Wenn Ihre Betreffzeile grundsätzlich immer einem bestimmten Muster folgt, können Sie ein Standardformat in den Einstellungen hinterlegen.
Sie haben mehrere Optionen, was die Standard-Betreffzeile angeht:
- Es gibt ein Standardformat für alle in Actaport eingebunden E-Mail- und beA-Konten.
- Es gibt ein Standardformat für die meisten Postfächer. Einzelne E-Mail- und/oder beA-Konten weichen von diesem Standard ab. Für sie ist ein eigener Standard-Betreff hinterlegt.
- Nur einzelne Konten sollen von einem Standard-Betreff Gebrauch machen; bei allen anderen soll das Feld leer bleiben und manuell ausgefüllt werden.
Voraussetzungen
Um eine Standard-Betreffzeile zu hinterlegen, benötigen Sie entweder Admin-Rechte oder die Berechtigung Kanzleieinstellungen.
Schritte
- Öffnen Sie das Menü und dann den Bereich Einstellungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Postfach.
- Scrollen Sie zum Bereich Standard-Betreffzeile
Eine Standard-Betreffzeile für alle eingebundenen E-Mail- und beA-Konten
- Geben Sie Ihre Eingaben im oberen Feld ein:
- Über das Platzhalter-Symbol rechts wählen Sie aus, welche in der Akte erfassten Angaben im Betreff angezeigt werden sollen:
- Treffen Sie Ihre Auswahl. Die Platzhalter werden immer dort eingefügt, wo Sie Ihren Cursor setzen.
- Sie können auch händisch zusätzliche Begriffe eingeben. Eine Beispielbetreffzeile könnte wie folgt aussehen:
Unter Ihrer Eingabe finden Sie zudem immer ein Beispiel, wie ein realer Betreff aussehen könnte. - Klicken Sie auf Speichern, damit Ihre Angaben übernommen werden.
Eine eigene Betreffzeile für alle oder einige E-Mail- oder beA-Konten
- Wählen Sie im unteren Bereich ein E-Mail- oder beA-Konto aus, welches Sie in eingebunden haben und für das Sie einen eigenen Standard-Betreff festlegen möchten:
- Im Feld rechts daneben können Sie einen Betreff festlegen. Wählen Sie über das Platzhalter-Symbol ganz rechts, welche in der Akte erfassten Angaben im Betreff angezeigt werden sollen:
- Treffen Sie Ihre Auswahl. Die Platzhalter werden immer dort eingefügt, wo Sie Ihren Cursor setzen.
- Sie können auch händisch zusätzliche Begriffe eingeben. Eine Beispielbetreffzeile könnte wie folgt aussehen:
- Klicken Sie auf das Plussymbol oben links, um eine Standard-Betreffzeile für weitere Benutzer festzulegen:
- Klicken Sie auf Speichern, damit Ihre Angaben übernommen werden.
Siehe auch Hinweise am Ende dieses Artikels.
Die Standard-Betreffzeilen im E-Mail- bzw. beA-Formular
- Öffnen Sie ein neues E-Mail-Formular (siehe E-Mails schreiben und versenden)
- Falls Sie auf die Schaltfläche in der Akte geklickt haben, ist das Feld Akte bereits ausgefüllt. Alle Platzhalter in der Betreffzeile, die beteiligtenübergreifend sind, wurden bereits durch den eigentlichen Inhalt ersetzt:
- Sobald Sie einen Empfänger benennen, werden auch die Platzhalter Betreff 1 und Betreff 2 befüllt (sofern Sie sie ausgewählt haben):
- Im E-Mail-Formular kann die Standard-Betreffzeile noch geändert bzw. ergänzt werden.
Hinweise
Beispiel
Den Standard-Betreff, den Sie im oberen Feld festlegen, gilt für alle E-Mail- und beA-Konten, für die Sie keine eigene Standard-Betreffzeile festgelegt haben.
In diesem Beispiel ist Folgendes hinterlegt:
- Wenn Markus Schöllers E-Mail-Adresse als Absender ausgewählt wird, folgt die E-Mail-Betreffzeile dem von ihm definierten Standard.
- Wenn eine E-Mail-Adresse von Sabine Maier-Höffners E-Mail-Konto versendet werden soll, muss die Betreffzeile immer händisch ausgefüllt werden.
- Wird eine E-Mail von einem der anderen eingebundenen E-Mailkonten oder eine beA-Nachricht, ungeachtet von welchem Absender, erstellt, wird der oben angegebene Betreff angegeben.
Ansprechpartner
In Actaport legen Sie im Kontakt fest, wer der und die Ansprechpartner einer Firma sind. In der Akte selbst wird dann ausgewählt, ob einer oder mehrere dieser Ansprechpartner auch für die konkrete Akte relevant sind. Ansprechpartner haben jedoch kein eigenes Aktenzeichen und keine eigenen Betrefffelder. Entsprechend werden die bei Hauptbeteiligten eingefügten Aktenzeichen und/oder Betreffzeilen übernommen, wenn Sie eine E-Mail oder beA-Nachricht an den Ansprechpartner schicken.
Schadennummer
In der Akte können Versicherungen als Unterbeteiligte hinterlegt werden. Dort können Sie dann eine fallspezifische Schadennummer hinterlegen, welche Sie über Platzhalter auch automatisiert in Ihre E-Mail- und beA-Betreffzeilen einfügen lassen können. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Platzhalter Schadennummer (Empfänger):
Wenn dieser Platzhalter in die Betreffzeile eingefügt wird, wird ausschließlich die Schadennummer der Versicherung eingefügt. Wird beim Aufsetzen der Nachricht ein anderer Empfänger ausgewählt, wird der Platzhalter nicht befüllt. - Platzhalter Aktenzeichen/Schadennummer (Empfänger):
In diesem Fall wird je nach Empfänger der Nachricht, entweder die Schadennummer oder aber das Aktenzeichen des Aktenbeteiligten eingefügt, um Ihre Betreffzeile maximal flexibel gestalten zu können.
Entsprechend ist es nicht notwendig, beide Platzhalter in die Betreffzeile einzufügen, da in diesem Fall die Schadennummer womöglich zweimal übernommen wird, wenn der Empfänger eine Versicherung ist.
