Bei der Anlage eines Dokuments oder jederzeit danach können bestimmte Metadaten eingesehen werden, die das Dokument bspw. schnell ersichtlich als im Entwurf markieren. Diese Informationen können dann von allen Benutzern Ihrer Kanzlei eingesehen werden.
Voraussetzungen
- Alle Benutzer können die Metadaten der Dokumente hinterlegen und aufrufen.
- Benutzer mit der Berechtigung Kanzleieinstellung können neue auswählbare Werte hinterlegen (siehe Hinweise weiter unten).
Schritte
Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Metadaten hinterlegen können:
1. Bei der Dokumentenanlage:
- Klicken Sie auf Dokument anlegen.
- Klicken Sie auf Details, damit sich der Bereich der Metadaten öffnet:
- Hinterlegen Sie bei Bedarf eine Beschreibung.
- Wählen Sie, wenn gewünscht, einen Typ und/oder einen Status aus.
- Klicken Sie wie gewohnt auf Anlegen oder Anlegen & mit MS Word bearbeiten.
2. Über die Dokumentenvorschau eines bestehenden Dokuments:
- Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, damit sich die Vorschau öffnet.
- Klicken Sie auf den zweiten Reiter Metadaten:
- Klicken Sie auf das Stift-Icon
oben rechts, um Änderungen vornehmen zu können.
- Wählen Sie bei Bedarf einen Typ und/oder einen Status aus. An dieser Stelle können Sie auch eine Beschreibung für das Dokument hinterlegen:
- Klicken Sie auf Speichern.
3. Über das Drei-Punkte-Menü eines bestehenden Dokuments:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der Datei, für die Sie Metadaten hinterlegen möchten.
- Wählen Sie Ändern > Metadaten:
- Wählen Sie bei Bedarf einen Typ und/oder einen Status aus. An dieser Stelle können Sie auch eine Beschreibung für das Dokument hinterlegen:
- Klicken Sie auf Speichern.
Metadaten anschließend einsehen:
Beschreibung des Dokuments:
- Die Beschreibung des Dokuments finden Sie nach Speicherung der Metadaten automatisch unterhalb des Dokumentennamens:
Typ und Status:
- Für den Typ und Status gibt es ähnlich der Fristen und Aufgaben eigene Spalten. Diese können Sie wie folgt einblenden:
- Klicken Sie auf das Icon für die Spaltenfiguration oben rechts über dem Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie bei Typ und Status auf das Augenicon links daneben, sodass dieses nicht durchgestrichen ist:
- Anschließend könnte die Zeile wie folgt aussehen:
Hinweise
Anpassung der Werte der Auswahlfelder
Standardmäßig sind folgende Werte in den zwei Auswahlfeldern hinterlegt:
- Typ:
- Schriftsatz
- Klage
- Klageerwiderung
- Vergleich
- Anlage
- Status:
- Entwurf
- In Bearbeitung
- Freigabe
Um diese Werte anzupassen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie das Menü > Einstellungen > Akte.
- Scrollen Sie zum Bereich Metadaten der Aktendokumente.
- Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor:
- Klicken Sie auf Typ hinzufügen + oder Status hinzufügen +, um dem jeweils gewünschten Auswahlmenü zusätzliche auswählbare Einträge hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf das Minus-Icon (–), um bestehende Einträge dauerhaft zu entfernen. Bei Dokumenten, in denen sie hinterlegt sind, bleiben sie bestehen, sind jedoch zukünftig nicht mehr auswählbar.
- Klicken Sie auf das Augen-Icon
, um den Eintrag nicht dauerhaft zu löschen. Ist das Auge durchgestrichen (
), ist der Wert in den Metadaten nicht mehr auswählbar.
- Ändern Sie die Reihenfolge der angebotenen Werte im Auswahlmenü, indem Sie auf das Sechs-Punkte-Menü
klicken und den Eintrag mit der Maus nach oben oder unten ziehen.
- Klicken Sie auf die Farbanzeige, um eine andere Farbe auszuwählen, indem Sie bspw. einen Farbcode eingeben. Dies verändert die hinterlegte Farbe des Wertes nach dessen Auswahl:
