizen
Um Ihre Notizen effektiver zu erstellen und übersichtlicher zu gestalten, können Sie Textbausteine für Notizen anlegen, die Sie dann als Vorlage auswählen können. Mehr dazu hier: Vorlagen für Notizen.
Platzhalter einfügen
Auch Ihre Textbausteine können mit Platzhaltern ausgestattet werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei Notizvorlagen Platzhalter aus der Kategorie "Empfänger" beispielsweise wenig sinnvoll sind.
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
To-do-Listen und Emojis oder andere farbliche Kodierungen
Um die Verteilung der Aufgaben übersichtlich zu strukturieren, die Wichtigkeit deutlich zu machen oder zusammengehörende Aufgabenkomplexe zu kategorisieren, können Sie To-do-Listen erstellen oder von Emojis Gebrauch machen:
To-do-Listen erstellen
Emojis oder andere farbliche Kodierungen
Ein Textbaustein kann entsprechend bspw. wie folgt aussehen:
Ordner
Tags
Schriftart und -größe
Bilder
Sie können Bilder sowohl über einen Link als auch per Upload von Ihrem Computer in Ihre Textbausteine einfügen:
Bitte beachten Sie:
Actaport bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre in Actaport abgelegten Dokumente nicht nur mit den in in der Anwendung integrierten Apps, sondern auch mit den Microsoft 365-Produkten Word, Excel und PowerPoint zu bearbeiten.
Voraussetzungen
Schritte: Vergabe der notwendigen Berechtigung in Actaport
Ähnlich wie die Finanzbuchhaltung ist auch für die Bearbeitung mit Microsoft 365 eine zusätzliche Berechtigung erforderlich.
Übrigens: Wie mit anderen Berechtigungen auch sehen Sie in der Benutzerliste, wem dieses Recht zugewiesen wurde:
Hinweise
Verschieben in den SharePoint
Die Nutzung dieser Funktion erfordert es, dass Dokumente kurzzeitig in den Microsoft SharePoint verschoben werden. Da dies bedeutet, dass sie die besonders sichere Actaport-Umgebung verlassen, möchten wir Ihnen diese Entscheidung nicht vorweg nehmen.
Einen entsprechenden Hinweis sehen Sie deshalb, wenn Sie mit der Maus auf das Info-Icon links neben A365 fahren:
Beachten Sie folgende Hinweise für das Arbeiten in SharePoint, um sicherzustellen, dass Actaport das Dokument nach der Bearbeitung wiederfindet und damit in Actaport ablegen kann.
Microsoft 365 Nutzung mit der Starter-Lizenz
Diese Option, in Actaport abgelegte Dateien direkt mit den Microsoft 365 Apps zu nutzen, ist nicht Teil unseres Starter-Pakets. Nur mit der Actaport Professional Lizenz erhalten Sie eine entsprechende Microsoft 365 Business Lizenz und damit die Berechtigung, sich die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Rechner zu installieren.
Das komplette Tutorial Actaport 365 App Integration:
mehr dazu : mit Microsoft 365 App Integration (Word) Dokumente bearbeiten
Bitte beachten Sie: Die Integration Ihrer eigenen Domain ist nicht möglich, wenn diese direkt beim Anbieter Jimdo gehostet ist, da die notwendigen Anpassungen an der Domain hier nicht möglich sind.
Was bedeutet eine Domain-Integration für Sie?
Eine Domain-Integration heißt, dass alle E-Mail-Adressen einer bestimmten Domain (bspw. meinekanzlei.de) in Actaport eingebunden werden.
Am Ende dieses Beitrags können Sie ein Infoblatt mit vielen weiteren Informationen zur Domain-Integration und einem konkreten Anwendungsfall herunterladen. Falls Sie darüber hinaus Fragen haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Ihre Vorteile gegenüber der Einbindung per IMAP
Vorgehensweise
Wie die Domain-Integration abläuft, können Sie hier nachlesen.
Nach erfolgter Integration werden alle neue eingegangenen E-Mails auf den Exchange-Server geleitet und sind somit in Actaport aufrufbar. Ihre bisherigen E-Mails verbleiben bei Ihrem Domain-Provider bzw. Ihrem E-Mail-Anbieter.
Wenn die Domain-Integration abgeschlossen ist, können Sie Ihr persönliches Konto in Outlook einbinden. Auf einem Windows-Rechner ist das freigegebene Postfach in der Outlook-App bereits automatisch eingebunden; auf einem Mac muss dies manuell vorgenommen werden: Einbinden Ihrer Kanzleiadresse in Outlook.
Sie möchten Ihre Domain in Actaport einbinden?
Bei Fragen hierzu können Sie sich jederzeit im Chat oder per E-Mail (support@actaport.de) an unser Support-Team wenden.
Selbstverständlich können Sie uns auf diesem Weg auch Ihren Auftrag zur Domain-Integration erteilen. Hierzu benötigen wir folgende Daten von Ihnen:
Actaport unterstützt das Einbinden von externen E-Mail-Konten, auch von sogenannten Freemail-Anbietern, über das IMAP Protokoll. Auf diese Weise können auch diese E-Mails in Actaport empfangen und bearbeitet werden.
Eine Alternative mit vielen zusätzlichen Vorteilen ist die Domain-Integration.
Falls es sich um ein Exchange-Konto handelt, gehen Sie bitte wie hier beschrieben vor.
Schritte
Anzeigename: | Der Absendername, der beim Empfänger der E-Mail erscheint. |
E-Mail-Adresse: | Die E-Mail-Adresse, die Sie einbinden möchten. |
Benutzername: | Benutzername für Anmeldung beim E-Mail-Konto. |
Passwort: | Passwort für Anmeldung beim E-Mail-Konto. |
Im Kanzleipostfach einsehbar durch: | Auswahl der Benutzer, die eingehende E-Mails an diese Adresse sehen darf. |
Zum Senden nutzbar durch: | Auswahl der Benutzer, die von dieser E-Mail-Adresse schreiben dürfen. |
Benutzerzuordnung: |
Der hier eingetragene Benutzer gilt als Eigentümer und kann als solcher bei der Erstellung von Workflows hinterlegt werden. Außerdem kann dieser Benutzer Änderungen an den Einstellungen des IMAP Kontos machen. |
Hinweise
IMAP oder Domain-Integration?
Eine Domain-Integration bringt viele Vorteile:
Eine Einbindung Ihrer E-Mail-Konten über IMAP ist u. A. empfehlenswert, wenn:
Weitere Hinweise zu bestimmten E-Mail-Anbietern:
Fehlermeldung bei Speicherung
Falsch eingegebene Server-Daten resultieren in vielen Fällen in einem Verbindungsfehler beim Laden der IMAP-Ordner in Schritt 6. Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben.
Im Kanzleipostfach werden dem Benutzer aggregiert Folgendes angezeigt:
Hierbei sieht der Benutzer all die Nachrichten und Dokumente, die er laut den hinterlegten Rechten und ggf. Postfachfreigaben sehen darf.
Beim Aufrufen des Kanzleipostfachs durch einen Benutzer überprüft Actaport die angebundenen Systeme auf neue Nachrichten. Das Exchange-Postfach (im Standard die allgemeine Kanzleiadresse sowie die persönliche Adresse) sind immer angebunden, Postfächer über das IMAP Protokoll sowie das beA Postfach sind optional.
Das Kanzleipostfach wird automatisch aktualisiert, wenn sich neue Nachrichten in den entsprechenden Postfächern befinden.
Vom Benutzer hochgeladene Dokumente befinden sich sofort nach erfolgreichem Upload im Kanzleipostfach in der entsprechend aktualisierten Ansicht.
Sie können Ihr beA in Actaport einrichten, sodass Sie sich fortan nicht gesondert in Ihrem beA anmelden müssen, um beA Nachrichten zu lesen und zu bearbeiten.
Eine Beschreibung, wie Sie Mitarbeiter-Zugriffe in Actaport einbinden können, finden Sie hier: Einbindung von beA Mitarbeiterkonten
Voraussetzungen
Schritte
Anschließend sehen Sie, dass Ihr beA bereit ist und Sie nun beA Nachrichten in Actaport bearbeiten können. Bitte beachten Sie abschließend den Hinweis zum Thema Anwaltliche Fristenkontrolle:
Das Zurücksetzen des beA kann unabhängig von den Berechtigungen nur von dem jeweiligen Benutzer vorgenommen worden, für den es eingerichtet ist.
Hinweise
PIN-Eingabe
Die PIN muss hierbei die folgenden Kriterien erfüllen:
Fehlermeldung
Bearbeitung des Benutzerprofils ohne Berechtigung Benutzerverwaltung
Auch Benutzer ohne die Berechtigung Benutzerverwaltung können ihr Profil aufrufen und dort ihr beA einrichten. Alle anderen Eingaben ausgegraut, da diese nur mit der notwendigen Berechtigung geändert werden können.
Benutzer mit der Berechtigung hingegen können im Benutzerprofil alle Änderungen vornehmen; lediglich das beA Setup kann nur von dem betroffenen Benutzer selbst vorgenommen werden.