Neben Ihren regulären Mandatsakten können Sie auch interne Akten anlegen. Damit Sie sich schnell einen Überblick über die angelegten Akten sowie die Aufgaben und Wiedervorlagen, welche speziell mit internen Akten verknüpft wurden, machen können, gibt es einen eigenen Bereich namens Interna.
Über das Menü erreichen Sie den Bereich Interna.
Dort können Sie:
- Interne Akten anlegen (A),
- Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen und Notizen erstellen (B) und mit den internen Akten verknüpfen,
- Kontakte anlegen (C).
Zusätzlich können Sie eine Übersicht der angelegten internen Akten sowie der mit internen Akten verknüpften Wiedervorlagen und Aufgaben aufrufen. Mehr dazu finden Sie unter dem entsprechenden Punkt weiter unten.
Interne Akten
- Wie Sie eine interne Akte anlegen, erfahren Sie hier: Interne Akte anlegen.
- Interne Akten sehen Ihren mandatsbezogenen Akten sehr ähnlich. Für Sie gibt es den Reiter Aktenkonto nicht.
- Über die Aktensuche oben rechts in Actaport können Sie sowohl nach regulären als auch internen Akten suchen:
Übersicht aller internen Akten
Eine Übersicht aller erstellten internen Akten finden Sie im Bereich Interna > Interne Akten:
Sie werden Ihnen nicht in der regulären Aktenliste angezeigt.
Wie gewohnt können Sie die Übersicht Ihren Wünschen entsprechend über die Spaltenkonfiguration 
oben rechts anpassen und neben einer Vorschau auch die Akte selbst aufrufen.
Kontakte
Wie Sie einen Kontakt anlegen, erfahren Sie hier: Kontakt anlegen.
Interne Kontakte werden gemeinsam mit Ihren regulären Kontakten in der im Bereich Kontakte aufgeführt. Wenn Sie den Beteiligten im Vorfeld bereits außerhalb des Interna-Bereichs als Kontakt angelegt haben oder er schon in einer mandatsbezogenen Akte hinterlegt wurde, muss er nicht erneut angelegt werden.
Tagesansicht auf dem Dashboard
Auf Ihrem Dashboard finden Sie wie gewohnt neben regulären Terminen, Fristen, Aufgaben und Wiedervorlagen, die Sie betreffen, auch die für interne Akten. Dafür ist es notwendig, dass Sie unter Ihren Terminen Interna anzeigen aktivieren.
Wenn dies deaktiviert ist, werden ausschließlich Termine, Fristen, Aufgaben und Wiedervorlagen mit Bezug zu regulären Akten angezeigt.
Termine
Wie Sie einen Termin anlegen, erfahren Sie hier: Termin anlegen.
Termine, die Sie im Bereich Interna anlegen, erscheinen neben Ihren regulären Terminen im jeweils ausgewählten Kalender und auf dem Dashboard des jeweiligen Benutzers. Nach einer Domainintegration können Sie diese auch über Outlook abrufen.
Auch über den Bereich Termine selbst können Sie Termine mit Verknüpfung zu einer internen Akte erstellen.
Wiedervorlagen
Wiedervorlagen mit Bezug zu einer internen Akte können Sie in der Akte selbst, im Bereich Interna und im Bereich Wiedervorlagen selbst anlegen.
Wenn Sie in der internen Akte als Bearbeiter oder Assistenz hinterlegt wurden, finden Sie die Wiedervorlage auch auf Ihrem Dashboard wieder (siehe oben).
Eine Übersicht aller internen Wiedervorlagen finden Sie unter Interna > Wiedervorlagen.
Interne Wiedervorlagen werden nicht im Bereich Wiedervorlagen selbst aufgeführt; dort finden Sie nur solche mit Mandatsaktenbezug.
Aufgaben
Aufgaben mit Bezug zu einer internen Akte können Sie in der Akte selbst, im Bereich Interna und natürlich im Bereich Aufgaben anlegen.
Interne Aufgaben werden den Benutzern, die Sie als Empfänger oder in den Feldern "Zur Kenntnis" oder "Zur Prüfung" hinterlegt haben, auf dem Dashboard angezeigt (siehe oben).
Eine Übersicht aller internen Aufgaben finden Sie unter Interna > Aufgaben.
Interne Aufgaben werden nicht im Bereich Aufgaben selbst aufgeführt.
Notizen
Notizen lassen sich wie gewohnt in der internen Akte oder über das Dashboard erstellen und werden Ihnen anschließend in der Übersicht der jeweiligen Akte selbst angezeigt. Auch hier können Sie auf Ihre Notizvorlagen zurückgreifen.
E-Mails und beA
Dokumente lassen sich wie bei regulären Akten aus dem Dokumentenbereich der Akte direkt per beA oder E-Mail versenden. Auch über die Aktenübersicht steht Ihnen diese Funktion zur Verfügung. Wenn Sie vom Dashboard oder aus dem Postfach selbst auf die jeweilige Schaltfläche klicken, können Sie neben Akten mit Mandatsbezug auch interne Akten auswählen.
