Passivmandatierung

Wenn Ihnen die Versicherung ein Mandat übermittelt, erhalten Sie dieses direkt im Kanzleipostfach und können basierend auf den übermittelten Informationen in wenigen Schritten die neuen Kontakte und eine Akte anlegen.

Voraussetzungen

Sie haben die Lizenz für die e.Consult-Passivmandatierung über uns gebucht. Die Nachrichten können anschließend von allen Benutzern bearbeitet werden; eine Zuweisung der Lizenz an einen Benutzer ist nicht notwendig.

Schritte

1. Öffnen Sie das Kanzleipostfach über Menü > Postfach oder über das Widget auf dem Dashboard. Dort sehen Sie eine neue Nachricht der Versicherung, welche Sie an dem Paragrafen-Symbol links erkennen können:
   
   
   
2. Klicken Sie unten rechts auf Mandatsübernahme starten.
   
   
3. Im nächsten Schritt öffnet sich eine Liste der Beteiligten, die Ihnen übermittelt wurden. Sie sehen direkt, welche Kontakte vielleicht bereits in Actaport angelegt wurden und welche neu angelegt werden müssen:
   
   Alle von der Versicherung mitgelieferten Dokumente sind automatisch angepinnt und können durch Klick auf das Pfeilsymbol rechts aufgerufen werden:
   

Option 1: Es handelt sich neben der Versicherung um ausschließlich neue Kontakte

Je nachdem, welche Informationen über den Datensatz übermittelt wurden, können die folgenden Felder bereits vorausgefüllt sein. Andernfalls sind folgende Schritte notwendig:

1. Wählen Sie im Feld Hauptbeteiligter in der Zeile der Versicherung den Namen Ihres neuen Mandanten aus:
   
   
   
2. Wählen Sie nun bei Ihrem neuen Mandanten als Beteiligtenrolle den Eintrag Mandant aus:
   
   
   
3. Wählen Sie anschließend bei der Versicherung die Beteiligtenrolle und bei Ihrem Mandanten die Unterrolle in der rechten Spalte aus (siehe auch Hinweise weiter unten):
   
   
   
4. Befüllen Sie bei allen anderen Beteiligten die Felder Beteiligtenrolle und Unterrolle:
   
   
   
5. Klicken Sie unten rechts auf Weiter.
   
   
6. Es öffnet sich das bekannte Aktenformular. An dieser Stelle sind alle ausgewählten Beteiligte in der angegebenen Konstellation hinterlegt:
   
   
   
7. Füllen Sie die restlichen Felder des Aktenformulars wie gewohnt aus.
   
   
8. Klicken Sie auf Weiter.
   
   
9. Sie erhalten eine Erfolgsmeldung:
   
   
   
10. Klicken Sie auf Beenden, um den Vorgang in Actaport abzuschließen.
    
    
11. Sollte Ihnen die Allianz das Mandat übermittelt haben, melden Sie sich zusätzlich in der e.Consult-Webakte an und nehmen Sie das Mandat dort an. Ist dies notwendig, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis auch in Actaport.

 

 

Nach Abschluss der Mandatsübernahme:

• wurde eine Akte angelegt
• befinden sich die Dokumente, die Ihnen die Versicherung übermittelt hat, im Reiter Dokumente der Akte. Sie können in den Einstellungen hinterlegen, in welchem Ordner diese gespeichert werden sollen.
• wurde die Nachricht automatisch vom Kanzleipostfach in das persönliche Postfach verschoben. In den Einstellungen können Sie hinterlegen, in wessen Postfach die Nachricht abgelegt werden soll.

Option 2: Neben der Versicherung gibt es mindestens einen Beteiligten, der bereits als Kontakt angelegt wurde

Im obigen Beispiel gibt es in der Actaport-Instanz bereits einen Kontakt namens Madleen Peters. Da die Adresse jedoch nicht validiert wird, kann es sein, dass es sich hierbei um zwei unterschiedliche Frau Peters handelt. Entsprechend gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den angepinnten Datensatz, den Sie über das Pfeilsymbol rechts aufrufen können:
   
2. Überprüfen Sie, ob die Adresse, die Ihnen links angezeigt wird, auch mit der Adresse in den Dokumenten übereinstimmt:
   
   

   Hierbei handelt es sich um den Namen und die Adresse eines bestehenden Kontakts. Es kann jedoch sein, dass die Versicherung Ihnen einen neuen Kontakt mit demselben Namen, aber einer anderen Adresse übermittelt hat

   
   
   
3. Falls die Kontaktdaten im Formular und im Datensatz nicht übereinstimmen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
   
   
   1. Wechseln Sie, ohne die Mandatsübernahme abzubrechen, in das Menü > Kontakte und legen Sie einen neuen Kontakt wie gewohnt an. Die Kontaktanlage wird dadurch erleichtert, dass die Datensätze der Versicherung angepinnt sind.
      
      
   2. Wechseln Sie zurück in das Postfach > Mandatsübernahme.
      
      
   3. Zurück im Formular klicken Sie auf den kleinen Pfeil unter Kontakt:
      
      
      
   4. An dieser Stelle können Sie nun die Adresse des neu angelegten Kontaktes auswählen:
      
      
      
   5. Anschließend wird in der Zeile der neue, richtige Kontakt angezeigt und Sie können mit der Mandatsübernahme fortfahren:
      
4. Wählen Sie im Feld Hauptbeteiligter in der Zeile der Versicherung den Namen Ihres neuen Mandanten aus:
   
   
   
5. Wählen Sie nun bei Ihrem neuen Mandanten als Beteiligtenrolle den Eintrag Mandant aus:
   
   
   
6. Wählen Sie anschließend bei der Versicherung die Beteiligtenrolle und bei Ihrem Mandanten die Unterrolle in der rechten Spalte aus (siehe auch Hinweise weiter unten):
   
   
   
7. Befüllen Sie bei allen anderen Beteiligten die Felder Beteiligtenrolle und Unterrolle:
   
   
   
8. Klicken Sie unten rechts auf Weiter.
   
   
9. Es öffnet sich das bekannte Aktenformular. An dieser Stelle sind alle ausgewählten Beteiligte in der angegebenen Konstellation hinterlegt:
   
   
   
10. Füllen Sie die restlichen Felder des Aktenformulars wie gewohnt aus.
    
    
11. Klicken Sie auf Weiter.
    
    
12. Sie erhalten eine Erfolgsmeldung:
    
13. Klicken Sie auf Beenden, um den Vorgang in Actaport abzuschließen.
    
    
14. Sollte Ihnen die Allianz das Mandat übermittelt haben, melden Sie sich zusätzlich in der e.Consult-Webakte an und nehmen Sie das Mandat dort an. Ist dies notwendig, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis auch in Actaport.

Nach Abschluss der Mandatsübernahme:

• wurde eine Akte angelegt
• befinden sich die Dokumente, die Ihnen die Versicherung übermittelt hat, im Reiter Dokumente der Akte. Sie können in den Einstellungen hinterlegen, in welchem Ordner diese gespeichert werden sollen.
• wurde die Nachricht automatisch vom Kanzleipostfach in das persönliche Postfach verschoben. In den Einstellungen können Sie hinterlegen, in wessen Postfach die Nachricht abgelegt werden soll.

Hinweise

Besonderheiten bei Ermittlungsakten

Bei Ermittlungsakten haben Sie bei Erhalt der Erfolgsmeldung zusätzlich die Möglichkeit, bis zu zwei abrechenbare Vergütungspositionen automatisch in der Akte anlegen zu lassen, indem Sie die Kästchen dafür anklicken:

In der Akte sieht dies wie folgt aus:

Abbrechen der Mandatsübernahme für andere Benutzer

Sollte ein Benutzer den Mandatsübernahmevorgang bspw. aufgrund von Krankheit nicht abschließen können, haben andere Benutzer mit der Berechtigung die Möglichkeit, diesen für ihn abzubrechen und den Vorgang neu zu starten:

1. Öffnen Sie Ihr Kanzleipostfach und rufen Sie die Nachricht auf.
2. Klicken Sie unten rechts auf Mandatsübernahme abbrechen:
   
3. Starten Sie den Vorgang erneut

Die Schaltfläche Mandatsübernahme fortsetzen ist nur von dem Benutzer anklickbar, der den Vorgang bereits angestoßen hat.

Auswahl der Unterrolle

Bei der Auswahl der Unterrolle in der Maske stehen Ihnen alle Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung, die Sie für die gesamte Kanzlei in der Aktenanlage hinterlegt haben. Sollten Sie an dieser Stelle eine zusätzliche Unterrolle wünschen, die Ihnen nicht zur Auswahl steht, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Lassen Sie das Feld Unterrolle des Beteiligten leer.
2. Klicken Sie auf Weiter, um das Aktenformular aufzurufen.
3. Hinterlegen Sie im Aktenformular wie gewohnt über das Stiftsymbol eine Unterrolle und wählen Sie diese anschließend aus.

Siehe auch Auswahllisten im folgenden Beitrag: Berechtigungen in Actaport bearbeiten.

Ansprechpartner als Beteiligte anlegen

Auch die Daten von Ansprechpartnern können Ihnen potentiell übermittelt werden. Wählen Sie in diesem Fall bei Verhältnis den Eintrag Ansprechpartner aus und geben Sie anschließend an, für welchen Beteiligten dieser der Ansprechpartner ist:

Kollisionsprüfung

Nach Auswahl der Beteiligtenrolle findet auch immer automatisch eine Kollisionsprüfung statt. Wirft diese eine Kollision aus, erkennen Sie dies am Symbol rechts:

Durch Klick auf Kollision können Sie sich die Details der Prüfung anzeigen lassen.

Gibt es keinen potenziellen Konflikt, erscheint das Symbol grün: