Veraktete E-Mails beantworten/weiterleiten

Als Benutzer möchte man auf eine E-Mail antworten oder sie weiterleiten, auch wenn die Nachricht in eine Akte verschoben wurde und sich nicht mehr in dem persönlichen Postfach befindet. Dasselbe gilt für gesendete E-Mails, die in einer Akte gespeichert wurden.

Dazu können E-Mails aus Dokumenten in einer Akte über das Kontextmenü  beantwortet oder weitergeleitet werden. Dies folgt der gleichen Logik, wie E-Mails, die in der Mailbox erstellt und versendet werden. Das Kontextmenü für abgelegte E-Mails enthält in 'Senden als' drei weitere Optionen: Antworten, Allen antworten und Weiterleiten.

Die Antwort öffnet die Original-E-Mail in den Postfächern zur Beantwortung.

• Es wird dabei die ursprüngliche Betreffzeile verwendet und setzt die ehemalige Absenderadresse als Empfänger ein.
• Einige Sonderzeichen, wie beispielsweise / und |, werden dabei nicht wiederhergestellt, sodass ggf. eine manuelle Anpassung des Betreffs erfolgen muss.
• Die Anhänge werden entfernt, aber der Benutzer kann Dokumente aus der verknüpften Akte als Anhänge hinzufügen.

Weiterleiten öffnet die Original-E-Mail in den Postfächern, um diese weiterzuleiten.

• Auch hier wird die ursprüngliche Betreffzeile verwendet. 
• Einige Sonderzeichen, wie beispielsweise / und |, werden dabei nicht wiederhergestellt, sodass ggf. eine manuelle Anpassung des Betreffs erfolgen muss.
• Die Empfängereingabe ist hier allerdings leer.
• Die Anhänge bleiben bei der Mail. Der Benutzer kann weitere Dokumente aus der verknüpften Akte als Anhänge hinzufügen.

Hinweis:

• Wenn die ursprüngliche E-Mail auf dem E-Mail-Server nicht gefunden werden kann, weil sie gelöscht oder entfernt wurde, wird in Postfächer eine neue E-Mail geöffnet, die das Aktendokument als Anhang und eine leere Betreffzeile hat. Der Benutzer erhält eine Warnung, die ihm mitteilt, dass die ursprüngliche E-Mail nicht mehr gefunden werden kann und dass der Prozess mit der Erstellung einer neuen E-Mail fortgesetzt wird.
• Wenn der Benutzer keine Erlaubnis hat, auf eine E-Mail zu antworten oder eine E-Mail weiterzuleiten, weil die ursprüngliche E-Mail an eine E-Mail-Adresse geschickt wurde, für die er keine Lese- und/oder Nutzungsrechte besitzt, erhält der Benutzer eine Warnung, die ihn darauf hinweist, dass er die Aufgabe aufgrund fehlender Berechtigungen nicht ausführen kann.