Die Bearbeitung eines Dokuments ist häufig ein Prozess, der sich über einen längeren Zeitraum erstrecken kann und an dem verschiedene Personen beteiligt sind. Damit Sie dabei den Überblick behalten, haben Sie die Möglichkeit, einen bestimmten Zustand als neue Version zu markieren. Darüber hinaus können Sie auch jederzeit eine vorherige Version aufrufen und bearbeiten.
Schritte
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Erstellen Sie ein Dokument in Actaport oder laden Sie eines hoch. Zu diesem Zeitpunkt erhält das Dokument die Versionsnummer 1.0:
Bei allen Dateitypen, die Sie in Actaport nicht bearbeiten können, wie E-Mails und PDFs erscheint der Übersicht halber keine Versionsnummer.
- Bearbeiten Sie das Dokument entweder mit dem in Actaport eingebundenen Textverarbeitungsprogramm (Only Office) oder aber direkt mit MS Word. Sie beenden die Bearbeitung und schließen das Dokument. Dadurch wird eine neue Version (1.1.) generiert, die in Dokumentenliste von Actaport ersichtlich ist:
- Wird das Dokument weiterbearbeitet, wird im Anschluss Version 1.2 etc. angelegt. Dabei wird automatisch immer nur die Nachkommastelle angepasst.
Frühere Versionen aufrufen und bearbeiten
Zur Bearbeitung einer vorherigen Version gehen Sie wie folgt vor:
Option 1
- Klicken Sie auf die Versionsnummer des Dokumentes:
- Klicken Sie auf das Pfeile-Icon ganz rechts, um die jeweilige Version auszuwählen:
- Die gewünschte Version bekommt den Status Aktiv:
Das Dialogfenster kann nun geschlossen werden. - Dass Sie auf eine vorherige Version zugreifen, erkennen Sie auch in der Dokumentenliste daran, dass die Versionsnummer rot ist:
- Wird die Version 1.1 nun bearbeitet, wird (auch wenn es bereits eine Version 2.0 gibt), die Änderung als Version 1.2 abgespeichert. Gibt es die 1.2 bereits, wird das Dokument als 1.3 abgelegt. In diesem Beispiel kann man erkennen, dass die Version 1.2 erst nach der 2.0 erstellt wurde, weil sie basierend auf einer vorherigen Version angelegt wurde:
Option 2
- Klicken Sie auf Drei-Punkte-Menü.
- Klicken Sie auf Versionsverlauf.
- Gehen Sie wie bei Option 1 beschrieben vor.
Neue Hauptversion definieren
Um einen besseren Überblick zu behalten, ist es unerlässlich, dass ein bestimmter Arbeitsstand mit einer neuen "Version" zur Verfügung steht. Da Actaport automatisch bei weiteren Bearbeitungen immer nur die Nachkommastelle anpasst, können Sie die Hauptversionsnummer selbst hochzählen:
Option 1
- Klicken Sie auf die Versionsnummer des Dokumentes:
- Klicken Sie oben auf Neue Version erstellen:
- Im Anschluss wird die Hauptversion automatisch hochgezählt. Hatte das Dokument vorher die Versionsnummer 1.1 gibt es nun die Versionsnummer 2.0.
Option 2
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü des Dokuments.
- Klicken Sie auf Versionsverlauf:
- Klicken Sie auch hier wie bei Option 2 auf Neue Version erstellen.
Hinweise
Farbe der Versionsnummer
- Wird die Versionsnummer in Schwarz dargestellt, so handelt es sich hierbei um die letzte und damit aktuellste Version dieses Dokuments.
- Wird die Versionsnummer in Rot dargestellt, so handelt es ich nicht um die aktuellste Version des Dokuments.
