Aktennummer anpassen

Die Aktennummer wird bei der Aktenanlage vom System vergeben. Sie können in den Einstellungen für Ihre Kanzlei definieren, welche Aktennummer die nächste Akte, welche Sie in Actaport anlegen, haben soll.

Diese Einstellungen können Sie auch für Rechnungsnummern festlegen. Mehr dazu erfahren Sie hier: Rechnungsnummer.

Voraussetzungen

Sie haben entweder Admin-Rechte oder die Berechtigung Kanzleieinstellungen.

Schritte

Beachten Sie bitte auch unbedingt unsere Hinweise weiter unten!

1. Rufen Sie über das Menü links die Einstellungen auf.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Akte.
3. Sie können nun die Aktennummer für das aktuelle oder das kommende Jahr festlegen:
   
   Für das aktuelle Jahr:
   Ihnen wird angezeigt, welche Nummer die nächste Akte haben wird, wenn Sie keine Änderungen vornehmen. Erhöhen Sie diese Nummer gemäß Ihren Wünschen:
   

   >>

   
   Für das kommende Jahr:
   Wenn Sie keine Änderungen vornehmen, hat die erste Akte des nächsten Jahres die Nummer 1/YY. Ändern Sie diese Nummer gemäß Ihren Wünschen.
   
   
4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Hinweise

Änderung der Aktennummer für das aktuelle Jahr

Im obigen Beispiel hätte die nächste Akte, die nach der Speicherung angelegt wird, die Aktennummer 700/22. Das heißt:

• Es gibt bereits Akten 1/22 bis 4/22. Deren Aktennummern bleiben unberührt.
• Es gibt keine Akten mit den Nummern 5/22 bis 699/22.

Wichtig: Sobald Sie die Akte 700/22 erstellt haben, können Sie die Einstellung nicht rückgängig machen! Die aktuelle Aktennummer lässt sich ausschließlich hochstellen.

Änderung der Aktennummer für das kommende Jahr

• Die Aktennummer für das kommende Jahr kann, sofern noch keine Aktennummer mit höherer Zahl existiert, beliebig hoch- und runtergesetzt werden.
  
  
• Die Einstellung für das kommende Jahr ist wiederkehrend. Das heißt, dass im Jahr danach auch wieder mit dieser Aktennummer anfangen wird, wenn Sie keine Änderung vornehmen. Hier ein Beispiel:
  
  
  1. Sie legen im Jahr 2022 für das Jahr 2023 fest, dass die erste Akte die Nummer 500/23 haben soll und speichern diese Einstellung.
     
     
  2. Im neuen Jahr hat die erste Akte, deren Mandatsübernahme das Jahr 2023 hat, die Aktennummer 500/23. Sie legen diese Akte an.
     
     
  3. Sie öffnen erneut die Einstellungen. Dort steht nun:
     Aktuelle Aktennummer: 501/23
     Ab kommendem Jahr: 500/24 

Zurücksetzen der Aktennummer

Bitte beachten Sie, dass die Aktennummer nicht zurückgesetzt werden kann, wenn sie einmal in den Einstellungen hochgesetzt wurde!