Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten eine Aufgabe anzulegen: Wenn Sie die Aufgabe aus dem Dashboard heraus anlegen, beginnen Sie mit der Eingabe der Aktennummer oder -bezeichnung, um alle in ACTAPORT gespeicherten Akten zu durchsuchen und direkt auszuwählen. Die nebenstehenden Felder (Wegen, Schlagwörter, Sachbarbeiter und Assistenz) werden automatisch vom System ergänzt, ebenso wie weitere von der Akte abhängige Formularfelder, z.B. Beteiligte und Adressen.
Eine weitere Möglichkeit Aufgaben anzulegen besteht, wenn Sie 
aus einer Akte oder einer E-Mail im Benutzerpostfach heraus öffnen. Dann ist das Feld Akte bereits vorbelegt und kann von Ihnen geändert werden. Aufgaben können unterschiedliche Prioritäten haben und sind in der Aufgabenliste durch verschiedene Symbole gekennzeichnet (siehe Glossar).
Aufgaben können in der Vorschau durch Klick auf 
gelöscht werden.
Hier ein Beispiel, wie eine Aufgabe innerhalb der Akte angelegt werden kann:
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