Im Rahmen einer Kündigung von Actaport erhalten Sie von uns, sofern der Bedarf besteht, Ihre in Actaport gespeicherten Daten als Datenexport zum Herunterladen. Hierzu erhalten Sie ebenso einen entsprechenden Hinweis zusammen mit der Kündigungsbestätigung.
Voraussetzungen
- Aus technischen Gründen ist ein solcher Export nur möglich, wenn Ihre Actaport Lizenz abgelaufen ist (Kündigungsdatum). Sollten Sie Ihre Daten vorher bereits benötigen, so kontaktieren Sie bitte den Actaport Support.
- Es ist ebenso möglich einen anlasslosen Datenexport aus dem laufenden Betrieb anzufordern, dieser ist dann jedoch mit Kosten verbunden.
Schritte
Die sogenannten Meta-Daten, also etwa Daten zur Akte, Fristen, Aufgaben etc. erhalten Sie in einem maschinenlesbaren Format. Hierbei handelt es sich um das JSON-Format, ein Format, welches Datenstrukturen und Objekte im Format JavaScript Object Notation (JSON) speichert - einem Standardformat für den Datenaustausch. Dieses Standardformat - ähnlich dem XML Format - lässt sich dann wiederum für einen eventuellen Import in eine andere Software nutzen.
Die in Actaport erstellten oder hinzugefügten Dokumente erhalten Sie in dem Format übermittelt, in welchem Sie das Dokument erstellt bzw. abgelegt haben.
Welche Daten werden exportiert
Die folgenden Daten werden bei einem Datenexport für Sie zur Verfügung gestellt:
- Kontakte
- Akten inkl. Beteiligten
- Dokumente
- Ordner
- Fristen
- Wiedervorlagen
- Aufgaben
- Benutzer
- Benutzergruppen
- Textbausteine
- Notizen
- Vorlagen
- Zusatzinformationen
- Eigene Auslagen
- Fremde Auslagen
- RVG-Positionen
- Rechnungen
- Fremdgeld
Aufbau der Datei
Die Daten in einer JSON Datei sind in einzelne Abschnitte (Knoten) unterteilt. Jeder dieser Knoten enthält die Information zu einem Element - zum Beispiel zu einer Frist.
Der Aufbau einer solchen Datei ist beispielhaft an den Fristen erklärt und zeigt die enthaltenen Daten für eine Frist:
Im oberen Block sind interne Informationen vermerkt, welche für Actaport relevant waren. Im unteren Block befinden sich dahingehend alle Informationen zu dieser Frist wie zum Beispiel der Grund, die Aktennummer und ob es sich um eine Notfrist handelt.
Alle JSON Dateien sind nach diesem Muster aufgebaut - mitunter in einem sehr viel größerem Umfang, wie etwa bei den Akteninformationen. Auf diese Weise lässt sich jede Datei parsen (automatisiert auslesen), da alle Informationen immer gleich aufbereitet und immer an gleichen Stellen stehen.
Übermittlung der Daten
Haben Sie einen Export Ihrer Daten angefordert, so werden Sie vom Actaport Migrationsteam nach Fertigstellung kontaktiert. Sie erhalten dann einen Link zu Ihrer Export-Datei mit den folgenden Merkmalen:
- der Zugriff auf die Datei ist nur über ein Passwort möglich
- die Datei selbst ist noch einmal mit einem gesonderten Passwort geschützt
- der Download ist nur eine bestimmte Zeitspanne möglich
Nach Ablauf der Zeitspanne wird die Export-Datei unwiederbringlich gelöscht.
Aufbau des Verzeichnisses
Wenn Sie die .zip Datei mithilfe des Passworts entpackt haben, finden Sie zunächst einen Ordner mit dem Namen "export" vor, in diesem befinden sich die JSON Dateien sowie sämtliche Dokumente in einer Ordnerstruktur vor.
Im sogenannten Root-Verzeichnis, also die oberste Ebene, finden Sie die JSON Dateien Ihres Exports. Die Inhalte erkennen Sie hierbei bereits an den Dateinamen.
Enthält ein Typ viele Informationen, so werden diese auf mehrere Dateien aufgeteilt. Im unteren Beispiel ist dies anhand der Aktendokumente ersichtlich.
Im gleichen Verzeichnis finden Sie das Unterverzeichnis "archive". In diesem befinden sich alle Vorlagen, die Sie mitunter einmal erstellt haben, sowie alle Aktendokumente.
Die Vorlagen finden Sie im Unterordner "__vorlagen__". Alle Aktendokumente finden Sie in den Unterverzeichnissen, die wie folgt aufgebaut sind:
- in der oberen Ebene finden Sie das Jahr in der Form xx, also beispielsweise 22 für das Jahr 2022
- in der nächsten Ebene finden Sie als Unterordner dann die laufende Aktennummer
- in der darauf folgenden Ebene finden Sie dann die von Ihnen angelegten Ordner sowie alle darin enthaltenen Dokumente
Im unten stehenden Beispiel befinden wir uns in den Dokumenten der Akte 12/22 im Ordner "Dokumente". Hier befinden sich neben den weiteren angelegten Unterordnern "Aktenvermerk" und "Unterlagen" auch alle entsprechenden Dokumente.