Genauso wie über OnlyOffice, das in Actaport eingebundene Textverarbeitungsprogramm, können Sie Ihre Dokumente gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen auch mit MS Word bearbeiten.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung A365.
- Ihre hinterlegte Präferenz der Textverarbeitung ist nicht "nur OnlyOffice".
Schritte
- Benutzer 1 (Markus Schöller) öffnet ein Dokument zur Bearbeitung mit Word wie hier beschrieben. Zu diesem Zeitpunkt wird allen Benutzern der Kanzlei angezeigt, wer das Dokument zur Bearbeitung geöffnet hat und seit wann:
- Benutzer 2 (Sabine Maier-Höffner )kann zu diesem Zeitpunkt der Bearbeitung beitreten:
- Durch Klick auf Bearbeitung in Word beitreten, öffnet sich nun die Word-App auch für den zweiten Benutzer.
- Beide Benutzer können jederzeit erkennen, welche Benutzer der Kanzlei das Dokument zur Bearbeitung geöffnet haben und an welcher Stelle sie sich gerade befinden:
- Eine Chatmöglichkeit für das Dokument steht Ihnen über MS Teams zur Verfügung. Die Option kann direkt in Word angeklickt werden:
- Bitte beachten Sie, dass es wordseitig mitunter zu kleinen Verzögerungen bei der Anzeige von Änderungen für den anderen Benutzer kommen kann.
- Beide Benutzer können jederzeit erkennen, welche Benutzer der Kanzlei das Dokument zur Bearbeitung geöffnet haben und an welcher Stelle sie sich gerade befinden:
- Sabine Maier-Höffner, welche der Bearbeitung nachträglich beigetreten ist, muss anschließend lediglich ihre Word-App schließen. Das Einchecken des Dokuments wird durch den Benutzer durchgeführt, der die Bearbeitung in Actaport gestartet hat.
- Wenn Sabine Maier-Höffner die Word-App noch nicht geschlossen hat, erhält Markus Schöller beim Beenden der Bearbeitung eine entsprechende Fehlermeldung:
Um ein Einchecken des Dokuments zu ermöglichen, muss die Word-App daher von allen Bearbeitern geschlossen worden sein. - Wenn ein Benutzer die Word-App schließt, kann er, sofern die Bearbeitung noch nicht final von Markus Schöller beendet wurde, immer wieder der Bearbeitung beitreten. Dies gilt sowohl für Markus Schöller als auch für Sabine Maier-Höffner:
