Eine Aufgabe können Sie aus vielen Bereichen heraus aufsetzen. Die Schaltfläche finden Sie:
- auf Ihrem Dashboard
- in der Übersicht einer einzelnen Akte
- im Bereich Aufgaben, den Sie über das Menü aufrufen
- über das Drei-Punkte-Menü eines Aktendokuments
- über das Drei-Punkte-Menü einer Notiz
- über das Drei-Punkte-Menü einer Nachricht im Benutzerpostfach
Je nachdem, ob Sie das Radialmenü benutzen oder nicht, befindet sich die Schaltfläche an einer anderen Stelle:
| Wenn Sie das Radialmenü aktiviert haben, steht Ihnen die Aktion Aufgabe anlegen direkt als Icon (grün) oder über das Aktionsmenü (rot) unten rechts zur Verfügung: | |
| Wenn Sie das Radialmenü nicht nutzen, klicken Sie entweder auf das Aktionsmenü |
Schritte
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe anlegen.
- Stellen Sie einen Aktenbezug her, wenn Sie über das Dashboard oder Aufgaben gegangen sind. Die nebenstehenden Felder (Wegen, Schlagwörter, Sachbearbeiter und Assistenz) werden automatisch befüllt.
- Geben Sie der Aufgabe einen Titel oder wählen Sie eine Option aus dem Auswahlmenü.
Über das Stift-Icon neben Titel können Sie dem Auswahlmenü weitere Optionen hinzufügen, die dann allen Benutzern zur Verfügung stehen. - Legen Sie bei Bedarf ein Fälligkeitsdatum und ggf. auf eine Uhrzeit fest. Sollte das Fälligkeitsdatum auf einen bundesweiten oder regionalen Feiertag fallen, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis:
- Passen Sie ggf. die Priorität der Aufgabe an. Prioritäten werden in der Aufgabenliste durch verschiedene Symbole gekennzeichnet (siehe Glossar).
- Benennen Sie als Empfänger einen einzelnen Benutzer oder eine Gruppe.
- Wenn die Aufgabe auf dem Dashboard eines zusätzlichen Benutzers erscheinen soll, diese Person aber nicht aktiv werden muss, können Sie sie in das Feld Zur Kenntnis eintragen.
- Wenn die Aufgabe von einer weiteren Person geprüft werden soll, bevor sie als erledigt markiert wird, tragen Sie diesen Benutzer in das Feld Zur Prüfung ein.
- Beschreiben Sie die Aufgabe bei Bedarf näher im Feld Beschreibung.
Hier haben Sie die Möglichkeit, einen von Actaport zur Verfügung gestellten Textbaustein einzufügen:
- Textbausteine für Aufgaben
- Textbausteine einfügen
Unabhängig von Textbausteinen können Sie auch eigens eine To-do-Liste erstellen, indem Sie Kontrollkästchen einfügen:
Diese Punkte können direkt bei der Aufgabenerstellung, aber später auch in der Vorschau einzeln abgehakt werden:
Besonders wenn der Empfänger einer Aufgabe eine Gruppe ist, können so einzelne Unteraufgaben effektiv verteilt werden.
Außerdem können Sie Emojis oder andere farbliche Kodierungen einfügen, die Ihnen erlauben, sich noch effizienter zu organisieren.- Für Windows-Nutzer: Rufen Sie die Emoji-Toolbar auf, indem Sie die Windows-Taste + Punkt drücken
- Für Apple-Nutzer: Drücken Sie Steuertaste (ctrl) + Befehlstaste (cmd) + Leertaste und treffen Sie Ihre Auswahl:
- Verknüpfen Sie bei Bedarf ein oder mehrere Dokumente, die für die Aufgabe relevant sind. Die Verknüpfung zwischen Aufgabe und Dokument sehen Sie im Anschluss auch im Dokumentenbereich der Akte:
- Wenn Sie möchten, können Sie auch eine oder mehrere Notizen, die für die Aufgabe relevant sind, verknüpfen. Dies sehen Sie im Anschluss auch in der Aktenübersicht:
Hinweise
Weitere Informationen dazu, welcher Benutzer welche Aufgaben auf seinem Dashboard sieht, finden Sie hier: Wo werden Aufgaben angezeigt?
weiter zu Status einer Aufgabe ändern
weiter zu Aktionen im Dashboard
