In Actaport können Sie direkt mit den Rechtsschutzversicherungen kommunizieren und die Ergebnisse dann in der Akte speichern.
Voraussetzungen
- Sie haben einen e.Consult-Zugang.
- Sie haben Ihre Benutzerdaten in Actaport eingebunden.
- Sie haben die Rechtsschutzversicherung als Unterbeteiligte in der Akte hinterlegt.
Schritte
Versand einer Deckungsanfrage
Sie haben an vielen Stellen die Möglichkeit, auf die Schaltfläche Versicherungskommunikation zu klicken, um über die e.Consult-Schnittstelle mit der Rechtsschutzversicherung zu kommunizieren:
a) In der Aktenübersicht
- Klicken Sie dort auf Versicherungskommunikation
b) Im Reiter Dokumente der Akte:
- Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie an die Rechtsschutzversicherung übermitteln möchten, und klicken dann auf die Schaltfläche Versicherungskommunikation.
- Falls nur ein Dokument versendet werden soll, können Sie in der Zeile der Datei auf das Drei-Punkte-Menü klicken und dann Senden als... > Versicherungskommunikation auswählen.
c) Im Postfach:
- Klicken Sie dort auf Versicherungskommunikation. Bei dieser Option muss jedoch der Aktenbezug noch hergestellt werden.
Sobald Sie auf die Schaltfläche Versicherungskommunikation geklickt haben, gehen Sie wie folgt vor:
- Wählen Sie Rechtsschutzversicherung aus.
- Die Felder Akte, Mandant und Versicherung werden in den meisten Fällen automatisch befüllt. Falls dies nicht der Fall ist, tragen Sie die richtige Information ein. Mehr dazu unter Hinweise.
- Treffen Sie im Feld Risikoart eine Auswahl. Je nach Rechtsschutzversicherung stehen hier unterschiedliche Informationen zur Auswahl:
Nun öffnet sich im Postfach ein Formular, welches ausgefüllt werden muss. Die Felder entsprechen hier genau denen, die Sie auch über die Webakte ausfüllen würden, und werden dynamisch an die jeweilige Rechtsschutzversicherung angepasst:
- Die Daten des Mandanten werden aus der Akte bzw. dem Kontakt automatisch übertragen.
- Je nach Formular können Sie unterschiedlich viele Anlagen auswählen und greifen dabei auf den Reiter Dokumente in der jeweiligen Akte zu. Alle Dokumente werden für den Versand in ein PDF umgewandelt.
- Klicken Sie auf Senden, um Ihre Deckungsanfrage als PDF abzuschicken.
- Speichern Sie die Nachricht bei Bedarf manuell in der Akte oder stellen Sie im Vorfeld sicher, dass dies automatisch passiert.
Nach Versand der Deckungsanfrage über e.Consult passiert Folgendes:
- Der Status der Deckungsanfrage in der Akte wird automatisch auf ausstehend geändert.
- Es wird automatisch eine Wiedervorlage für in 7 Tagen in der Akte angelegt.
- In der Webakte wird eine Akte für den Fall erstellt.
Rückmeldung der Rechtsschutzversicherung
Eine Rückmeldung der Rechtsschutzversicherung können alle Benutzer mit der notwendigen Berechtigung Ihrer Kanzlei im Kanzleipostfach von Actaport sehen. Sobald diese eingegangen ist, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Wählen Sie wie gewohnt aus, in welchem Aktenordner Sie die Antwort speichern und welchem Benutzer Sie sie zuweisen möchten.
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Klicken Sie oben rechts auf das Versicherungsicon:
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Geben Sie in dem sich öffnenden Formular die Daten aus der Rückmeldung ein, um sie in der Akte zu hinterlegen:
Bitte beachten Sie, dass die Schnittstelle eine automatische Befüllung der Felder leider nicht erlaubt. - Klicken Sie auf Speichern.
Nach der Speicherung der Daten erfolgen Änderungen an den folgenden Stellen:
- Im Gesendet-Ordner wird Ihnen der Status der Deckungszusage eingeblendet:
- In der Akte selbst werden die erfassten Informationen an der Rechtsschutzversicherung gespeichert:
- Die automatisch erstellte Wiedervorlage wird auf erledigt gesetzt, sofern das Häkchen im Formular nicht entfernt wurde.
Hinweise
Hinweise zum Befüllen des Deckungsanfrageformulars:
- Füllen Sie das Feld Akte aus, sofern Sie nicht direkt in der Akte, sondern im Postfach auf den Button geklickt haben.
- Wählen Sie den richtigen Mandanten aus, falls Sie mehrere Mandanten mit Rechtsschutzversicherung in der Akte hinterlegt haben. Sollte es nur einen geben, wird sein Name automatisch eingetragen.
- Das Feld Versicherung wird automatisch befüllt, wenn Sie die Rechtsschutzversicherung als Unterbeteiligte in der Akte hinterlegt haben.
