In Actaport haben Sie als Benutzer zwei E-Mail-Adressen zur Verfügung:
- Ihre persönliche E-Mail-Adresse
- Eine allgemeine Kanzlei-Adresse
Bei der Kanzlei-Adresse, zum Beispiel info@meinekanzlei.de, handelt es sich um ein sogenanntes Freigebenes Postfach (Shared Mailbox), auf welches alle Actaport-Benutzer Ihrer Kanzlei automatisch Zugriff haben. Somit können alle Benutzer eingehende E-Mails auf Ihrer Kanzlei-Adresse bearbeiten.
Wenn Sie Ihre E-Mails zusätzlich mit einer lokalen Applikation, zum Beispiel Outlook auf Ihrem Computer, abrufen und bearbeiten, so haben Sie hier ebenfalls Zugriff auf die Kanzlei-Adresse und können über diese E-Mails empfangen, versenden und bearbeiten. Unter Umständen muss diese jedoch einmal eingebunden werden, damit sie fortan zur Verfügung steht.
Im Folgenden ist exemplarisch an Outlook Online und Outlook auf dem Mac beschrieben, wie Sie diese in Outlook einbinden, um darauf zugreifen zu können. Bei der Outlook 365 App auf Windows-Geräten wird die Kanzleiadresse bereits automatisch hinzugefügt.
Einrichtung in Outlook Online
- Melden Sie sich über office.com mit der E-Mail-Adresse an, mit der auch die Anmeldung bei Actaport erfolgt.
- Klicken Sie oben links auf Apps > Outlook, damit sich das Web-Outlook in einem separaten Reiter öffnet.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen Ihres persönlichen Postfachs. Im sich öffnenden Menü wählen Sie nun die Option Freigegebenen Ordner oder freigegebenes Postfach hinzufügen:
- In dem sich öffnenden Fenster geben Sie bitte Ihre Kanzlei-Adresse ein (bspw. info@ oder kanzlei@):
- Nach Eingabe wird Ihnen sogleich die Kanzlei-Adresse vorgeschlagen, welche Sie mit einem Klick auswählen:
- Speichern Sie Ihre Auswahl mit Klick auf Weiter. Das Postfach der Kanzlei-Adresse befinden sich nun in Ihrer Postfachübersicht:
- Öffnen Sie diese, so finden Sie hier die gewohnten Ordner:
Einrichtung in Outlook für Mac
- Wechseln Sie zunächst in die Einstellungen von Outlook:
- Klicken Sie anschließend auf Konten:
- Im folgenden Fenster wählen Sie Ihr Konto aus, sofern es mehrere gibt, und klicken anschließend auf das + Symbol unten links und danach auf Freigegebenes Postfach:
Alternativ können Sie auf Stellvertretung und Freigabe klicken und dann den zweiten Reiter Für mich freigegeben aufrufen, um dort die Kanzlei-Adresse hinzuzufügen.
- Im sich nun öffnenden Fenster geben Sie bitte Ihre Kanzlei-Adresse ein (bspw. info@ oder kontakt@). Anschließend wählen Sie unter diesen Postfächern Ihre Kanzlei-Adresse aus und klicken auf Hinzufügen:
Die Einbindung ist somit abgeschlossen und Sie können im Outlook sowohl auf Ihr Benutzerpostfach als auch die Kanzlei-Adresse zugreifen.
