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Häufige Fragen
Vorlage anlegen (mit eigenem Briefkopf)addremove

In ACTAPORT haben Sie die Möglichkeit Dokumentenvorlagen zu importieren oder zu erstellen, die hier zentral abgelegt werden können.

In der Bildschirmfoto_2020-01-30_um_08.43.05.png wählen Sie den Bereich für die Vorlagen.

 mceclip2.png 

Eine bestehende Vorlage kann unkompliziert in den Bereich der Kanzleivordrucke [(a) Achtung: nur zum Ausdruck gedacht ] oder Schriftverkehr (b) mit dem Upload-Pfeil importiert werden.

Über das Seitenmenü (c) kann eine neue Vorlage angelegt werden. 

Bildschirmfoto_2020-08-10_um_14.18.38.png

 Bildschirmfoto_2020-01-30_um_08.37.27.png

 

Entscheiden Sie, in welchem Ordner diese Vorlage abgelegt wird: 'Kanzleivordrucke' oder 'Schriftverkehr'. Wählen Sie einen eindeutigen Namen für die Vorlage, um diese später beim Erstellen von Schriftstücken unkompliziert wiederzufinden.

Hinweis: Vorlagen, die im Bereich der 'Kanzleivordrucke' abgelegt werden, stehen nicht bei der Erstellung von Schriftstücken und Rechnungen zur Verfügung, sondern sind zum Ausdruck in Ihrer Kanzlei gedacht.

Mit einem Doppelklick bzw. durch Klick auf 'Einfügen' -> 'Kopf- und Fußzeile' -> 'Kopfzeile bearbeiten' gelangt man in die Kopfzeile der neuen Vorlage. Nun kann man seinen eigenen Briefkopf einfügen. Wenn dieser sich nur auf der ersten Seite Ihrer zukünftigen Dokumente befinden soll, treffen Sie die Einstellung 'Erste Seite anders':

Bildschirmfoto_2020-08-06_um_16.55.52.png

Fügen Sie der Vorlage Platzhalter aus dem Bereich Empfänger, Akte, Gegner, Rechnung usw. hinzu. Mit Klick auf 'Übernehmen' erscheint der Platzhalter genau an der Stelle, an welcher sich der Mauszeiger in Ihrer Vorlage befindet. 

Vorlage_erstellen.gif

Formatieren Sie schlussendlich Ihre Vorlage, dabei ist eine Formatierung der Platzhalter unbedingt notwendig. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier: Platzhalter formatieren

Hier finden Sie neutrale Muster-Vorlagen für Ihre Kanzlei: Beispielvorlagen

Platzhalter formatierenaddremove

 

In der Bildschirmfoto_2020-01-30_um_08.43.05.png wählen Sie den Bereich für die Vorlagen.

 mceclip2.png

Es stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder kann über das Seitenmenü eine neue Vorlage angelegt (a) oder eine bereits importierte Vorlage zum Bearbeiten geöffnet werden (b). 

Bildschirmfoto_2020-09-28_um_12.57.45.png

Werden gewünschte Platzhalter zum Erstellen eines Schriftsatzes benötigt, klicken Sie in der Funktionsleiste auf Plugins (c), um zu den Platzhaltern (d) zu gelangen. Zur Auswahl stehen Platzhalter aus dem Bereich Empfänger, Absender, Akte, Mandant, Gegner, Gegnerbevollmächtigter, Rechnung und Kanzlei. 

Bildschirmfoto_2020-09-28_um_13.05.26.png

Nachdem die Platzhalter in die Vorlage übernommen wurden (e), kann die Schriftart und -größe  wie gewünscht angepasst werden. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, Platzhalter farbig zu gestalten, sie zu unterstreichen oder durchzustreichen, um nur einige der Formatierungsmöglichkeiten, die Sie im Menü Startseite finden, zu benennen. 

 

Eine Anleitung zur Erstellung einer Vorlage finden Sie hier: Vorlage anlegen (mit eigenem Briefkopf)  

Textbaustein anlegenaddremove
Textbausteine können in der Kanzleiverwaltung im Bereich Textbausteine angelegt werden. mceclip0.png

Nutzen Sie Ihre individuellen Ordner (a), um Textbausteine effizient und strukturiert abzulegen. Vergeben Sie einen Namen (b) und wählen einen Ordner, in welchem der Textbaustein abgelegt wird.

Bildschirmfoto_2021-01-28_um_08.06.09.png

Vergeben Sie für Ihre Textbausteine individuelle 'Tags' (c), um diese bei Ihrer täglichen Arbeit schnell wiederzufinden bzw. zu filtern. Textbausteine verwenden Sie in Schriftsätzen, Rechnungen oder beim Erstellen von E-Mails. Bildschirmfoto_2021-01-28_um_08.15.30.png
Textbausteine werden in der Schriftart angelegt, welche in Actaport im Bereich Einstellungen -> Allgemein festgelegt wurde (hier im Beispiel Carlito/12), können aber markiert und in einer anderen Schriftart,-größe gespeichert werden. Bildschirmfoto_2021-01-28_um_08.36.13.png

Hinweis: Es ist nicht möglich, Bilder in Textbausteine einzufügen.

Actaport 365 App Integration (Voraussetzungen)addremove

Ab sofort bietet Actaport Ihnen die Möglichkeit, Ihre in Actaport abgelegten Dokumente nicht nur mit den in Actaport integrierten Apps, sondern auch mit den Microsoft 365-Produkten Word, Excel und Powerpoint zu bearbeiten.

Hierfür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Sie haben die Microsoft Office Apps auf Ihrem Computer oder Tablet installiert (Teil der Actaport Professional Lizenz)
  2. Sie sind mit Ihrer Microsoft 365 Lizenz in der Microsoft App angemeldet
  3. Sie haben das automatische Speichern in Ihrer Microsoft App standardmäßig aktiviert (beachten Sie hierzu bitte die Anleitung unter Actaport 365 App Integration (automatisches Speichern))
  4. Sie haben die notwendige Rolle in Actaport

Ähnlich wie die Finanzbuchhaltung ist auch die Bearbeitung mit Microsoft 365 eine zusätzliche Berechtigung, die Sie sich und weiteren Actaport-Benutzern als Administrator in der Benutzerverwaltung geben können.

Klicken Sie dafür in der Benutzerverwaltung auf den jeweiligen Benutzer und scrollen Sie ganz nach unten zu Externe Dienste. Dort können Sie im Aufklappmenü die Berechtigung erteilen. 2021-04-28_15h43_31.png
Wie alle anderen Berechtigungen auch, sehen Sie in der Benutzerübersicht, wem dieses Recht zugewiesen wurde: 2021-04-28_15h44_18.png

Die Nutzung dieser Funktion erfordert es, dass Dokumente kurzzeitig zu Microsoft Sharepoint verschoben werden. Da dies bedeutet, dass sie die besonders sichere Actaport-Umgebung verlassen, möchten wir Ihnen diese Entscheidung nicht vorweg nehmen.

Einen entsprechenden Warnhinweis sehen Sie deshalb auch beim Hinzufügen der Berechtigung:

2021-04-28_15h47_03.png

Beachten Sie folgende Hinweise für das Arbeiten in SharePoint, um sicherzustellen, dass Actaport das Dokument nach der Bearbeitung wiederfindet und damit in Actaport ablegen kann.

  • Dateinamen nicht ändern
  • Speicherort nicht ändern
  • Dokument nicht löschen

Ich habe das Actaport Starter-Paket gebucht. Kann ich Dokumente auch mit Microsoft 365 bearbeiten?

Diese Option ist nicht Teil unseres Starter-Pakets. Nur mit der Actaport Professional Lizenz erhält man eine entsprechende Microsoft 365 Business Lizenz, und damit die Berechtigung, sich die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Rechner zu installieren.

Actaport_365_Voraussetzungen.gif

Das komplette Tutorial Actaport 365 App Integration:

 


mehr dazu : mit Microsoft 365 App Integration (Word) Dokumente bearbeiten

 

beA einrichtenaddremove

Hinweis: Das für Actaport notwendige beA-Softwarezertifikat erhalten Sie bei der Zertifizierungsstelle unter dem folgenden Link:

https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products

Wie Sie das Software Zertifikat erstellen und zur Nutzung in Actaport freischalten können Sie einem PDF, ebenfalls von der Zertifizierungsstelle, unter folgendem Link entnehmen:

https://bea.bnotk.de/documents/Anleitung_Erstellung-Softwarezertifikate.pdf

 

Bitte beachten Sie, dass Sie das Software-Zertifikat vor der ersten Nutzung noch freischalten müssen.

 

In den Bildschirmfoto_2020-02-03_um_09.41.23.png für den Bereich Postfach befindet sich die Möglichkeit, Ihr beA-Zertifikat zu hinterlegen.

mceclip1.png

Wählen Sie den Bereich Benutzereinstellungen für beA aus:

mceclip0.png

Schritt 1: SAFE-ID EingabeBildschirmfoto_2020-12-31_um_12.19.13.png

 

Schritt 2: Zertifikat hochladen

2020-11-27_11-49-26.png

Schritt 3: PIN-Passwort Eingabe2020-11-27_11-50-35.png

Schritt 4: erfolgreiche Einrichtung2020-11-27_11-51-21.png

 

Einbindung Ihrer E-Mail-Konten über IMAPaddremove

Actaport unterstützt das Einbinden von externen E-Mail-Konten, auch von sogenannten Freemail-Anbietern, über das IMAP Protokoll. Auf diese Weise können auch diese E-Mails in Actaport empfangen und bearbeitet werden.

Wenn Sie ein Gmail Konto verknüpfen möchten, beachten Sie bitte unseren Hinweis unter Verbindungsprobleme bei Gmail und IMAP.

Hinweis: Über diese Anbindung werden keine Termine und keine in ACTAPORT favorisierten Kontakte synchronisiert.

So richten Sie ein neues Konto in ACTAPORT ein:

Unter Einstellungen wählen Sie den Punkt Postfach:

Bildschirmfoto_2021-01-21_um_13.46.56.png

Im Bereich Benutzereinstellungen wählen Sie 'Konto Hinzufügen':

mceclip0.png

In dem sich öffnenden Bereich müssen nun die Daten des E-Mail-Kontos eingegeben werden, welches in Actaport eingebunden werden soll. Pflichtfelder sind hierbei mir einem mceclip2.png markiert.

Bildschirmfoto_2021-01-21_um_14.03.10.png

Anzeigename   Welcher Name soll als Absendername dieses E-Mail-Kontos beim Empfänger erscheinen?
E-Mail-Adresse  

Die E-Mail-Adresse, um die es sich handelt

Benutzername

 

Benutzername für den Login beim E-Mail-Konto

Passwort   Passwort für den Login beim E-Mail-Konto

 

Bildschirmfoto_2021-01-21_um_14.29.45.png 

In diesen Feldern können Sie auswählen, wer eingegangene E-Mails im Kanzleipostfach sehen darf und wer diese E-Mail-Adresse zum Versand nutzen darf.

Anschließend geben Sie die entsprechenden Server-Daten ein:

Bildschirmfoto_2021-01-21_um_14.54.44.png

 

Geben Sie die Serveradresse, die zu verwendenden Ports sowie der Option, ob TLS genutzt werden soll, an. 

Eine Auswahl der Server-Einstellungen verschiedener E-Mail-Anbieter finden Sie im folgenden Artikel: Die IMAP Einstellungen der gängigsten Anbieter

Falscheingaben resultieren in vielen Fällen dann in einem Verbindungsfehler beim Laden der IMAP Ordner (siehe weiter unten).

Wenn die oben stehenden Daten eingegeben sind wählen Sie IMAP ORDNER LADEN.

Bildschirmfoto_2021-01-21_um_14.59.56.png

Es wird nun die erste Verbindung zum E-Mail-Konto aufgenommen und die Ordnerstruktur geladen. Anschließend weisen Sie die Ordner aus ihrem E-Mail- Konto den Ordnern in ACTAPORT (Posteingang, Entwurf, Gesendet usw.) zu, indem Sie diese einzeln auswählen. Vor dem Speichern  muss die Verbindung geprüft werden (Button VERBINDUNGSTEST).Mit einem Klick auf SPEICHERN werden die Einstellungen gespeichert, das E- Mail-Konto ist nun in ACTAPORT eingebunden.

Das Kanzleipostfach in Actaportaddremove

Im Kanzleipostfach werden alle elektronischen Nachrichten und Dokumente (E- Mails, beA Nachrichten und selbsthochgeladene Dokumente) aggregiert angezeigt. Hierbei sieht der Benutzer all die Nachrichten und Dokumente, die er laut den hinterlegten Rechten und ggf. Postfachfreigaben sehen darf (Office-Postfachfreigaben übernehmen).

mceclip0.png

Beim Aufruf des Kanzleipostfachs durch einen Benutzer überprüft Actaport die angebundenen Systeme auf neue Nachrichten. Das Exchange Postfach (im Standard die allgemeine Kanzlei-Adresse sowie die persönliche Adresse) sind immer angebunden, Postfächer über das IMAP Protokoll sowie das beA Postfach sind optional.

mceclip1.png

Das Kanzleipostfach wird automatisch aktualisiert, wenn sich neue Nachrichten in den entsprechenden Postfächern befinden.

Vom Benutzer hochgeladene Dokumente befinden sich sofort nach erfolgreichem Upload im Kanzleipostfach in der entsprechend aktualisierten Ansicht.

 

Stundenaufstellung als Dokument erstellenaddremove

Im Vergütungsbereich der Akte kann ein Dokument des Stundenzettels erstellt werden (unabhängig von einer Rechnung).

Je nachdem, ob Sie das Radialmenü unten rechts auf Ihrem Dashboard personalisiert haben, steht Ihnen die Aktion 'Stundenaufstellung' direkt als Icon (grün) oder über das Kontextmenü (rot) zur Verfügung: Bildschirmfoto_2021-05-01_um_13.19.54.png
Wenn Sie das Radialmenü nicht nutzen, klicken Sie entweder auf das Kontextmenü image.png oder direkt auf die Schaltfläche. mceclip0.png

Es werden alle erfassten Positionen des Stundenzettels angezeigt, unabhängig von deren Status. Es können einzelne oder alle Positionen ausgewählt werden. Mit Klick auf mceclip5.png öffnet sich eine Vorschau der Stundenaufstellung. Anschließend wählt man einen Ordner aus und legt fest, ob das Dokument als unveränderliches PDF oder als editierbares DOCX gespeichert werden soll. Mit Klick auf 'Speichern' befindet sich dieses Dokument anschließend im Dokumentebereich der Akte.

Wie Sie eine Stundenaufstellung erstellen, zeigt Ihnen folgendes GIF:

Stundenaufstellung.gif

 

Integration einer eigenen Domain in Actaportaddremove

Hinweis: die Integration Ihrer eigenen Domain ist nicht möglich, wenn diese direkt beim Anbieter Jimdo gehostet ist, die da notwendigen Anpassungen hier nicht möglich sind.

 

In Actaport ist es möglich, Ihre eigene Domain so zu integrieren, dass Sie ihre bestehenden E-Mail-Adressen Ihrer Domain in Actaport weiterverwenden können und über diese E-Mails empfangen sowie versenden können. Über diese erfolgt dann beispielsweise auch der Abgleich der Kalenderdaten. 

Hierfür müssen lediglich wenige Anpassungen an Ihrer Domain bei Ihrem Domain-Hoster vorgenommen werden.

Selbstverständlich können Sie auch nach einer solchen Integration Ihre E-Mails weiterhin in einer Anwendung Ihrer Wahl empfangen und versenden.

Der Integrationsprozess umfasst Anpassungen in den Domain-Einstellungen sowie Anpassungen in Actaport. Die Anpassungen in Actaport sind bereits nach erfolgreicher Authentifizierung möglich. So wird ein Verlust von E-Mails vermieden, da diese erst nach Abschluss der Anpassungen an den Exchange Server übergeben werden.

Die Anpassung der Domain-Einstellungen umfasst insgesamt drei Schritte. Für diese erhalten Sie von uns eine entsprechende E-Mail mit den notwendigen Einstellungen.

  1. Die Authentifizierung, mit der Sie nachweisen, dass Sie im Besitz der Domain sind und dass Sie befugt sind, Änderungen an dieser vorzunehmen.
  2. Anpassung der Einstellungen in Actaport und damit Vorbereitung für den letzten Schritt.
  3. Die eigentliche Anpassung zur Nutzung Ihrer Domain in Actaport.

Für die Schritte 1 und 3 sind jeweils Anpassungen an der Domain bei Ihrem Domain Provider notwendig. Die hierfür notwendigen Daten erhalten Sie von uns per E-Mail.

Die Anpassungen in Actaport (Schritt 2) sind im Folgenden beschrieben (beachten Sie bitte, dass Sie für diese Änderungen Actaport Administrator sein müssen):

Passen Sie zunächst Ihre allgemeine Kanzlei-Adresse auf Ihre Kanzlei an. Dazu gehen Sie in Actaport in die Postfach-Einstellungen unter Einstellungen > Postfach und editieren im Bereich Kanzleieinstellungen die Kanzlei-Adresse, indem Sie auf den Stift klicken:

 

image.png

Auf der rechten Seite öffnet sich ein weiterer Bereich, in dem Sie die Anpassungen vornehmen können:

Bildschirmfoto_2021-01-22_um_11.11.45.png

Unter Anzeigename können Sie angeben, unter welchem Namen diese E-Mail-Adresse beim Empfänger angezeigt werden soll.

Im Feld Adresse können Sie die E-Mail-Adresse selbst ändern, wenn Sie beispielsweise eine allgemeine info@-Adresse nutzen.

Unter Domäne wählen Sie nun noch die in Ihren Actaport Office Account hinterlegte Domain aus. Anschließend speichern Sie die Änderungen, Sie bekommen einen entsprechenden Hinweis von Actaport.

Im nächsten Schritt passen Sie nun noch die E-Mail- Adressen der einzelnen ACTAPORT Benutzer an. Hierzu gehen Sie in die Benutzereinstellungen unter Benutzerverwaltung und wählen den entsprechenden Benutzer aus, indem Sie auf den Stift klicken. Bildschirmfoto_2021-01-22_um_11.19.35.png

 

Im Bereich Name können Sie nun auf der rechten Seite unter Domäne ebenso die entsprechende Domain anpassen. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Bildschirmfoto_2021-01-22_um_11.25.46.png

Diesen Vorgang müssen Sie nun für jeden Actaport Benutzer durchführen.

 

Wenn Sie Ihre eigene Domain in ACTAPORT integrieren möchten, wenden Sie sich bitte direkt an support@actaport.de und teilen Sie uns Ihren Kanzlei-Alias sowie Ihre Domain mit, wir werden anschließend den Migrationsprozess starten.

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