Wie Sie Kostenstellen in den Einstellungen anlegen und anschließend in der Akte hinterlegen, erfahren Sie in diesem Artikel. Hier zeigen wir Ihnen nun, wie Sie mit den Kostenstellen arbeiten können.
Bitte beachten Sie: Falls Sie mit Haupt- und Unterakten arbeiten, ist allein die in der Hauptakte hinterlegte Erlösverteilung nach Kostenstellen relevant.
Erlösverteilung in der Akte
- 20 % der Umsätze gehen laut Akquisevereinbarung auf die Kostenstelle von Frau Markowitsch.
- Die verbleibenden 80 % werden anteilig nach Erlös auf die Kostenstellen von Herrn Schöller und Frau Maier-Höffner verteilt -- hier ist entscheidend, welcher Benutzer im Vergütungsreiter bei der Erfassung der Stunden eingetragen ist.
- Stunden, bei denen Frau Kohlgraf als Benutzer eingetragen ist, laufen auf die Kostenstelle von Frau Maier-Höffner.
Erfassung der Vergütungspositionen in der Akte
In der Akte wurde nun eine Stundenposition erfasst:
Bei den 120 erfassten Minuten zu einem Stundensatz von EUR 150,00 (insgesamt also EUR 300,00) ist Renate Kohlgraf als Benutzer hinterlegt. Hierfür gilt:
- 20 % des Umsatzes gehen auf die Kostenstelle von Frau Markowitsch
- Netto EUR 60,00
- Brutto EUR 71,40
- 80 % des Umsatzes gehen auf die Kostenstelle von Frau Maier-Höffner
- Netto EUR 240,00
- Brutto EUR 285,60
Neben der Stundenposition wurden auch die Fahrtkosten von Herrn Schöller als eigene Auslage erfasst:
- Eigene Auslagen werden immer und vollständig auf die Kostenstelle gebucht, die in der Akte für den Benutzer angegeben ist. In Herrn Schöllers Fall also seine eigene Kostenstelle:
- Netto EUR 21,00
- Brutto EUR 24,99
In der Finanzbuchhaltung
Nachdem die Rechnung geschrieben und ein Geldeingang gebucht wurde, sehen wir die Aufteilung sowohl in Actaport als auch im BuchhaltungsButler.
In Actaport
- Rufen Sie das Aktenkonto auf und klicken Sie dann auf das Icon in der Spalte Finanzbuchhaltung ganz rechts:
- In der Vorschau sehen wir die Bruttobeträge sowie die Kostenstellen für die Positionen:
Im BuchhaltungsButler
Im BuchhaltungsButler werden Ihnen bei Buchung des FiBu-Moduls nach Verknüpfung des Geldeingangs mit der Rechnung in Actaport sowohl der Rechnungsbeleg als auch die Verteilung auf die Kostenstellen angezeigt, sobald man die Zahlung ausklappt:
Eine Auswertung dieser Kostenstellen können Sie über die Einnahmenüberschussrechnung oder die Betriebswirtschaftliche Auswertung herunterladen. Mehr dazu erfahren Sie über die Wissensdatenbank des BuchhaltungsButlers.
Hinweise
Umgang mit Pauschalen und zusätzlichen Positionen
Honorarpauschale
Die Verteilung auf Kostenstellen wird je nach Art der Erlösverteilung anders behandelt:
- Nach Erlös: Es erfolgt keine Aufteilung auf Kostenstellen. Diese müssen im BuchhaltungsButler manuell hinterlegt werden.
- Nach Prozent: Der Betrag wird gemäß der in der Akte hinterlegten Informationen prozentual auf die hinterlegten Kostenstellen gebucht.
Auslagenpauschale
Auslagenpauschalen werden bei der Verwendung von Kostenstellen immer auf die des Sachbearbeiters geschrieben.
Das Verhalten ist an dieser Stelle genauso wie bei den Vergütungspositionen, die Sie über den Vergütungsreiter erfassen:
- Nach Erlös: Alle Positionen werden auf die Kostenstellen geschrieben, die den an der Stelle ausgewählten Benutzern zugewiesen ist.
- Nach Prozent: Honorarpositionen werden prozentual auf die hinterlegten Kostenstellen verteilt. Alle eigenen und fremden Auslagen werden immer auf die Kostenstelle geschrieben, die dem Benutzer gehört, der ausgewählt ist:
Vergütungspositionen werden bei der Rechnungserstellung nicht angezeigt
Wenn Sie bei der Rechnungserstellung nicht alle gewünschten Positionen auswählen können, weil diese gar nicht alle aufgeführt werden, dann steht dies auch im Zusammenhang mit Kostenstellen:
- Wenn Sie die Beträge über Kostenstellen abrechnen, dann muss für jeden Benutzer, der im Vergütungsreiter als Bearbeiter hinterlegt werden soll, eine eigene Kostenstelle oder die Kostenstelle eines anderen Benutzers hinterlegt sein.
- Damit Benutzer ohne Kostenstellen hinzugefügt werden können, muss anteilig nach Erlös abgerechnet werden.
Nachträgliche Änderung der Kostenstellen (Soll-Versteuerer)
Es werden immer die Kostenstellen verwendet, die beim Erstellen der Rechnung in der Akte hinterlegt haben. Werden die Kostenstellen in der Akte also geändert, nachdem bereits Rechnungen geschrieben wurden, ist das Verhalten wie folgt:
- Bei bereits geschriebene Rechnungen (ab dem Status "Entwurf") gelten die alten Kostenstellen.
- Bei allen neuen Rechnungen finden die neuen Kostenstellen Anwendung.
- Wird eine alte Rechnung storniert und neu geschrieben, werden die ehemaligen Kostenstellen auf die stornierte und Stornorechnung angewendet und die neuen Kostenstellen auf die neu geschriebene Rechnung.
