Zuordnung eines Geldeingangs mithilfe des FiBu-Moduls

Ohne das Zusatzmodul Finanzbuchhaltung buchen Sie Ihre Geldeingänge wie hier beschrieben im Aktenkonto der jeweiligen Akte.

Das Add-On erlaubt Ihnen, Geldeingänge der im Buchhaltungsbutler angelegten Bankkonten auch mit den Actaport erstellten Rechnungen zu verknüpfen.

Voraussetzungen

• Sie haben das Zusatzmodul wie hier beschrieben in Actaport eingerichtet.
• Sie haben mindestens die Buchhaltungsberechtigung Mandatsbuchhaltung - Kontoauszüge.

Schritte

1. Öffnen Sie den Bereich Rechnungen und dann oben den Reiter Kontoauszüge (A).
   
   Durch die Synchronisation mit Buchhaltungsbutler wird eine Liste der angelegten Bankkonten abgerufen und alle Umsätze werden im Kontoauszug links in Actaport angezeigt.
   
   
2. Wenn der gewünschte Umsatz noch nicht angezeigt wird, stoßen Sie den Abruf erneut an (B):
   
   
   
   
3. Klicken Sie in der Liste der Umsätze auf den Geldeingang, den Sie einer Rechnung zuordnen möchten (C).
4. Ordnen Sie den Betrag einem oder mehreren offenen Rechnungsposten zu oder buchen Sie ihn als Fremdgeld in eine Akte. Dafür gibt es drei Möglichkeiten:
   
   
   
   1. Vorschlag annehmen
      Anhand des Absenders, der IBAN, des Verwendungszwecks oder der Höhe des Betrags werden Ihnen Zuordnungen vorgeschlagen. Potentielle Vorschläge können offene oder teilbezahlte Posten wie Vorschüsse, Gebühren sowie eigene und fremde Auslagen sein.
      
      Gehen Sie bei der Buchung wie folgt vor:
      
      1. Prüfen Sie den Betrag, der dem Posten zugeordnet werden soll und korrigieren Sie Ihn bei Bedarf (D).
      2. Klicken Sie auf das Plus-Icon, um die Zuordnung vorzunehmen (E).
      3. Klicken Sie auf den Speichern-Knopf unten rechts.
         
         
   2. Offene Position suchen
      1. Werden Ihnen keine Vorschläge gemacht, können Sie über das Aufklappmenü direkt nach der jeweiligen Akte, dem Kontakt oder der Rechnung selbst suchen (F).
      2. Prüfen Sie auch hier den Betrag, der dem Posten zugeordnet werden soll und korrigieren Sie Ihn bei Bedarf (D).
      3. Klicken Sie auf das Plus-Icon, um die Zuordnung vorzunehmen (E).
      4. Klicken Sie auf den Speichern-Knopf unten rechts.
         
         
   3. Fremdgeld buchen
      1. Wenn es sich um Fremdgeld handelt, klicken Sie unten auf Fremdgeld hinzufügen.
      2. Suchen Sie in den neu geladenen Feldern nach der Akte.
      3. Wählen Sie unter den Beteiligten den Empfänger und den Absender aus.
      4. Geben Sie einen Betrag ein.
      5. Geben Sie den Betrag ein, den Sie als Fremdgeld buchen möchten. Dies kann ein Teil oder der gesamte offene Betrag sein.
      6. Klicken Sie auf den Speichern-Knopf unten rechts oder auf Fremdgeld hinzufügen, wenn Sie den Gesamtbetrag auf mehrere Einträge aufteilen möchten.

Hinweise

Status der Umsätze

Die Farben der Kreise über dem Betrag machen den Status des Umsatzes kenntlich:

Der Betrag wurde noch nicht zugeordnet.

Der Betrag wurde zugeordnet.

Der Betrag wurde noch nicht komplett zugeordnet.

Ungültiges Buchungskonto.

Wenn Sie mit Ihrer Maus über den Kreis fahren, wird Ihnen die Statusbeschreibung auch als Tooltip angezeigt.

Buchungstext

Der Buchungstext wird entsprechend generiert und besteht aus Rechnungsnummer, Art der Position und optional der Umsatzsteuer-ID des Mandanten.

Anzeige im Aktenkonto

Vollständig zugeordnete Zahlungseingänge erzeugen einen Buchungssatz, der an BuchhaltungsButler übergeben werden kann. Im Aktenkonto wird für den Geldeingang der Status angezeigt. In der Spalte Finanzbuchhaltung können Sie mit Klick auf den entsprechenden Buchungssatz abrufen.