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Häufige Fragen
Actaport "Radialmenü"addremove
Actaport bietet mit dem Radialmenü jedem Nutzer die Möglichkeit, sich die Aktionsaufrufe in den einzelnen Bereichen zu speichern. Das Ziel dabei ist es, das mobile Arbeiten z.B. auf Tablets vollständig zu unterstützen, so dass die Bildschirmfläche maximal ausgenutzt werden kann.

Dashboard_Radialmen_.gif

Dashboard

Bildschirmfoto_2021-05-21_um_17.42.35.png

  • auf das Aktionsmenü (A) klicken
  • über die Einstellungen diejenigen Befehle, die Sie besonders häufig nutzen (oder alle) einblenden 
  • die Reihenfolge per Drag & Drop anpassen
  • die Einstellung bleibt dauerhaft gespeichert
  • Aktionen, welche nicht angeheftet und eingeblendet sind, werden mit Klick auf das Aktionsmenü sichtbar gemacht
Bildschirmfoto_2021-05-21_um_18.09.42.png
  • nutzen Sie das Radialmenü
  • damit haben Sie Schnellzugriff auf Ihre 3 wichtigsten Funktionen im Dashboard (B)

 

Bildschirmfoto_2021-05-21_um_18.20.52.png

  • Aktionen, welche nicht angeheftet und eingeblendet sind, werden mit Klick auf das Aktionsmenü mceclip5.png sichtbar gemacht
Bildschirmfoto_2021-05-21_um_18.29.44.png
Actaport als eigenständige Applikationaddremove

Es ist möglich, Actaport als sogenannte Progressive Web App (PWA) zu nutzen. Hierbei erstellen Sie selbst eine eigeständig laufende Applikation, die Sie dann auf Ihrem Computer oder Tablet wie eine solche nutzen können.

Das folgende Bild zeigt Actaport als Applikation auf einem Mac (anonymisiert, daher sind Einträge in der Tagesansicht nicht erkennbar):

mceclip6.png

 

Im folgenden wird beispielhaft für Chrome auf einem Mac erklärt, wie Sie eine solche Applikation selbst erstellen können.

 

Loggen Sie sich zunächst wie gewohnt in Actaport ein. In der URL Leiste erscheint nach dem Login nun ein neues Symbol, welches mit "Actaport installieren" betitelt ist.

mceclip0.png

Klicken Sie diese Symbol, so wird Actaport als eine solche PWA installiert, nachdem Sie es bestätigt haben:

mceclip1.png

Nach der erfolgreichen Installation wird diese sofort geöffnet und Ihnen angezeigt, gleichzeitig öffnet sich der Finder mit dem Pfad der Applikation.

Über die Option "Im Dock behalten" können Sie fortan Actaport als Applikation in Ihrem Dock hinterlegen:

mceclip3.png mceclip5.png

 

Die installierte Actaport Applikation finden Sie von nun an immer in Ihren installierten Chrome Apps:

mceclip2.png

Sollten Sie die Applikation später zu Ihrem Dock oder auf den Schreibtisch hinzufügen wollen, starten Sie Actaport einfach über die installierten Chrome Apps wie oben aufgezeigt. Alternativ finden Sie diese immer unter dem folgenden Pfad:

Benutzer\<IhrBenutzerName>\Programme\Chrome-Apps.

 

Unter Windows erstellen Sie Actaport als Applikation auf äquivalente Weise, hier unterscheiden sich lediglich die Pfadangaben.

 

Hinweis: Aufgrund möglicher Sicherheitseinstellungen auf Ihrem Computer oder Tablet ist es möglich, dass die Anmeldung an Actaport nicht hinterlegt werden kann. In diesem Fall müssen Sie beim Start der Applikation neben Ihren Benutzerdaten zusätzlich den Kanzlei-Alias angeben. Konnten die Daten dann erfolgreich gespeichert werden, ist dies in Zukunft nicht mehr notwendig.

Textbaustein anlegenaddremove
Textbausteine können in der Kanzleiverwaltung im Bereich Textbausteine angelegt werden. mceclip0.png

Nutzen Sie Ihre individuellen Ordner (a), um Textbausteine effizient und strukturiert abzulegen. Vergeben Sie einen Namen (b) und wählen einen Ordner, in welchem der Textbaustein abgelegt wird.

Bildschirmfoto_2021-01-28_um_08.06.09.png

Vergeben Sie für Ihre Textbausteine individuelle 'Tags' (c), um diese bei Ihrer täglichen Arbeit schnell wiederzufinden bzw. zu filtern. Textbausteine verwenden Sie in Schriftsätzen, Rechnungen oder beim Erstellen von E-Mails. Bildschirmfoto_2021-01-28_um_08.15.30.png
Textbausteine werden in der Schriftart angelegt, welche in Actaport im Bereich Einstellungen -> Allgemein festgelegt wurde (hier im Beispiel Carlito/12), können aber markiert und in einer anderen Schriftart,-größe gespeichert werden. Bildschirmfoto_2021-01-28_um_08.36.13.png

Hinweis: Es ist nicht möglich, Bilder in Textbausteine einzufügen.

Voraussetzungen der Actaport 365 App Integrationaddremove

Ab sofort bietet Actaport Ihnen die Möglichkeit, Ihre in Actaport abgelegten Dokumente nicht nur mit den in Actaport integrierten Apps, sondern auch mit den Microsoft 365-Produkten Word, Excel und Powerpoint zu bearbeiten.

Hierfür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Sie haben die Microsoft Office Apps auf Ihrem Computer oder Tablet installiert (Teil der Actaport Professional Lizenz)
  2. Sie sind mit Ihrer Microsoft 365 Lizenz in der Microsoft App angemeldet
  3. Sie haben das automatische Speichern in Ihrer Microsoft App standardmäßig aktiviert (beachten Sie hierzu bitte die Anleitung unter Actaport 365 App Integration (automatisches Speichern))
  4. Sie haben die notwendige Rolle in Actaport

Ähnlich wie die Finanzbuchhaltung ist auch die Bearbeitung mit Microsoft 365 eine zusätzliche Berechtigung, die Sie sich und weiteren Actaport-Benutzern als Administrator in der Benutzerverwaltung geben können.

Klicken Sie dafür in der Benutzerverwaltung auf den jeweiligen Benutzer und scrollen Sie ganz nach unten zu Externe Dienste. Dort können Sie im Aufklappmenü die Berechtigung erteilen. 2021-04-28_15h43_31.png
Wie alle anderen Berechtigungen auch, sehen Sie in der Benutzerübersicht, wem dieses Recht zugewiesen wurde: 2021-04-28_15h44_18.png

Die Nutzung dieser Funktion erfordert es, dass Dokumente kurzzeitig zu Microsoft Sharepoint verschoben werden. Da dies bedeutet, dass sie die besonders sichere Actaport-Umgebung verlassen, möchten wir Ihnen diese Entscheidung nicht vorweg nehmen.

Einen entsprechenden Warnhinweis sehen Sie deshalb auch beim Hinzufügen der Berechtigung:

2021-04-28_15h47_03.png

Beachten Sie folgende Hinweise für das Arbeiten in SharePoint, um sicherzustellen, dass Actaport das Dokument nach der Bearbeitung wiederfindet und damit in Actaport ablegen kann.

  • Dateinamen nicht ändern
  • Speicherort nicht ändern
  • Dokument nicht löschen

Ich habe das Actaport Starter-Paket gebucht. Kann ich Dokumente auch mit Microsoft 365 bearbeiten?

Diese Option ist nicht Teil unseres Starter-Pakets. Nur mit der Actaport Professional Lizenz erhält man eine entsprechende Microsoft 365 Business Lizenz, und damit die Berechtigung, sich die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Rechner zu installieren.

Actaport_365_Voraussetzungen.gif

Das komplette Tutorial Actaport 365 App Integration:

 


mehr dazu : mit Microsoft 365 App Integration (Word) Dokumente bearbeiten

 

beA einrichtenaddremove

Hinweis: Das für Actaport notwendige beA-Softwarezertifikat erhalten Sie bei der Zertifizierungsstelle unter dem folgenden Link:

https://bea.bnotk.de/bestellung/#/products

Wie Sie das Software Zertifikat erstellen und zur Nutzung in Actaport freischalten können Sie einem PDF, ebenfalls von der Zertifizierungsstelle, unter folgendem Link entnehmen:

https://bea.bnotk.de/documents/Anleitung_Erstellung-Softwarezertifikate.pdf

 

Bitte beachten Sie, dass Sie das Software-Zertifikat vor der ersten Nutzung noch freischalten müssen.

 

In den Bildschirmfoto_2020-02-03_um_09.41.23.png für den Bereich Postfach befindet sich die Möglichkeit, Ihr beA-Zertifikat zu hinterlegen.

mceclip1.png

Wählen Sie den Bereich Benutzereinstellungen für beA aus:

mceclip0.png

Schritt 1: SAFE-ID EingabeBildschirmfoto_2020-12-31_um_12.19.13.png

 

Schritt 2: Zertifikat hochladen

2020-11-27_11-49-26.png

Schritt 3: PIN-Passwort Eingabe2020-11-27_11-50-35.png

Schritt 4: erfolgreiche Einrichtung2020-11-27_11-51-21.png

Bitte beachten Sie abschließend den Hinweis zum Thema Anwaltliche Fristenkontrolle.

 

Einbindung Ihrer E-Mail-Konten über IMAPaddremove

Actaport unterstützt das Einbinden von externen E-Mail-Konten, auch von sogenannten Freemail-Anbietern, über das IMAP Protokoll. Auf diese Weise können auch diese E-Mails in Actaport empfangen und bearbeitet werden.

Wenn Sie ein Gmail Konto verknüpfen möchten, beachten Sie bitte unseren Hinweis unter Verbindungsprobleme bei Gmail und IMAP.

Hinweis: Über diese Anbindung werden keine Termine und keine in ACTAPORT favorisierten Kontakte synchronisiert.

So richten Sie ein neues Konto in ACTAPORT ein:

Unter Einstellungen wählen Sie den Punkt Postfach:

Bildschirmfoto_2021-01-21_um_13.46.56.png

Im Bereich Benutzereinstellungen wählen Sie 'Konto Hinzufügen':

mceclip0.png

In dem sich öffnenden Bereich müssen nun die Daten des E-Mail-Kontos eingegeben werden, welches in Actaport eingebunden werden soll. Pflichtfelder sind hierbei mir einem mceclip2.png markiert.

Bildschirmfoto_2021-01-21_um_14.03.10.png

Anzeigename   Welcher Name soll als Absendername dieses E-Mail-Kontos beim Empfänger erscheinen?
E-Mail-Adresse  

Die E-Mail-Adresse, um die es sich handelt

Benutzername

 

Benutzername für den Login beim E-Mail-Konto

Passwort   Passwort für den Login beim E-Mail-Konto

 

Bildschirmfoto_2021-01-21_um_14.29.45.png 

In diesen Feldern können Sie auswählen, wer eingegangene E-Mails im Kanzleipostfach sehen darf und wer diese E-Mail-Adresse zum Versand nutzen darf.

Anschließend geben Sie die entsprechenden Server-Daten ein:

Bildschirmfoto_2021-01-21_um_14.54.44.png

 

Geben Sie die Serveradresse, die zu verwendenden Ports sowie der Option, ob TLS genutzt werden soll, an. 

Eine Auswahl der Server-Einstellungen verschiedener E-Mail-Anbieter finden Sie im folgenden Artikel: Die IMAP Einstellungen der gängigsten Anbieter

Falscheingaben resultieren in vielen Fällen dann in einem Verbindungsfehler beim Laden der IMAP Ordner (siehe weiter unten).

Wenn die oben stehenden Daten eingegeben sind wählen Sie IMAP ORDNER LADEN.

Bildschirmfoto_2021-01-21_um_14.59.56.png

Es wird nun die erste Verbindung zum E-Mail-Konto aufgenommen und die Ordnerstruktur geladen. Anschließend weisen Sie die Ordner aus ihrem E-Mail- Konto den Ordnern in ACTAPORT (Posteingang, Entwurf, Gesendet usw.) zu, indem Sie diese einzeln auswählen. Vor dem Speichern  muss die Verbindung geprüft werden (Button VERBINDUNGSTEST).Mit einem Klick auf SPEICHERN werden die Einstellungen gespeichert, das E- Mail-Konto ist nun in ACTAPORT eingebunden.

Das Kanzleipostfach in Actaportaddremove

Im Kanzleipostfach werden alle elektronischen Nachrichten und Dokumente (E- Mails, beA Nachrichten und selbsthochgeladene Dokumente) aggregiert angezeigt. Hierbei sieht der Benutzer all die Nachrichten und Dokumente, die er laut den hinterlegten Rechten und ggf. Postfachfreigaben sehen darf (Office-Postfachfreigaben übernehmen).

mceclip0.png

Beim Aufruf des Kanzleipostfachs durch einen Benutzer überprüft Actaport die angebundenen Systeme auf neue Nachrichten. Das Exchange Postfach (im Standard die allgemeine Kanzlei-Adresse sowie die persönliche Adresse) sind immer angebunden, Postfächer über das IMAP Protokoll sowie das beA Postfach sind optional.

mceclip1.png

Das Kanzleipostfach wird automatisch aktualisiert, wenn sich neue Nachrichten in den entsprechenden Postfächern befinden.

Vom Benutzer hochgeladene Dokumente befinden sich sofort nach erfolgreichem Upload im Kanzleipostfach in der entsprechend aktualisierten Ansicht.

 

Stundenaufstellung als Dokument erstellenaddremove

Im Vergütungsbereich der Akte kann ein Dokument des Stundenzettels erstellt werden (unabhängig von einer Rechnung).

Je nachdem, ob Sie das Radialmenü unten rechts auf dieser Seite personalisiert haben, steht Ihnen die Aktion 'Stundenaufstellung' direkt als Icon (grün) oder über das Aktionsmenü (rot) zur Verfügung: Bildschirmfoto_2021-05-01_um_13.19.54.png
Wenn Sie das Radialmenü nicht nutzen, klicken Sie entweder auf das Aktionsmenü image.png oder direkt auf die Schaltfläche. mceclip0.png

Es werden alle erfassten Positionen des Stundenzettels angezeigt, unabhängig von deren Status. Es können einzelne oder alle Positionen ausgewählt werden. Mit Klick auf mceclip5.png öffnet sich eine Vorschau der Stundenaufstellung. Anschließend wählt man einen Ordner aus und legt fest, ob das Dokument als unveränderliches PDF oder als editierbares DOCX gespeichert werden soll. Mit Klick auf 'Speichern' befindet sich dieses Dokument anschließend im Dokumentebereich der Akte.

Wie Sie eine Stundenaufstellung als Dokument erstellen, zeigt Ihnen folgendes GIF:

Stundenaufstellung.gif

 

Integration einer eigenen Domain in Actaport - Allgemeinaddremove

Bitte beachten Sie: die Integration Ihrer eigenen Domain ist nicht möglich, wenn diese direkt beim Anbieter Jimdo gehostet ist, die da notwendigen Anpassungen an der Domain hier nicht möglich sind.

 

In Actaport ist es möglich, Ihre eigene Domain so zu integrieren, dass Sie Ihre bestehenden E-Mail-Adressen Ihrer Domain (zum Beispiel max.mustermann@meinekanzlei.de) weiterverwenden können und über diese Integration E-Mails empfangen sowie versenden können. Über diese erfolgt dann beispielsweise auch der Abgleich der Kalenderdaten, was bei IMAP nicht möglich ist. 

Nach erfolgter Integration werden alle neue eingegangenen E-Mails auf den Exchange Server geleitet, Ihre bisherigen E-Mails verbleiben bei Ihrem Domain Provider bzw. Ihrem E-Mail-Anbieter. Um Ihre E-Mails in Outlook oder einer anderen Applikation zu bearbeiten, nutzen Sie Ihre Office Zugangsdaten, welche Sie bei der Buchung erhalten haben. Für das Kanzleipostfach beachten Sie bitte Einbinden Ihrer Kanzleiadresse in Outlook.

 

Für die Integration Ihrer Domain müssen lediglich wenige Anpassungen an Ihrer Domain bei Ihrem Domain-Hoster vorgenommen werden. Den Ablauf dieses Prozesses sowie die abschließenden notwendigen Einstellungen in Actaport können Sie im Beitrag Integration einer eigenen Domain in Actaport - Ablauf nachlesen.

 

Bei Fragen hierzu können Sie sich jederzeit an unser Actaport Supportteam über  support@actaport.de oder direkt über den Chat wenden. Selbstverständlich können Sie uns auf diesem Weg auch Ihren Auftrag zur Domainintegration erteilen. Hierzu benötigen wir folgende Daten von Ihnen:

  • Ihre Kundennummer
  • Ihre Domain, die Sie integrieren möchten
  • Ihr Kanzlei-Alias
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