Im Bereich Rechnungen finden Sie eine Übersicht über alle kanzleiweiten Rechnungen mit den entsprechenden Informationen und Status. Diese in der Regel sehr umfangreiche Liste können Sie mit Hilfe eines Filters individuell anpassen, um die Informationen so effektiv darzustellen.
Öffnen Sie den Filter, indem Sie das Symbol oben rechts auswählen:
Der Filter öffnet sich nun in einem sogenannten Overlay; hier finden Sie zwei Varianten: den einfachen Modus und den Expertenmodus.
Einfacher Modus (Expertenmodus nicht aktiviert)
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Im Feld Status finden Sie alle verschiedenen Statusvarianten aufgelistet, in denen sich eine Rechnung in Actaport befinden kann. Wählen Sie hier den oder die Einträge aus, nach denen Sie filtern möchten. Sie können hier auch mehrere Einträge auswählen, beispielsweise den Status "Fakturiert" und "Angefordert". |
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Im Feld Sachbearbeiter werden Ihnen alle Actaport Benutzer angezeigt, denen die Rolle Sachbearbeiter zugewiesen ist. Auch hier ist es möglich, mehrere Einträge auszuwählen. |
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Im Feld Datum können Sie das Erstelldatum einer Rechnung weiter eingrenzen. Hier stehen Ihnen bereits vorgefertigte Kriterien wie "Heute", "Aktueller Monat" oder "Letzter Monat" zur Verfügung; Sie können über "Benutzerdefiniert" aber auch jede beliebige Zeitspanne hinterlegen. |
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Expertenmodus
Den Expertenmodus aktivieren Sie, indem Sie den Regler anklicken - er ist dann blau hinterlegt.
| Im linken Feld stehen Ihnen sämtliche Felder zur Verfügung, die Sie hier als Kriterium hinterlegen können und die in Zusammenhang mit einer Rechnung stehen. |  |
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Der Operator passt sich an das Kriterium, das Sie im Feld gewählt haben, an:
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Haben Sie ein erstes Filterkriterium eingestellt, können Sie nun weitere Operatoren hinzufügen, die in Gänze dann Ihren Filter bilden.
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Wählen Sie Weiteren Operator hinzufügen, können Sie das bereits eingestellte Kriterium um zusätzliche Eigenschaften erweitern. Als Beispiel der Leistungszeitraum im aktuellen und im vergangenen Monat. Das bedeutet, dass mindestens eins dieser Teilkriterien zutreffen muss. |
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Über Weiteres Feld hinzufügen können Sie ein weiteres Kriterium hinzufügen, welches verschieden von den bereits hinterlegten ist. Diese werden dann als sogenannte Und-Verknüpfung hinterlegt. Das bedeutet, alle dieser Kriterien müssen zutreffen. |
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Ein Beispiel: Das folgende Beispiel eines Expertenfilters listet sämtliche Endrechnungen auf, die als Leistungszeitraum den aktuellen oder den letzten Monat angegeben haben und welche von der Sachbearbeiterin Frau Maier-Höffner erstellt wurden.
Wählen Sie sowohl im einfachen Modus als auch im Expertenmodus nun Anwenden, um den eingestellten Filter anzuwenden. Die Ansicht aller Rechnungen wird nun entsprechend gefiltert.
Einen Filter speichern
Wählen Sie Anlegen, können Sie Ihren eingestellten Filter zusätzlich in Actaport speichern, so dass Sie diesen bequem immer wieder aufrufen können, ohne ihn neu erstellen zu müssen.
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Im sich öffnenden Fenster, müssen Sie zunächst einen Namen für Ihren Filter vergeben. Mit der Option Filter freigeben können Sie zusätzlich einstellen, dass dieser Filter allen weiteren Actaport Benutzern zur Verfügung steht.
Bitte beachten Sie: Freigegebene Filter können fortan nur vom Ersteller des Filters gelöscht oder editiert werden. Wurde ein Filter von einem anderen Benutzer für Sie freigegeben, so können Sie diesen ausschließlich nutzen.
Ihre gespeicherten Filter finden Sie jederzeit in der Auflistung aller Filter:
Wenn Sie einen gespeicherten Filter wieder löschen möchten, so wählen Sie diesen zunächst wie oben beschrieben aus der Liste aus, öffnen dann das Filtermenü und wählen hier Löschen:
Wollen Sie einen bestehenden Filter nachträglich anpassen, so gehen Sie wie oben beschrieben vor, führen aber dann im Filter selbst Ihre Anpassungen durch und wählen Anschließend Speichern.
