In Actaport wird zu jedem Dokument ein PDF/A als Vorschau-Dokument erstellt. Dies geschieht unabhängig davon, ob Sie das Dokument selbst hochgeladen oder bspw. als E-Mail-Anhang erhalten haben.
Sie können sowohl auf das Vorschau-Dokument als auch auf die Originaldatei zugreifen.
Das Vorschau-Dokument (PDF/A)
Das Vorschau-Dokument können Sie an folgenden Stellen aufrufen und bearbeiten:
- In den Aktendokumenten, indem Sie auf den Namen der Datei klicken.
- Im E-Mail-Formular, indem Sie auf einen der hinzugefügten Anhänge oder den Stift neben dem Aufklappmenü für Anhänge und anschließend den Dateinamen klicken.
- Im beA Nachrichtenformular, indem Sie auf einen der hinzugefügten Anhänge oder die Pfeile neben dem Aufklappmenü für Anhänge und anschließend den Dateinamen klicken.
Vorschau öffnen
Die Vorschau öffnet sich ähnlich wie ein angepinntes Dokument. Beim Wechsel in einen anderen Bereich oder Reiter von Actaport, schließt sich diese jedoch vorher.
Sie können die Vorschau über den kleinen Pfeil verkleinern oder vergrößern und auch die Größe des Ordnerbaum links anpassen oder ihn komplett ausblenden:
Um eine Vorschau anzupinnen, damit sie Ihnen auch beim Wechsel in bspw. eine andere Akte zur Verfügung steht, klicken Sie oben rechts auf die Pinnnadel:
Zwei Pinnnadeln () bedeuten, dass das Dokument angepinnt ist. Mehr dazu erfahren Sie hier: Dokumentenvorschau anpinnen
Annotationen einfügen
In der Vorschauansicht in den Aktendokumenten können sehr einfach Anmerkungen oder Markierungen sowie Stempel eingefügt werden. Im Menü der Vorschau stehen Ihnen dafür eine Reihe an Symbolen zur Verfügung. Hier ein paar der vielleicht wichtigsten:
- Text markieren.
- Text unterstreichen.
- Text (zum Kopieren) auswählen.
- Kommentar hinterlegen.
- Formen einfügen.
- Stempel einfügen.
- Vorschau-Dokument zum Lesen öffnen.
- Vorschau-Dokument herunterladen.
Stempel setzen
Wenn Sie auf das Stempel-Symbol klicken, stehen Ihnen eine Reihe an alphabetisch sortierten Optionen zur Auswahl, bspw.:
- Anlage
- Bezahlt
- Freitext: Stempeln Sie einen frei wählbaren Text
- Per beA / Fax / E-Mail gesendet am [Datum]
Gehen Sie nun wie folgt vor:
- Wählen Sie den gewünschten Stempel aus und klicken Sie an die Stelle im Vorschau-Dokument, wo er gesetzt werden soll.
- Wenn Sie einen Stempel ausgewählt haben, welcher ein Datum beinhaltet, das Sie ändern möchten, oder wenn Sie vom Freitext-Stempel Gebrauch machen möchten, doppelklicken Sie nun erneut auf den gesetzten Stempel:
- Die Farbe können Sie auch ändern, indem Sie mit Doppelklick auf den gesetzten Stempel klicken.
Übersicht der Annotationen einsehen und entfernen
Mit Rechtsklick auf die Annotation können Sie diese wieder löschen.
Zusätzlich können Sie die Seitenleiste ganz oben links im Menü der Vorschau öffnen und sich dort die Annotationen als Liste über das rechte Icon anzeigen lassen:
An dieser Stelle können Sie die einzelnen Annotationen über das rote X entfernen.
Das Vorschau-Dokument versenden
Da Annotationen, die Sie auf dem Vorschau-Dokument machen, nicht Teil des Originaldokuments sind, können die beiden Dokumente durchaus sehr unterschiedlich voneinander aussehen. Sie können entscheiden, ob Sie das Original- oder das Vorschau-Dokument per E-Mail oder beA Nachricht verschicken möchten:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Dateinamen.
- Wählen Sie Senden als E-Mail oder beA.
- Wählen Sie entweder Original, PDF oder Vorschau aus.
Das Originaldokument
Das Originaldokument, sofern es editierbar ist, kann über das Drei-Punkte-Menü oder direkt über den Stift aus der Dokumentenübersicht heraus bearbeitet werden. Sobald dieses fertig bearbeitet ist wird bei erneutem Klick auf dieses einen neue Vorschau erstellt.
Sehen Sie hier ein Tutorial, wie Sie Ihre Dokumente in Actaport verwalten können:
