Ordner für Aktendokumente anlegen

Innerhalb einer Akte können Dokumente in verschiedenen Ordnern abgelegt werden. Für eine übersichtliche Anordnung sorgt eine Baumstruktur, die für eine effiziente und strukturierte Dokumentenablage geeignet ist.

Einstellungen: Aktendokumente

In den Actaport-Einstellungen im Bereich der 'Akte' werden die Ordner der ersten Ebene definiert, welche für die gesamte Kanzlei für die Aktendokumente zur Verfügung stehen.

 

Vergeben Sie Namen für die Ordner und bringen diese per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge.

Setzen Sie hier einen Haken in das Feld für genau die Ordner, welche standardmäßig beim Erstellen einer neuen Akte angelegt werden.

Akte anlegen:  

Beim Anlegen einer Akte im Bereich 'Sonstiges' wird die 'Ordnerstruktur für Dokumente' festgelegt. Es öffnet sich die Auswahlliste für die Ordner, diese kann mit Klick auf das Stift-Icon  editiert werden:

einen neuen Ordner hinzufügen
Ordner per Drag & Drop verschieben
Ordner entfernen

Diese Ordner stehen dann zur Ablage von Aktendokumenten zur Verfügung.

Mit Klick auf den Ordner werden die Dokumente rechts daneben dargestellt.

mit Klick auf  rechts neben dem Ordner zusätzliche Unterordner anlegen
die Unterordner per Drag & Drop  verschieben
ausgewählte Ordner können nur dann gelöscht werden, wenn diese keine Dokumente oder Unterordner enthalten
mit Klick auf  rechts neben dem Ordner/Unterordner lassen sich neue Dokumente direkt in diesem Ordner anlegen der aktuelle Ordner ist dann vorausgewählt

Wird beim Anlegen neuer Dokumente kein Ordner ausgewählt, wird dieses automatisch im Hauptordner 'Dokumente' gespeichert. Dieser Ordner kann nicht gelöscht werden.

Einzelne Dokumente können in andere Ordner/Unterordner verschoben werden.