Neben den regulären Mandantenakten können Sie in Actaport auch interne Akten anlegen. Sie können bspw. als Vertriebsakten oder als Ablageort für Mietverträge, Stromrechnungen usw. benutzt werden. Alternativ können interne Akten auch als zentraler Speicherort für Dateien und Informationen, die zwar generell Berührungspunkte mit Mandaten haben, aber keinem konkreten Mandat zuzuordnen sind, dienen: Projektplanung, Mandatsplanung, kanzleiorganisatorische Anweisungen etc.
Schritte
- Öffnen Sie das Menü und dann den Bereich Interna.
- Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Akte anlegen:
Abhängig von Ihren eigenen Einstellungen finden Sie diese Schaltfläche auch über das Radialmenü unten rechts oder über das Drei-Punkte-Menü (im Screenshot links neben Akte anlegen).
- Füllen Sie das Aktenformular aus. Alle Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert.
Allgemeines
- Die Aktennummer wird von Actaport vergeben. Interne Akten werden durch das Kürzel INT vor der Aktennummer also solche gekennzeichnet:
- Geben Sie der internen Akte eine Aktenbezeichnung*.
- Benennen Sie einen Benutzer als Bearbeiter* und bei Bedarf eine oder mehrere Assistenzen.
- Ändern Sie bei Bedarf das Anlagedatum*.
Bitte beachten Sie, dass das Jahr im Nachgang nicht mehr geändert werden kann, weil sich die Aktennummer daraus ergibt. Sie können den Tag oder Monat jedoch bei Bedarf später anpassen. - Geben Sie, wenn gewünscht, Kategorien oder Schlagwörter an, nach denen Sie zukünftig filtern können möchten (siehe: Aktenliste filtern, exportieren und drucken).
Beteiligte
Die Akte muss mindestens einen Beteiligten vorweisen. Im Vergleich zu den Mandantenakten gibt es weniger Pflichtfelder.
Beachten Sie bitte: Interne Kontakte werden gemeinsam mit Ihren regulären Kontakten in der Kontaktliste aufgeführt.
Kontakt hinzufügen*
- Wenn Sie den Beteiligten noch nicht als Kontakt angelegt haben, klicken Sie auf das Icon für Neuen Kontakt anlegen:
Innerhalb von Actaport öffnet sich nun ein neuer Reiter mit dem Kontaktformular. Nach Eingabe und Speicherung Ihrer Daten wird der Kontakt direkt in das Feld eingefügt und Sie können nun die Beteiligtenrolle definieren. - Wenn der Beteiligte bereits als Actaport-Kontakt angelegt wurde, können Sie in dem Freitextfeld nach dem Nachnamen des Kontaktes suchen und ihn dann auswählen:
Geben Sie weitere Daten an
- Wählen Sie eine Beteiligtenrolle und/oder eine Unterrolle aus dem Ausklappmenü aus.
Sie können jederzeit neue Beteiligten- und Unterrollen definieren. Klicken Sie dafür auf das Stift-Icon und legen Sie einen neuen Eintrag an. - Geben Sie bei Bedarf ein Aktenzeichen, einen oder zwei Betreffe für die Dokumentenerstellung und die Standard-Betreffzeile sowie ggf. einen Ansprechpartner für den Beteiligten an.
Weitere Beteiligte hinzufügen
Um weitere Beteiligte hinzuzufügen, klicken Sie auf das + neben Unterbeteiligter hinzufügen bzw. Hauptbeteiligter hinzufügen. Anschließend öffnet sich eine entsprechende Eingabemaske:
Sonstiges
- Vergeben Sie bei Bedarf ein alternatives Aktenzeichen.
- Wählen Sie Ordner aus, die Sie im Dokumentenbereich finden möchten.
Beachten Sie bitte: Ordner, die Ihnen im Aufklappmenü zur Auswahl stehen sollen, legen Sie in den Einstellungen > Akte fest. Anders als bei Akten mit Mandantenbezug wird das Feld nicht automatisch mit den Ordnern, die Sie als Standard ausgewählt haben, befüllt. - Geben Sie an, welches Widget Schema für die Akte verwendet werden soll.
Zusatzinformationen
- Ihnen stehen die Zusatzinformationen zur Verfügung, die Sie in den Einstellungen > Akte als solche festgelegt haben.
4. Speichern Sie Ihre Angaben, indem Sie unten rechts auf Anlegen klicken.
Hinweise
Da die interne Akte für spezielle Zwecke konzipiert wurde, sind folgende Aktionen an dieser Stelle nicht möglich:
- Die Anlage von Fristen
- Die Erfassung von RVG-Positionen und fremden Auslagen
- Die Erstellung von Rechnungen
