Notizen

Notizen eignen sich zum Beispiel hervorragend als

• digitaler „Merkzettel” für Telefongespräche, Terminbesprechungen oder schnelle Aktennotizen
• To-do-Liste mit Fragen und Aufgaben, die zu Beginn des Mandats beantwortet bzw. bearbeitet werden

Ihre Notizen finden Sie beim Öffnen der Akte direkt in der Aktenübersicht und können sie sich im Detail anzeigen lassen, indem Sie auf den Titel der Notiz klicken:

Je nachdem, welches Widget-Schema Sie für die jeweilige Akte ausgewählt haben, kann Ihre Ansicht von der obigen abweichen.

Neue Notizen können Sie auf dem Dashboard oder in der Aktenübersicht anlegen:

Je nachdem, ob Sie das Radialmenü unten rechts auf Ihrem Dashboard personalisiert haben, steht Ihnen die Aktion Notizen direkt als Icon (grün) oder über das Aktionsmenü (rot) zur Verfügung:
Wenn Sie das Radialmenü nicht nutzen, klicken Sie entweder auf das Aktionsmenü  oder direkt auf die Schaltfläche.

 

Schritte

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Notiz anlegen auf dem Dashboard oder der Aktenübersicht.
   
   
2. Sofern Sie über das Dashboard gekommen sind, müssen Sie den Aktenbezug erst herstellen, indem Sie im Feld Akte nach der Aktennummer, der Aktenbezeichnung oder dem Wegen suchen.
   
   
3. Geben Sie der Notiz einen passenden Titel.
   
   
4. Legen Sie fest, um welchen Notiztyp es sich handelt: Aktennotiz, Telefonnotiz oder Terminnotiz
   • In der Aktenübersicht werden die unterschiedlichen Notiztypen mit verschiedenen Icons gekennzeichnet:
     

     	Aktennotiz
     	Terminnotiz
     	Telefonnotiz

   • Die Notiztypen sind gleichzeitig die Ordnernamen für die Textbausteine, die Sie im nächsten Schritt als Vorlage einfügen können.
     
     
5. Im nächsten Schritt können Sie Textbaustein einfügen, der entweder standardmäßig bereits angelegt oder von Ihnen erstellt wurde. Siehe: Textbausteine für Notizen
   1. Klicken Sie auf das Textbaustein-Icon in der oberen Leiste rechts:
      
      
      
   2. Klicken Sie ggf. auf den Namen des Ordners, damit sich dieser öffnet und Sie die Textbausteine selbst oder Unterordner sehen.
   3. Klicken Sie auf das Plus rechts neben dem Textbaustein, den Sie einfügen möchten.
      
      
6. Notieren Sie Text in das Feld Beschreibung.
   
   
   • Über das Symbol können Sie eine To-do-Liste mit Kontrollkästchen erstellen. Diese lassen sich entweder im Bearbeitungsmodus oder in der fertigen Notiz selbst abhaken. 
     
     
   • Ihre Notiz können Sie durch das Einfügen von Emojis oder anderen farbliche Kodierungen noch übersichtlicher gestalten:
     
     
     
7. Klicken Sie auf Anlegen, um Ihre Eingaben zu speichern.

Hinweise

Notizen im Detail einsehen

1. Klicken Sie auf den Titel der Notiz.
2. Nun öffnet sich die Vorschau mit allen Details. Hier können Sie Ihre To-do-Liste abhaken, sofern Sie eine eingefügt haben (siehe oben).

Notizen bearbeiten oder löschen

1. Klicken Sie auf den Titel der Notiz oder auf das Drei-Punkte-Menü rechts daneben.
2. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus oder klicken Sie auf das passende Icon (Stift oder Papierkorb).

Bitte beachten Sie: Notizen, die mit einer Aufgabe, die noch nicht erledigt ist, oder einer Frist verknüpft sind, können nicht gelöscht werden.

Notizen mit Aufgaben und/oder Fristen verknüpfen

Klicken Sie auf den Titel der Notiz oder auf das Drei-Punkte-Menü rechts daneben. Weitere Informationen finden Sie hier:

• Aufgabe für Notiz anlegen
• Notiz mit Frist verknüpfen

Verknüpfte Aufgaben und/oder Fristen werden an der Notiz angezeigt und können durch Klick auf das entsprechende Symbol geöffnet und auf erledigt gesetzt werden.

Dieser Vorgang ist in der Aktenhistorie ersichtlich. 

Offline-Akte

• Notizen können bei Bedarf der Offline-Akte hinzugefügt werden.