Wenn das Mandat abgeschlossen ist, können Sie Ihre Akte in Actaport ablegen. Eine abgelegte Akte muss reaktiviert werden, bevor sie aufgerufen und ggf. bearbeitet werden kann.
Neben weiteren Filterfunktionen in der Aktenliste können Sie sich auch nur Ihre abgelegten oder aber nur Ihre aktiven Akten anzeigen lassen.
Schritte
Sie können die Akte in der Aktenübersicht oder in der Aktenliste ablegen.
- Rufen Sie das Menü > Akten auf
- Klicken Sie bei der Akte, welche abgelegt werden soll, auf das Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Akte ablegen:
oder
- Rufen Sie die jeweilige Akte auf.
- Klicken Sie direkt im Reiter Übersicht auf Akte ablegen. Gegebenenfalls ist diese Aktion über das Drei-Punkte-Menü zu finden (siehe: Schaltflächenleiste personalisieren).
Anschließend werden Sie informiert, ob es noch zu erledigende Aktivitäten gibt. In folgendem Fall gibt es noch eine offene Wiedervorlage:
Die Akte kann unabhängig davon abgelegt werden. Es ist jedoch empfehlenswert, dass dies erst geschieht, wenn alle Aktivitäten abgehakt sind.
Hinweise
Die MS Teams-Verknüpfung
Eine ausführliche Beschreibung Ihrer Möglichkeiten und unserer Empfehlungen finden Sie an dieser Stelle: Die Teams-Verknüpfung nach Aktenablage.
Die Akte nach Ablage
In der Aktenliste können Sie nach nur den abgelegten oder auch nur den aktiven Akten filtern:
Auch abgelegte Akten werden Ihnen über das Suchfeld angezeigt:
Sie können das Aktenvorblatt einer abgelegten Akte aufrufen und drucken, indem Sie auf das Icon in der Aktenliste klicken.
Die Ablagenummer
Actaport generiert eine Ablagenummer nach folgender Syntax:
Jahr/Monat/Tag_<laufende Nummer pro Tag>
Diese könnte entsprechend wie folgt aussehen:
In diesem Fall handelt es sich um die 6. Akte, die am 08.08.2023 abgelegt wurde.
Die Ablagenummer bleibt auch nach erneutem Aktivieren und Abspeichern der Akte identisch. Die Aktennummer wird sowohl in der Aktenvorschau als auch in einer optionalen Spalte der Aktenliste angezeigt. Letztere kann mit dem Spaltenfilter eingeblendet werden.
Reaktivierung der Akte
Abgelegte Akten müssen über dieses Icon reaktiviert werden, bevor sie geöffnet werden können. Sie können sich in diesem Status lediglich die Vorschau anzeigen lassen.
