In Actaport wird zu jedem Dokument ein PDF/A als Vorschau-Dokument erstellt. Dies geschieht unabhängig davon, ob Sie das Dokument selbst hochgeladen oder bspw. als E-Mail-Anhang erhalten haben.
Sie können sowohl auf das Vorschau-Dokument als auch die Originaldatei zugreifen.
Das Vorschau-Dokument (PDF/A)
In der Vorschauansicht können sehr einfach Anmerkungen oder Markierungen sowie Stempel eingefügt werden. Im Menü der Vorschau stehen Ihnen dafür eine Reihe an Symbolen zur Verfügung. Hier ein paar der vielleicht wichtigsten:
- Text markieren.
- Text unterstreichen.
- Text (zum Kopieren) auswählen.
- Kommentar hinterlegen.
- Formen einfügen.
- Stempel einfügen. Hier werden Ihnen eine Reihe an Stempeln angeboten; wenn Sie den Freitext-Stempel auswählen, können Sie selbst einen erstellen.
- Vorschau-Dokument zum Lesen öffnen.
- Vorschau-Dokument herunterladen.
Mit Rechtsklick auf die Annotation können Sie diese wieder löschen.
Das Vorschau-Dokument versenden
Da Annotationen, die Sie auf dem Vorschau-Dokument machen, nicht Teil des Originaldokuments sind, können die beiden Dokumente durchaus sehr unterschiedlich voneinander aussehen. Sie können entscheiden, ob Sie das Original- oder das Vorschau-Dokument per E-Mail oder beA Nachricht verschicken möchten:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Dateinamen.
- Wählen Sie Senden als E-Mail oder beA.
- Wählen Sie entweder Original, PDF oder Vorschau aus. Bei beA Nachrichten können Sie Dokumente nicht als .docx verschicken, so dass Ihnen die Option Original nicht zur Verfügung steht.
Das Originaldokument
Das Originaldokument, sofern es editierbar ist, kann über das Drei-Punkte-Menü oder direkt über den Stift aus der Dokumentenübersicht heraus bearbeitet werden. Sobald dieses fertig bearbeitet ist wird bei erneutem Klick auf dieses einen neue Vorschau erstellt.
Sehen Sie hier ein Tutorial, wie Sie Ihre Dokumente in Actaport verwalten können:
