In Actaport wird zu jedem Dokument ein PDF/A als Vorschau-Dokument erstellt. Dies geschieht unabhängig davon, ob Sie das Dokument selbst hochgeladen oder bspw. als E-Mail-Anhang erhalten haben.
Sie können sowohl auf das Vorschau-Dokument als auch auf die Originaldatei zugreifen.
Das Vorschau-Dokument (PDF/A)
Das Vorschau-Dokument können Sie an folgenden Stellen aufrufen und bearbeiten:
- In den Aktendokumenten, indem Sie auf den Namen der Datei klicken.
- Im E-Mail-Formular, indem Sie auf einen der hinzugefügten Anhänge oder den Stift neben dem Auswahlmenü für Anhänge und anschließend den Dateinamen klicken.
- Im beA Nachrichtenformular, indem Sie auf einen der hinzugefügten Anhänge oder die Pfeile neben dem Auswahlmenü für Anhänge und anschließend den Dateinamen klicken.
- In Aufgaben und Fristen, die Sie mit einem Dokument verknüpft haben.
Vorschau öffnen
Die Vorschau öffnet sich ähnlich wie ein angepinntes Dokument. Beim Wechsel in einen anderen Bereich oder Reiter von Actaport, schließt sich diese jedoch vorher.
Sie können die Vorschau über den kleinen Pfeil verkleinern oder vergrößern und auch die Größe des Ordnerbaumes links anpassen oder ihn komplett ausblenden:
Um eine Vorschau anzupinnen, damit sie Ihnen auch beim Wechsel in bspw. eine andere Akte zur Verfügung steht, klicken Sie oben rechts auf die Pinnnadel:
Zwei Pinnnadeln () bedeuten, dass das Dokument angepinnt ist. Mehr dazu erfahren Sie hier: Dokumentenvorschau anpinnen
Annotationen einfügen
In der Vorschauansicht in den Aktendokumenten können sehr einfach Anmerkungen oder Markierungen sowie Stempel eingefügt werden. Im Menü der Vorschau stehen Ihnen u. A. folgende Optionen zur Verfügung:
1. Allgemeines
In den Vorschauen können Sie viele Arten von Annotationen setzen. Standardmäßig ist als Kategorie Einfügen ausgewählt; Sie können aber jederzeit eine andere anklicken, um auf andere Funktionen zuzugreifen:
Im Folgenden zeigen wir Ihnen die wichtigsten Möglichkeiten der Vorschau in Actaport. Darüber hinaus gibt es jedoch auch noch weitere Funktionen.
2. Stempel auswählen, abspeichern und setzen
- Klicken Sie auf den Pfeil des großen Auswahlmenüs mit dem Genehmigt-Stempel direkt in der Mitte. Dabei muss das Stempel-Icon ausgewählt sein, was es standardmäßig ist:
- Wählen Sie einen vorgegebenen Stempel aus.
- Klicken Sie alternativ auf Benutzerdefiniert:
- Klicken Sie nun auf Neuen Stempel erstellen.
- Wählen Sie nun den Text des Stempels aus und nehmen Sie, wenn gewünscht weitere Anpassungen vor:
- Welche Schriftart und -farbe soll der Text haben?
- Welche Farbe soll der Stempel haben?
- Sollen der Name des Benutzers, der den Stempel setzt, das Stempel-Datum und die -Uhrzeit automatisch gesetzt werden?
- Klicken Sie auf Erstellen. Der Stempel steht Ihnen und allen anderen Benutzern Ihrer Kanzlei zur Verfügung.
- Sobald ein Stempel gesetzt wurde, kann er an eine beliebige Stelle gesetzt werden.
3. Freitextstempel auswählen, abspeichern und setzen
- Um einen Freitextstempel zu erstellen und zu setzen, klicken Sie bitte das entsprechende Symbol an.
- Es öffnet sich ein Menü zum Erstellen des Stempels. Hier haben Sie die Möglichkeit über das Dropdown-Menü einen Standard-Stempel auszuwählen oder im Feld Stempeltext einen individuellen Stempel zu erstellen. Der Stempel kann mit oder ohne Datum gesetzt werden. Wenn Sie kein Datum wünschen, entfernen Sie einfach das Häkchen aus dem entsprechenden Feld.
- Zum Setzen des Stempels klicken Sie einfach auf Übernehmen.
Hier noch einmal zur Veranschaulichung:
4. Stempel und andere Annotationen löschen
Um Annotationen jeglicher Art zu löschen, benutzen Sie bitte den Radiergummi ganz rechts:
- Klicken Sie auf den Radiergummi.
- Fahren Sie mit der Maus über die Annotation, die Sie entfernen möchten.
- Der Radiergummi hinterlässt einen grauen Streifen, der wegfällt, wenn Sie die Maus loslassen.
5. Texte unterstreichen oder markieren
- Wählen Sie die Kategorie Kommentieren aus:
- Wählen Sie die gewünschte Option aus. Wenn Sie mit der Maus über das Icon fahren, sehen Sie, um welche Funktion es sich handelt:
- Passen Sie, wenn gewünscht, die Farbe der Markierung oder Unterstreichung an.
- Markieren oder unterstreichen Sie den gewünschten Text in Ihrem Dokument:
- Klicken Sie auf das Pfeil-Icon, um weitere Funktionen in dieser Kategorie einzusehen:
6. Kommentare hinzufügen
- Wählen Sie die Kategorie Kommentieren aus:
- Klicken Sie auf das Pfeil-Icon, um weitere Funktionen in dieser Kategorie einzusehen:
- Klicken Sie auf das gewünschte Icon, bspw.:
- Text einfügen
- Freihand-Highlight
- Freihandzeichen
- Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument ab.
- Geben Sie Ihren Text ein.
- Nehmen Sie, wenn gewünscht, Anpassungen an der Formatierung des Textes vor:
- Klicken Sie erneut auf das ausgewählte Icon, falls Sie keine weiteren Texte hinterlegen möchten.
7. Formen einfügen
- Wählen Sie die Kategorie Formen aus:
- Wählen Sie das Rechteck-Icon ganz links aus oder klicken Sie auf den Pfeil rechts, um weitere Formen zu sehen:
- Passen Sie, wenn gewünscht, die Farbe und andere Eigenschaften der Form an, indem Sie auf den kleinen Pfeil klicken:
- Ziehen Sie Ihre Form an der gewünschten Stelle.
- Klicken Sie erneut auf das ausgewählte Icon, falls Sie keine weiteren Formen einfügen möchten.
8. Signaturen einfügen
- Wählen Sie die Kategorie Einfügen oder Füllen und unterschreiben aus.
- Klicken Sie auf das Icon für die Unterschrift:
- Fügen Sie eine Unterschrift hinzu, indem Sie auf den gleichnamigen Button klicken.
- Sie können Ihre Signatur zeichnen, vom Vorschau-Tool generieren lassen (Schreiben) oder eine Signaturdatei hochladen.
- Setzen Sie die ausgewählte Signatur mit der Maus an die gewünschte Stelle:
Signaturen müssen von jedem Benutzer erstellt werden; sie stehen nicht kanzleiweit zur Verfügung, wenn sie von einem Benutzer verwendet werden.
Das Vorschau-Dokument versenden
Da Annotationen, die Sie auf dem Vorschau-Dokument machen, nicht Teil des Originaldokuments sind, können die beiden Dokumente durchaus sehr unterschiedlich voneinander aussehen. Sie können entscheiden, ob Sie das Original- oder das Vorschau-Dokument per E-Mail oder beA Nachricht verschicken möchten:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Dateinamen.
- Wählen Sie Senden als E-Mail oder beA.
- Wählen Sie entweder Original, PDF oder Vorschau aus.
Das Originaldokument
Das Originaldokument, sofern es editierbar ist, kann über das Drei-Punkte-Menü oder direkt über den Stift aus der Dokumentenübersicht heraus bearbeitet werden. Sobald dieses fertig bearbeitet ist, wird bei erneutem Klick auf dieses einen neue Vorschau erstellt.
