Als Sachbearbeiter (siehe Glossar) wählen Sie einen Mitarbeiter der Kanzlei aus. Die Rollen können in der 
konfiguriert werden.
Um die Eingabe von Daten zu beschleunigen, gibt es in den Formularen von ACTAPORT diverse Select-Listen (a) wie z.B. bei Rechtsgebiete, Schlagwörtern oder der Ordnerstruktur der Dokumente. Mit einem Klick auf 
öffnet sich die applikationsweite Vorschlagsliste (b) für dieses Auswahlfeld.
Hier können individuelle Einträge vorgenommen werden (c), die per Drag & Drop (d) in eine gewünschte Reihenfolge gebracht werden.
Um die Akte anzulegen, müssen ein Mandant/Beteiligte eingegeben werden. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Nach- oder Firmennamens, um alle in ACTAPORT gespeicherten Kontakte zu durchsuchen und direkt auszuwählen.
Mit einem Klick auf das Personen-Icon 
können Sie einen neuen Kontakt anlegen, welcher nach dem Speichern automatisch im ´Kontakt´Feld übernommen wird. Legen Sie die Rolle des Beteiligten fest und vergeben eine Unterrolle.
Im nächsten Schritt wird die Abrechnungsart für den Mandanten festgelegt.
Zuletzt kann ein Alternatives Aktenzeichen vergeben werden. Durch die Auswahl eines Widget-Schemas wurde definiert, ob in der Aktenübersicht eine Stoppuhr ist.
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