Der Arbeitsablauf des Posteingangs ist überwiegend an der analogen Welt angelehnt. Eingehende Nachrichten oder importierte Dateien aller Accounts kommen im zentralen Kanzleipostfach an. Dort kann sich eine Person um die Steuerung und Verteilung der Post/Nachrichten kümmern.
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Das Postfach erreichen Sie über:
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Was ist das Kanzleipostfach?
Das Kanzleipostfach ist im Grunde ein Live-Blick auf das Exchange-Postfach, sowie alle weiteren konfigurierten E-Mail- und beA-Konten. E-Mails und beA Nachrichten im Kanzleipostfach liegen noch nicht im Datensafe von Actaport; dafür müssen sie erst veraktet werden. Dieser Vorgang wird unten detailliert beschrieben.
Zusätzlich besteht im Kanzleipostfach die Möglichkeit, eigene Dateien (z. B. eingescannte Post oder Faxe) hochzuladen. Diese können dann ebenso einer Akte zugeordnet werden. Den Upload eines Dokuments führen Sie entweder per Drag & Drop direkt ins Kanzleipostfach oder über den einen der folgenden Buttons durch:
| Ohne Radialmenü oben links: | |
| Im Radialmenü unten rechts: |
Mehr zum Kanzleipostfach und eine bildliche Beschreibung finden Sie hier: Das Kanzleipostfach in Actaport.
Wer sieht was im Kanzleipostfach?
| E-Mails an die allgemeine Kanzleiadresse | Alle Actaport-Benutzer Ihrer Kanzlei |
| E-Mails an die einzelnen Exchange-Konten der Benutzer | Nur der jeweilige Benutzer, außer wenn anders eingestellt: Office-Postfachfreigaben übernehmen |
| E-Mails an eingebundene IMAP-Konten |
Alle Benutzer, die für das jeweilige Konto im Feld Im Kanzleipostfach einsehbar durch eingetragen wurden (siehe auch: Einbindung Ihrer E-Mail-Konten über IMAP) |
| beA Nachrichten | Nur der Besitzer des Postfachs, außer wenn anders eingestellt: beA Rechte für Mitarbeiter |
| Hochgeladene Dokumente (bspw. eingescannte Post und Faxe) | Alle Actaport-Benutzer Ihrer Kanzlei |
Eingehende Post verteilen und bearbeiten
- Öffnen Sie Ihr Kanzleipostfach. Die oberste Nachricht öffnet sich sogleich. Beachten Sie:
- Der Betreff der Nachricht wird oben angezeigt und kann manuell geändert werden (A).
- Klicken Sie auf das
rechts neben der Betreffzeile, um weitere Informationen einzublenden (B):
- Alle Anhänge werden unterhalb der Betreffzeile aufgeführt und werden Ihnen als PDF/A-Vorschau angezeigt, wenn Sie auf den Dateinamen klicken (C).
- Ordnen Sie die Nachricht einer Akte zu (D):
- Basierend auf dem Absender, dem Betreff und der Nachricht selbst macht Actaport einen Aktenvorschlag.
- Dieser kann überschrieben werden.
- Wenn kein Vorschlag gemacht wird, können Sie den Aktenbezug manuell herstellen.
- Wählen Sie einen Aktenordner aus (E), in dem die Nachricht abgespeichert werden soll
- Zur Verfügung stehen Ihnen alle in der Akte angelegten Ordner und Unterordner.
- Der Ordner Dokumente ist immer vorausgewählt, außer wenn Sie andere Einstellungen getroffen haben: Workflows für Eingangskanäle im Postfach.
- Wählen Sie einen Benutzer aus (F), dem die Nachricht zugeordnet werden soll:
- Voreingestellt ist immer die erste Assistenz der Akte, außer wenn Sie es anders veranlasst haben: Workflows für Eingangskanäle im Postfach.
- Dieser Benutzer kann dann beispielsweise aus der Nachricht ergebene Fristen und Aufgaben anlegen (siehe auch: Persönliches Benutzerpostfach).
- Klicken Sie auf
(Benutzer zuweisen) (G), um den Vorgang abzuschließen und die Nachricht vom Kanzlei- in das ausgewählte Benutzerpostfach zu verschieben.
Was passiert mit der Nachricht, nachdem sie einem Benutzer zugewiesen wurde?
Eine E-Mail, die einer Akte zugewiesen und zu einem Aktendokument geworden ist, wird auf dem Exchange-Server selbstverständlich nicht von Actaport gelöscht. Die E-Mail wird lediglich in den Unterordner Actaport verschoben, damit sie nicht mehr unnötig im Posteingang liegt. Mehr dazu können Sie im Artikel Der Ordner "Actaport" im Postfach nachlesen.
Genauso verhält es sich mit beA Nachrichten. Auch diese verbleiben in der beA Webanwendung, werden aber dort aus dem Posteingang in den Unterordner Actaport verschoben, welcher Ihnen angezeigt wird, wenn Sie auf den kleinen Pfeil neben Posteingang klicken:
Wo befindet sich die Nachricht in Actaport und meinem E-Mail-Client bzw. der beA Webanwendung?
| In Actaport | Im E-Mail-Client / im beA Webportal |
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Eingegangene, noch unbearbeitete Nachricht |
Im Kanzleipostfach |
Im Posteingang |
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Einer Akte und einem Benutzer zugewiesene Nachricht |
Im Benutzerpostfach und den Aktendokumenten |
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Eine final veraktete Nachricht |
In den Aktendokumenten |
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| Eine gelöschte Nachricht | Im Papierkorb | Im Papierkorb |
