Im Vergütungsbereich der Akte kann mit Klick auf 
ein Dokument des Stundenzettels erstellt werden.
Es werden alle erfassten Positionen des Stundenzettels angezeigt, unabhängig von deren Status. Es können einzelne oder alle Positionen ausgewählt werden. Mit Klick auf 'Weiter' öffnet sich eine Vorschau der Stundenaufstellung. Anschließend wählt man einen Ordner aus und legt fest, ob das Dokument als unveränderliches PDF oder als editierbares DOCX gespeichert werden soll. Mit Klick auf 'Fertig' befindet sich dieses Dokument anschließend im Dokumentebereich der Akte.
Wie Sie eine Stundenaufstellung erstellen, zeigt Ihnen folgendes gif:
Hinweis: Das für Actaport notwendige beA-Softwarezertifikat erhalten Sie bei der Zertifizierungsstelle unter dem folgenden Link: https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products
Wie Sie das Software Zertifikat erstellen und zur Nutzung in Actaport freischalten können Sie einem PDF, ebenfalls von der Zertifizierungsstelle, unter folgendem Link entnehmen: https://bea.bnotk.de/documents/Anleitung_Erstellung-Softwarezertifikate.pdf
Bitte beachten Sie, dass Sie das Software-Zertifikat vor der ersten Nutzung noch freischalten müssen.
In den 
für den Bereich Postfach befindet sich die Möglichkeit, Ihr beA-Zertifikat zu hinterlegen.
Wählen Sie den Bereich Benutzereinstellungen für beA aus:
Schritt 1: SAFE-ID Eingabe
Schritt 2: Zertifikat hochladen
Schritt 3: PIN-Passwort Eingabe
Schritt 4: erfolgreiche Einrichtung
Actaport unterstützt das Einbinden von externen E-Mail-Konten, auch von sogenannten Freemail-Anbietern, über das IMAP Protokoll. Auf diese Weise können auch diese E-Mails in Actaport empfangen und bearbeitet werden.
Wenn Sie ein Gmail Konto verknüpfen möchten, beachten Sie bitte unseren Hinweis unter Verbindungsprobleme bei Gmail und IMAP.
Hinweis: Über diese Anbindung werden keine Termine und keine in ACTAPORT favorisierten Kontakte synchronisiert.
So richten Sie ein neues Konto in ACTAPORT ein:
Unter Einstellungen wählen Sie den Punkt Postfach:
Im Bereich Benutzereinstellungen wählen Sie 'Konto Hinzufügen':
In dem sich öffnenden Bereich müssen nun die Daten des E-Mail-Kontos eingegeben werden, welches in Actaport eingebunden werden soll. Pflichtfelder sind hierbei mir einem 
markiert.
| Anzeigename | Welcher Name soll als Absendername dieses E-Mail-Kontos beim Empfänger erscheinen? | |
| E-Mail-Adresse |
Die E-Mail-Adresse, um die es sich handelt |
|
|
Benutzername |
|
Benutzername für den Login beim E-Mail-Konto |
| Passwort | Passwort für den Login beim E-Mail-Konto |
In diesen Feldern können Sie auswählen, wer eingegangene E-Mails im Kanzleipostfach sehen darf und wer diese E-Mail-Adresse zum Versand nutzen darf.
Anschließend geben Sie die entsprechenden Server-Daten ein:
Geben Sie die Serveradresse, die zu verwendenden Ports sowie der Option, ob TLS genutzt werden soll, an.
Eine Auswahl der Server-Einstellungen verschiedener E-Mail-Anbieter:
GMX: https://www.actaport.de/link/imap-gmx
Mail.de: https://www.actaport.de/link/imap-mailde
G-Mail: https://www.actaport.de/link/imap-gmail
Hotmail: https://www.actaport.de/link/imap-hotmail
T-Online: https://www.actaport.de/link/imap-tonline
Web.de: https://www.actaport.de/link/imap-webde
Hinweis: Achten Sie auf die Eingabe der korrekten Serverdaten und Ports. In der Regel sind diese Port 993 für den IMAP Server und Port 587 für den SMTP Server, dies kann bei Ihrem Anbieter unter Umständen jedoch anders sein. TLS muss bei fast allen Anbietern aktiviert sein.
Falscheingaben resultieren in vielen Fällen dann in einem Verbindungsfehler beim Laden der IMAP Ordner (siehe weiter unten).
Wenn die oben stehenden Daten eingegeben sind wählen Sie IMAP ORDNER LADEN.
Es wird nun die erste Verbindung zum E-Mail-Konto aufgenommen und die Ordnerstruktur geladen. Anschließend weisen Sie die Ordner aus ihrem E-Mail- Konto den Ordnern in ACTAPORT (Posteingang, Entwurf, Gesendet usw.) zu, indem Sie diese einzeln auswählen. Vor dem Speichern muss die Verbindung geprüft werden (Button VERBINDUNGSTEST).Mit einem Klick auf SPEICHERN werden die Einstellungen gespeichert, das E- Mail-Konto ist nun in ACTAPORT eingebunden.
Im Kanzleipostfach werden alle elektronischen Nachrichten und Dokumente (E- Mails, beA Nachrichten und selbsthochgeladene Dokumente) aggregiert angezeigt. Hierbei sieht der Benutzer all die Nachrichten und Dokumente, die er laut den hinterlegten Rechten und ggf. Postfachfreigaben sehen darf.
Beim Aufruf des Kanzleipostfachs durch einen Benutzer überprüft Actaport die angebundenen Systeme auf neue Nachrichten. Das Exchange Postfach (im Standard die allgemeine Kanzlei-Adresse sowie die persönliche Adresse) sind immer angebunden, Postfächer über das IMAP Protokoll sowie das beA Postfach sind optional.
Das Kanzleipostfach wird automatisch aktualisiert, wenn sich neue Nachrichten in den entsprechenden Postfächern befinden.
Vom Benutzer hochgeladene Dokumente befinden sich sofort nach erfolgreichem Upload im Kanzleipostfach in der entsprechend aktualisierten Ansicht.
In ACTAPORT haben Sie die Möglichkeit Dokumentenvorlagen zu importieren oder zu erstellen, die hier zentral abgelegt werden können.
In der 
wählen Sie den Bereich für die Vorlagen.
Eine bestehende Vorlage kann unkompliziert in den Bereich der Kanzleivordrucke [(a) Achtung: nur zum Ausdruck gedacht ] oder Schriftverkehr (b) mit dem Upload-Pfeil importiert werden.
Über das Seitenmenü (c) kann eine neue Vorlage angelegt werden.
Entscheiden Sie, in welchem Ordner diese Vorlage abgelegt wird: 'Kanzleivordrucke' oder 'Schriftverkehr'. Wählen Sie einen eindeutigen Namen für die Vorlage, um diese später beim Erstellen von Schriftstücken unkompliziert wiederzufinden.
Hinweis: Vorlagen, die im Bereich der 'Kanzleivordrucke' abgelegt werden, stehen nicht bei der Erstellung von Schriftstücken und Rechnungen zur Verfügung, sondern sind zum Ausdruck in Ihrer Kanzlei gedacht.
Mit einem Doppelklick bzw. durch Klick auf 'Einfügen' -> 'Kopf- und Fußzeile' -> 'Kopfzeile bearbeiten' gelangt man in die Kopfzeile der neuen Vorlage. Nun kann man seinen eigenen Briefkopf einfügen. Wenn dieser sich nur auf der ersten Seite Ihrer zukünftigen Dokumente befinden soll, treffen Sie die Einstellung 'Erste Seite anders':
Fügen Sie der Vorlage Platzhalter aus dem Bereich Empfänger, Akte, Gegner, Rechnung usw. hinzu. Mit Klick auf 'Übernehmen' erscheint der Platzhalter genau an der Stelle, an welcher sich der Mauszeiger in Ihrer Vorlage befindet.
Formatieren Sie schlussendlich Ihre Vorlage, dabei ist eine Formatierung der Platzhalter unbedingt notwendig. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier: Platzhalter formatieren
Hier finden Sie neutrale Muster-Vorlagen für Ihre Kanzlei: Beispielvorlagen
Nachfolgend finden Sie Beispielvorlagen zum Download, welche bereits mit Platzhaltern befüllt sind, die Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Vorlagen unterstützen sollen.
Vorlage für:
Hier sehen Sie, wie Sie in ACTAPORT eine Vorlage selbst erstellen können: Vorlage anlegen
tldr; Laden Sie sich einfach das angehangene PDF herunter und lesen Sie dieses in Ruhe durch wenn Sie die Zeit dafür haben.
Hinweis: die Integration Ihrer eigenen Domain ist nicht möglich, wenn diese direkt beim Anbieter Jimdo gehostet ist, die da notwendigen Anpassungen hier nicht möglich sind.
In Actaport ist es möglich, Ihre eigene Domain so zu integrieren, dass Sie ihre bestehenden E-Mail-Adressen Ihrer Domain in Actaport weiterverwenden können und über diese E-Mails empfangen sowie versenden können. Über diese erfolgt dann beispielsweise auch der Abgleich der Kalenderdaten.
Hierfür müssen lediglich wenige Anpassungen an Ihrer Domain bei Ihrem Domain-Hoster vorgenommen werden.
Selbstverständlich können Sie auch nach einer solchen Integration Ihre E-Mails weiterhin in einer Anwendung Ihrer Wahl empfangen und versenden.
Der Integrationsprozess umfasst Anpassungen in den Domain-Einstellungen sowie Anpassungen in ACTAPORT nach erfolgreicher Umstellung der Domaindaten.
Die Anpassung der Domain-Einstellungen umfasst insgesamt zwei Schritte. Für beide erhalten Sie von uns eine entsprechende E-Mail mit den notwendigen Einstellungen.
Der erste Schritt besteht aus einer Authentifizierung, mit der Sie nachweisen, dass Sie im Besitz der Domain sind und dass Sie befugt sind, Änderungen an dieser vorzunehmen. Hierzu ist eine Anpassung am TXT-Wert notwendig, die noch keinerlei Auswirkungen hat.
Der zweite Schritt umfasst anschließend die eigentliche Anpassung zur Nutzung Ihrer Domain in ACTAPORT. Hierzu sind Anpassungen der Werte für TXT, CNAME und MX notwendig.
Vor dieser Anpassung empfehlen wir sicherheitshalber eine Sicherung Ihrer bestehenden E- Mails sowie ggf. Kalendereinträge und Kontakte in einem lokalen Archiv, da Bestandsdaten nach der Anpassung der Einstellungen unter Umständen nicht mehr verfügbar sind, wenn diese nur online auf einem Server gespeichert sind.
Wurde die zweite Anpassung erfolgreich durchgeführt ist die Domain in Ihrem ACTAPORT Office Account registriert. Sie können nun die entsprechenden Einstellungen in ACTAPORT vornehmen. Um die Änderungen durchführen zu können, müssen Sie Administrator sein.
Passen Sie zunächst Ihre allgemeine Kanzlei-Adresse auf Ihre Kanzlei an. Dazu gehen Sie in ACTAPORT in die Mailbox-Einstellungen unter Einstellungen > Mailbox und editieren im Bereich Allgemein die Kanzlei-Adresse, indem Sie auf den Stift klicken:
Auf der rechten Seite öffnet sich ein weiterer Bereich, in dem Sie die Anpassungen vornehmen können:
Unter Anzeigename können Sie angeben, unter welchem Namen diese E-Mail-Adresse beim Empfänger angezeigt werden soll.
Im Feld Adresse können Sie die E-Mail-Adresse selbst ändern, wenn Sie beispielsweise eine allgemeine info@-Adresse nutzen.
Unter Domäne wählen Sie nun noch die in Ihren ACTAPORT Office Account hinterlegte Domain aus. Anschließend speichern Sie die Änderungen, Sie bekommen einen entsprechenden Hinweis von ACTAPORT.
Im nächsten Schritt passen Sie nun noch die E-Mail- Adressen der einzelnen ACTAPORT Benutzer an. Hierzu gehen Sie in die Benutzereinstellungen unter Benutzerverwaltung und wählen den entsprechenden Benutzer aus, indem Sie auf den Stift klicken.
Im Bereich Name können Sie nun auf der rechten Seite unter Domäne ebenso die entsprechende Domain anpassen. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Diesen Vorgang müssen Sie nun für jeden ACTAPORT Benutzer durchführen.
Wenn Sie Ihre eigene Domain in ACTAPORT integrieren möchten, wenden Sie sich bitte direkt an support@actaport.de und teilen Sie uns Ihren Kanzlei-Alias sowie Ihre Domain mit, wir werden anschließend den Migrationsprozess starten.
