Wie können wir helfen?

Dashboard

Aktionen, welche nicht angeheftet und eingeblendet sind, werden mit Klick auf das Aktionsmenü sichtbar gemacht

• nutzen Sie das Radialmenü
• damit haben Sie Schnellzugriff auf Ihre 3 wichtigsten Funktionen im Dashboard (B)

Aktionen, welche nicht angeheftet und eingeblendet sind, werden mit Klick auf das Aktionsmenü  sichtbar gemacht

Es ist möglich, Actaport als sogenannte Progressive Web App (PWA) zu nutzen. Hierbei erstellen Sie selbst eine eigeständig laufende Applikation, die Sie dann auf Ihrem Computer oder Tablet wie eine solche nutzen können.

Applikation (Mac)

Das folgende Bild zeigt Actaport als Applikation auf einem Mac (anonymisiert, daher sind Einträge in der Tagesansicht nicht erkennbar):

Im folgenden wird beispielhaft für Chrome auf einem Mac erklärt, wie Sie eine solche Applikation selbst erstellen können.

Loggen Sie sich zunächst wie gewohnt in Actaport ein. In der URL Leiste erscheint nach dem Login nun ein neues Symbol, welches mit "Actaport installieren" betitelt ist.

Klicken Sie diese Symbol, so wird Actaport als eine solche PWA installiert, nachdem Sie es bestätigt haben:

Nach der erfolgreichen Installation wird diese sofort geöffnet und Ihnen angezeigt, gleichzeitig öffnet sich der Finder mit dem Pfad der Applikation.

Über die Option "Im Dock behalten" können Sie fortan Actaport als Applikation in Ihrem Dock hinterlegen:

Die installierte Actaport Applikation finden Sie von nun an immer in Ihren installierten Chrome Apps:

Sollten Sie die Applikation später zu Ihrem Dock oder auf den Schreibtisch hinzufügen wollen, starten Sie Actaport einfach über die installierten Chrome Apps wie oben aufgezeigt. Alternativ finden Sie diese immer unter dem folgenden Pfad:

Benutzer\<IhrBenutzerName>\Programme\Chrome-Apps.

Unter Windows erstellen Sie Actaport als Applikation auf äquivalente Weise, hier unterscheiden sich lediglich die Pfadangaben.

Applikation (IPad)

Loggen Sie sich mit den persönlichen Zugangsdaten unter https://app.actaport.de/ ein. Wählen Sie anschließend das Teilen-Menü:

Anschließend wählen Sie Zum Home-Bildschirm aus:

Standardmäßig heißt der Titel der Applikation Actaport. Mit Klick auf Hinzufügen befindet sich diese dann auf dem Home-Bildschrim des Tablets.
Über die Option Home-Bildschirm bearbeiten lässt dich die Actaport-Applikation in das Dock hinterlegen und fortan von dort starten.

Hinweis: Aufgrund möglicher Sicherheitseinstellungen auf Ihrem Computer oder Tablet ist es möglich, dass die Anmeldung an Actaport nicht hinterlegt werden kann. In diesem Fall müssen Sie beim Start der Applikation neben Ihren Benutzerdaten zusätzlich den Kanzlei-Alias angeben. Konnten die Daten dann erfolgreich gespeichert werden, ist dies in Zukunft nicht mehr notwendig.

Textbausteine können im Vorfeld angelegt werden, um regelmäßig wiederkehrende Texte bei Bedarf schnell in Ihre Schriftsätze, Rechnungen und E-Mails einzufügen. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Schritte

Textbausteine können in der Kanzleiverwaltung im Bereich Textbausteine angelegt werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Textbaustein anzulegen:

1. Legen Sie einen Ordner (A) an, um Ihre Textbausteine effizient und strukturiert abzulegen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Textbaustein anlegen (B).
3. Geben Sie dem neuen Textbaustein einen Namen (C).
4. Wählen Sie einen Ordner (D) aus, in dem der Textbaustein abgelegt werden soll.
5. Geben Sie, wenn gewünscht, Tags (Schlagwörter) an (E), um die Suche nach Textbausteinen zu erleichtern.

Hinweise

Ordner

• Genauso wie im Dokumentenbereich Ihrer Akte können Sie auch Unterordner erstellen.

Tags

• Wenn Sie über alle Textbausteine hinweg auf die gleiche Liste von Tags zugreifen möchten, können Sie diese Liste über das Stiftsymbol erstellen und anpassen:
  

Schriftart und -größe

• Textbausteine werden in der Schriftart angelegt, welche in Actaport im Bereich Einstellungen > Allgemein festgelegt wurde.
• Wenn gewünscht, kann die Schriftart (über das im Screenshot rot umrandete Icon) und die Schriftgröße (über das blau umrandete Icon) geändert werden:
  

Bilder

• Es ist nicht möglich, Bilder in Textbausteine einzufügen.

Actaport bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre in Actaport abgelegten Dokumente nicht nur mit den in in der Anwendung integrierten Apps, sondern auch mit den Microsoft 365-Produkten Word, Excel und PowerPoint zu bearbeiten.

Voraussetzungen

1. Sie haben die Microsoft Office Apps auf Ihrem Computer oder Tablet installiert (Teil der Actaport Professional Lizenz).
2. Sie sind mit Ihren Office Zugangsdaten in der Microsoft App angemeldet.
3. Sie haben das automatische Speichern in Ihrer Microsoft App standardmäßig aktiviert (beachten Sie hierzu bitte die Anleitung unter Actaport 365 App Integration (automatisches Speichern))
4. Sie haben die notwendige Berechtigung in Actaport.

Schritte: Vergabe der notwendigen Berechtigung in Actaport

• Voraussetzung: Sie haben Admin-Rechte.

Ähnlich wie die Finanzbuchhaltung ist auch für die Bearbeitung mit Microsoft 365 eine zusätzliche Berechtigung erforderlich.

1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung.
2. Klicken Sie auf das Stift-Icon, um das Profil des jeweiligen Benutzers zu bearbeiten.
3. Scrollen Sie nach unten zum Bereich Externe Dienste.
4. Öffnen Sie das Aufklappmenü und wählen Sie Dateien mit MS Office 365 bearbeiten aus:
   

Übrigens: Wie mit anderen Berechtigungen auch sehen Sie in der Benutzerübersicht, wem dieses Recht zugewiesen wurde:

Hinweise

Verschieben in den SharePoint

Die Nutzung dieser Funktion erfordert es, dass Dokumente kurzzeitig in den Microsoft SharePoint verschoben werden. Da dies bedeutet, dass sie die besonders sichere Actaport-Umgebung verlassen, möchten wir Ihnen diese Entscheidung nicht vorweg nehmen.

Einen entsprechenden Warnhinweis sehen Sie deshalb auch beim Hinzufügen der Berechtigung:

Beachten Sie folgende Hinweise für das Arbeiten in SharePoint, um sicherzustellen, dass Actaport das Dokument nach der Bearbeitung wiederfindet und damit in Actaport ablegen kann.

• Dateinamen nicht ändern
• Speicherort nicht ändern
• Dokument nicht löschen

Microsoft 365 Nutzung mit der Starter-Lizenz

Diese Option, in Actaport abgelegte Dateien direkt mit den Microsoft 365 Apps zu nutzen, ist nicht Teil unseres Starter-Pakets. Nur mit der Actaport Professional Lizenz erhalten Sie eine entsprechende Microsoft 365 Business Lizenz und damit die Berechtigung, sich die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Rechner zu installieren.

Das komplette Tutorial Actaport 365 App Integration:

mehr dazu : mit Microsoft 365 App Integration (Word) Dokumente bearbeiten

Actaport unterstützt das Einbinden von externen E-Mail-Konten, auch von sogenannten Freemail-Anbietern, über das IMAP Protokoll. Auf diese Weise können auch diese E-Mails in Actaport empfangen und bearbeitet werden.

Eine Alternative mit vielen zusätzlichen Vorteilen ist die Domain-Integration.

Bitte beachten Sie unbedingt die Hinweise am Ende dieses Artikels.

Voraussetzungen

• Für die Einbindung der E-Mail-Adressen selbst müssen Sie Administratoren-Rechte haben.
• Sie können dann festlegen, welcher Benutzer welche Zugriffe bekommt.

Schritte

1. Öffnen Sie im Menü den Bereich Einstellungen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Postfach.
3. Klicken Sie im Bereich IMAP-Konten auf Hinzufügen:
   
   
4. Geben Sie in dem sich öffnenden Bereich nun einige grundsätzliche Daten des E-Mail-Kontos, welches in Actaport eingebunden werden soll, ein. Pflichtfelder sind mit einem markiert:

   Anzeigename:	Der Absendername, der beim Empfänger der E-Mail erscheint.
   E-Mail-Adresse:	Die E-Mail-Adresse, die Sie einbinden möchten.
   Benutzername:	Benutzername für Anmeldung beim E-Mail-Konto.
   Passwort:	Passwort für Anmeldung beim E-Mail-Konto.
   Im Kanzleipostfach einsehbar durch:	Auswahl der Benutzer, die eingehende E-Mails an diese Adresse sehen darf.
   Zum Senden nutzbar durch:	Auswahl der Benutzer, die von dieser E-Mail-Adresse schreiben dürfen.
   Benutzerzuordnung:	Der hier eingetragene Benutzer gilt als Eigentümer und kann als solcher bei der Erstellung von Workflows hinterlegt werden.

5. Geben Sie die entsprechenden Server-Daten ein (siehe Hinweise unten):
   
6. Nach Eingabe der Server-Daten, klicken Sie auf IMAP-Ordner laden:
   
   Dies bedeutet, dass die erste Verbindung zum E-Mail-Konto aufgenommen und die Ordnerstruktur geladen wird.
   
   
7. Weisen Sie nun die Ordner aus Ihrem E-Mail-Konto den Ordnern im Kanzleipostfach von Actaport zu. Diese Auswahl ist notwendig, da die Ordner je nach Anbieter unterschiedlich benannt sind (bspw. Inbox oder Posteingang):
   
8. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Im Vergütungsbereich der Akte kann ein Dokument des Stundenzettels erstellt werden (unabhängig von einer Rechnung).

Je nachdem, ob Sie das Radialmenü unten rechts auf dieser Seite personalisiert haben, steht Ihnen die Aktion 'Stundenaufstellung' direkt als Icon (grün) oder über das Aktionsmenü (rot) zur Verfügung:
Wenn Sie das Radialmenü nicht nutzen, klicken Sie entweder auf das Aktionsmenü  oder direkt auf die Schaltfläche.

Es werden alle erfassten Positionen des Stundenzettels angezeigt, unabhängig von deren Status. Es können einzelne oder alle Positionen ausgewählt werden. Mit Klick auf  öffnet sich eine Vorschau der Stundenaufstellung. Anschließend wählt man einen Ordner aus und legt fest, ob das Dokument als unveränderliches PDF oder als editierbares DOCX gespeichert werden soll. Mit Klick auf 'Speichern' befindet sich dieses Dokument anschließend im Dokumentebereich der Akte.

Wie Sie eine Stundenaufstellung als Dokument erstellen, zeigt Ihnen folgendes GIF:

Bitte beachten Sie: Die Integration Ihrer eigenen Domain ist nicht möglich, wenn diese direkt beim Anbieter Jimdo gehostet ist, da die notwendigen Anpassungen an der Domain hier nicht möglich sind.

Was bedeutet eine Domain-Integration für Sie?

Eine Domain-Integration heißt, dass alle E-Mail-Adressen einer bestimmten Domain (bspw. meinekanzlei.de) in Actaport eingebunden werden. 

Ihre Vorteile gegenüber der Einbindung per IMAP

• Sie können Ihre Kalender in Actaport anzeigen lassen und verwalten. Das heißt, dass in Outlook erstellte Termine direkt nach Actaport gespielt werden und umgekehrt.
• Sie können Ihre bestehenden Kontakte in Actaport importieren.
• Ihr Anmeldename bei Actaport und für Ihr Office-Konto ändert sich auf Ihre persönliche Exchange-E-Mail-Adresse (bspw. max.mustermann@meinekanzlei.de).
• Sie können Ihre E-Mails über das Outlook-Add-In verakten.
• Ihre E-Mails in Actaport laden schneller als über das IMAP Protokoll.

Vorgehensweise

Wie die Domain-Integration abläuft, können Sie hier nachlesen.

Bitte beachten Sie, dass Ihnen durch diese Änderungen E-Mails an Ihr persönliches Exchange-Konto automatisch in Outlook angezeigt werden. Um auch E-Mails an Ihre allgemeine Kanzleiadresse einzusehen, beachten Sie bitte Einbinden Ihrer Kanzleiadresse in Outlook.

Nach erfolgter Integration werden alle neue eingegangenen E-Mails auf den Exchange Server geleitet und sind somit in Actaport aufrufbar. Ihre bisherigen E-Mails verbleiben bei Ihrem Domain Provider bzw. Ihrem E-Mail-Anbieter.

Sie möchten Ihre Domain in Actaport einbinden?

Bei Fragen hierzu können Sie sich jederzeit im Chat oder per E-Mail (support@actaport.de) an unser Supportteam wenden.

Selbstverständlich können Sie uns auf diesem Weg auch Ihren Auftrag zur Domainintegration erteilen. Hierzu benötigen wir folgende Daten von Ihnen:

• Ihre Kundennummer
• Ihr Kanzlei-Alias
• Ihre Domain, die Sie integrieren möchten