Das Erstellen einer Akte in Actaport ist ganz einfach, entweder direkt vom Dashboard oder über das Hauptmenü.
Schritte
- Klicken Sie auf dem Dashboard oder über Menü > Akten auf Akte anlegen (siehe auch Schaltflächenleiste personalisieren).
Eingabe der Grundinformationen
- Wie Sie die Aktennummer hochsetzen können, erfahren Sie hier: Aktennummer anpassen.
- Wählen Sie einen Sachbearbeiter (siehe Glossar) und mindestens eine Assistenz aus. Dies kann die gleiche Person sein. Beachten Sie, dass Sie den Benutzern im Vorfeld die notwendige Rolle in der Benutzerverwaltung zugewiesen haben.
Ist die Liste der Benutzer sehr lang, können Sie die Auswahl reduzieren, indem Sie einen Teil des Vor- oder Nachnamens eingeben:
Diese Funktion gibt es bei allen Aufklappmenüs innerhalb von Actaport, bei denen eine Mehrauswahl möglich ist.
- Um die Eingabe von Daten zu beschleunigen, gibt es in den Formularen von Actaport diverse Select-Listen (A) wie z. B. bei Rechtsgebiete, Schlagwörtern oder der Ordnerstruktur der Dokumente. Mit einem Klick auf
öffnet sich die applikationsweite Vorschlagsliste für dieses Auswahlfeld:
Hier können individuelle Einträge vorgenommen werden, die per Drag & Drop in eine gewünschte Reihenfolge gebracht werden.
Anschließend werden alle ausgewählten Angaben unter dem Feld aufgeführt, um die Übersichtlichkeit zu gewähren:
Definition als Haupt- oder Unterakte
Eine detaillierte Anleitung zu dieser Funktion finden Sie hier.
Mandant/Beteiligte hinzufügen
- Um die Akte anzulegen, muss mindestens ein Beteiligter eingegeben werden. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Nach- oder Firmennamens, um alle in Actaport gespeicherten Kontakte zu durchsuchen und direkt auszuwählen:
Gibt es mehrere Kontakte mit dem gleichen Nachnamen, werden diese alphabetisch nach dem Vornamen sortiert:
- Mit einem Klick auf das Personen-Icon
können Sie direkt aus dem Aktenformular einen neuen Kontakt anlegen, welcher nach dem Speichern automatisch in das Feld Kontakt der Akte übernommen wird.
- Legen Sie die Rolle des Beteiligten fest und vergeben eine Unterrolle. Die Unterrolle ist für die Befüllung des Platzhalters "Kurzrubrum" wichtig.
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- Im nächsten Schritt wird die Abrechnungsart für den Mandanten festgelegt, indem Sie auf den Reiter Honorar klicken:
- nach RVG
- Honorarvereinbarung (Stundensatz, Pauschal oder Pauschal/Zeit)
- Weitere Informationen finden Sie hier:
- Legen Sie weitere Beteiligte wie den Gegner und das Gericht als zusätzliche Hauptbeteiligte an. Informationen, wie Sie Bevollmächtige anlegen, finden Sie in diesem Beitrag.
Der Bereich Sonstiges und Zusatzinformationen
- Vergeben Sie bei Bedarf ein individuelles Alternatives Aktenzeichen, dessen Syntax frei wählbar ist.
- Legen Sie die Ordnerstruktur der Akte fest.
- Wählen Sie, wenn Sie wünschen, ein anderes Widget-Schema aus. Sofern Sie als Abrechnungsart Honorarvereinbarung ausgewählt haben, wird automatisch das Schema Mit Stoppuhr ausgewählt.
- Legen Sie fest, ob nur eine bestimmte Personengruppe Zugriff auf die neue Akte haben soll.
- Hinterlegen Sie bei Bedarf ein Dezernat in der Akte. Mehr dazu finden Sie hier: Dezernate.
- Tragen Sie Zusatzinformationen, die Sie in den Einstellungen > Akte definieren können, ein.
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