Die Bearbeitung eines Dokuments ist häufig ein Prozess, der sich über einen längeren Zeitraum erstrecken kann und an dem verschiedene Personen beteiligt sind. Damit Sie dabei den Überblick behalten, haben Sie die Möglichkeit, einen bestimmten Zustand als neue Version zu markieren. Darüber hinaus können Sie auch jederzeit eine vorherige Version aufrufen und bearbeiten.
Schritte
- Sie haben ein Dokument in Actaport erstellt oder hochgeladen. Zu diesem Zeitpunkt erhält das Dokument die Versionsnummer 1, die der Übersicht halber in der Spalte Vers nicht angezeigt wird:
- Sie bearbeiten das Dokument entweder mit dem in Actaport eingebundenen Textverarbeitungsprogramm (Only Office) oder aber direkt mit MS Word. Sie beenden die Bearbeitung und schließen das Dokument. Dadurch wird eine neue Version (1.1.) generiert, die in Dokumentübersicht von Actaport ersichtlich ist:
- Wird das Dokument weiterbearbeitet, wird im Anschluss Version 1.2 etc. angelegt. Dabei wird automatisch immer nur die Nachkommastelle angepasst.
Neue Hauptversion definieren
Um einen besseren Überblick zu behalten, ist es unerlässlich, dass ein bestimmter Arbeitsstand mit einer neuen "Version" zur Verfügung steht. Da Actaport automatisch bei weiteren Bearbeitungen immer nur die Nachkommastelle anpasst, können Sie die Hauptversionsnummer selbst hochzählen:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü des Dokuments.
- Klicken Sie auf Versionierung > neue Version erstellen:
- Die Hauptversion wird automatisch hochgezählt. Hatte das Dokument vorher die Versionsnummer 1.1 gibt es nun die Versionsnummer 2.0:
Frühere Versionen aufrufen und bearbeiten
Zur Bearbeitung einer vorherigen Version gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Versionierung > Version auswählen.
- Wählen Sie aus, auf welche Version Sie zugreifen möchten:
- Klicken Sie auf Auswählen.
- Dass Sie auf eine vorherige Version zugreifen, erkennen Sie daran, dass die Versionsnummer rot ist:
- Wird die Version 1.1 nun bearbeitet, wird (auch wenn es bereits eine Version 2.0 gibt), die Änderung als Version 1.2 abgespeichert. Gibt es die 1.2 bereits, wird das Dokument als 1.3 abgelegt.
Hinweise
Farbe der Versionsnummer
- Wird die Versionsnummer in Schwarz dargestellt, so handelt es sich hierbei um die letzte und damit aktuellste Version dieses Dokuments.
- Wird die Versionsnummer in Rot dargestellt, so handelt es ich nicht um die aktuellste Version des Dokuments.
Reiter wechseln
Wenn Sie Ihr Dokument mit Only Office bearbeiten und dabei den Reiter wechseln, um für eine kurze Zeit einer anderen Tätigkeit in Actaport nachzugehen, wird automatisch eine neue Version erstellt. Hierbei wird jedoch immer nur die Nachkommastelle angepasst.
