Textbausteine können im Vorfeld angelegt werden, um regelmäßig wiederkehrende Texte bei Bedarf schnell in Ihre Schriftsätze, Rechnungen und E-Mails einzufügen. Wie das geht, erfahren Sie hier.
Voraussetzungen
Sie haben die Berechtigung Kanzleiverwaltung oder Admin-Rechte.
Schritte
| Textbausteine können in der Kanzleiverwaltung im Bereich Textbausteine angelegt werden. |  |
Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Textbaustein anzulegen:
- Legen Sie einen Ordner (A) an, um Ihre Textbausteine effizient und strukturiert abzulegen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Textbaustein anlegen (B).
- Geben Sie dem neuen Textbaustein einen Namen (C).
- Wählen Sie einen Ordner (D) aus, in dem der Textbaustein abgelegt werden soll.
- Geben Sie, wenn gewünscht, Tags (Schlagwörter) an (E), um die Suche nach Textbausteinen zu erleichtern.
Hinweise
Textbausteine für Notizen
Um Ihre Notizen effektiver zu erstellen und übersichtlicher zu gestalten, können Sie Textbausteine für Notizen anlegen, die Sie dann als Vorlage auswählen können. Mehr dazu hier: Vorlagen für Notizen.
Platzhalter
Auch Ihre Textbausteine können mit Platzhaltern ausgestattet werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei Notizvorlagen Platzhalter aus der Kategorie "Empfänger" beispielsweise wenig sinnvoll sind.
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf das Icon Platzhalter einfügen im Menüband oben:
- Es öffnet sich das Platzhaltermenü. Wählen Sie den richtigen Platzhalter aus der jeweiligen Kategorie aus:
- Fügen Sie den Platzhalter an der gewünschten Stelle ein, indem Sie auf das + Symbol rechts neben dem Platzhalter klicken:
To-do-Listen und Emojis oder andere farbliche Kodierungen
Um die Verteilung der Aufgaben übersichtlich zu strukturieren, die Wichtigkeit deutlich zu machen oder zusammengehörende Aufgabenkomplexe zu kategorisieren, können Sie To-do-Listen erstellen oder von Emojis Gebrauch machen:
To-do-Listen erstellen
- Klicken Sie im Menüband oben auf das Icon für die To-do-Liste:
- Es wird ein Kontrollkästchen eingefügt, dass direkt im Textbaustein oder nach Einfügen des Textbausteins abgehakt werden kann.
Emojis oder andere farbliche Kodierungen
- Für Windows-Nutzer: Rufen Sie das Emoji-Toolbar auf, indem Sie die Windows-Taste + Punkt drücken
- Für Apple-Nutzer: Drücken Sie Steuertaste (ctrl) + Befehlstaste (cmd) + Leertaste und treffen Sie Ihre Auswahl
Ein Textbaustein kann entsprechend bspw. wie folgt aussehen:
Ordner
- Genauso wie im Dokumentenbereich Ihrer Akte können Sie auch Unterordner erstellen.
Tags
- Wenn Sie über alle Textbausteine hinweg auf die gleiche Liste von Tags zugreifen möchten, können Sie diese Liste über das Stiftsymbol erstellen und anpassen:
Schriftart und -größe
- Textbausteine werden in der Schriftart angelegt, welche in Actaport im Bereich Einstellungen > Allgemein festgelegt wurde.
- Wenn gewünscht, kann die Schriftart (über das im Screenshot rot umrandete Icon) und die Schriftgröße (über das blau umrandete Icon) geändert werden:
Bilder
- Es ist nicht möglich, Bilder in Textbausteine einzufügen.
