Hier erhalten Sie einen Überblick darüber, wie das Mandanten-Portal aus Sicht Ihrer Mandanten / Aktenbeteiligten aussieht.
Wenn Sie das Mandanten-Portal selbst testen möchten, können Sie natürlich einen eigenen Kontakt in Actaport anlegen und diesen in einer Akte als Mandant / Sonstige Beteilgte hinterlegen. Bitte beachten Sie dabei unbedingt, dass eine andere E-Mail-Adresse als die, die Sie für die Anmeldung bei Actaport verwenden, genutzt wird. Grund dafür ist, dass die in Actaport genutzte Adresse bei uns als Adresse für einen Actaport-Benutzer geführt wird und somit nicht gleichzeitig ein Mandant / Sonstige Beteiligte sein kann.
E-Mail-Benachrichtigung nach Einrichtung des Mandanten-Portals
Im ersten Schritt erhält Ihr Mandant / Aktenbeteiligter eine E-Mail mit einem Link, über den er ein Passwort für seinen Zugang zum Mandanten-Portal festlegen kann:
Auch wenn Sie Ihrem Mandanten bzw. Aktenbeteilgten oder Aktenbeteiligten mehrere Akten freigeben, erhält er nur die eine E-Mail mit Zugangsdaten. Innerhalb des Mandanten-Portals hat er dann Zugriff auf die verschiedenen Akten.
Das Dashboard im Mandanten-Portal
An dieser Stelle sieht Ihr Mandant / Aktenbeteilgter:
- Ihr in den Einstellungen hinterlegtes Kanzlei-Logo.
- Ihre in den Einstellungen ausgewählten Adressdaten und hinterlegten Sprechzeiten.
- Ihr in den Einstellungen hinterlegtes Kanzlei-Porträt und das ausgewählte Theming.
- Alle Akten, die für diesen Mandanten bzw. Aktenbeteiligten freigegeben wurden.
- Eine Benachrichtigung, dass es noch ungelesene Nachrichten oder neue hochgeladene Dokumente gibt.
- Zugriff auf das Handbuch zur Nutzung des Mandanten-Portals.
- Die Möglichkeit, die Sprache des Mandanten-Portals auf Englisch umzustellen.
Die Aktenansicht im Mandanten-Portal
Sobald Ihr Mandant / Aktenbeteiligter mit Doppelklick auf einer der freigegebenen Akten klickt, sieht er Folgendes:
- Zurück zum aktenübergreifenden Dashboard.
- Zugriff auf Ihre Nachrichten und die Möglichkeit, eigene Nachrichten zu verfassen.
- Zugriff auf Ihre freigegebenen Dokumente und die Option, eigene hochzuladen.
- Das Aktenzeichen aus Actaport.
- Das in der Akte hinterlege Wegen.
- Die in der Akte hinterlegte Beschreibung.
- Die Daten des Standorts, der im Actaport-Benutzerprofil des Sachbearbeiters hinterlegt ist.
- Das hinterlegte Bild des Sachbearbeiters bzw. dessen Initialen (siehe: Actaport-Benutzerprofil bearbeiten).
- Die in der Akte hinterlegten Aktenbeteiligten.
Dokumente und Nachrichten empfangen und versenden
Im Bereich Postfach kann Ihr Mandant / Aktenbeteiligter Nachrichten mit oder ohne Anhang, die Sie ihm übermittelt haben, einsehen und darauf antworten:
Im Bereich Dateien sieht er alle Dokumente, die Sie über das Mandanten-Portal freigegeben haben und kann auch eigene Dokumente hochladen, die Sie dann im Mandanten-Portal in Actaport sehen:
