Neben der Möglichkeit, neue Textbausteine anzulegen, können Sie auch Ihre bestehenden Textbausteine zur Verwendung in Actaport auch importieren. Diese können Sie dann in Ihre Schriftsätze, Rechnungen und E-Mails einzufügen. Wie das geht, erfahren Sie hier.
Voraussetzungen
Sie haben die Berechtigung Kanzleiverwaltung oder Admin-Rechte.
Schritte
Um Ihre Textbausteine zu importieren, gehe Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Kanzleiverwaltung > Textbausteine.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Textbausteine in Actaport importieren.
- Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Textbausteine hochladen (A).
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus und laden Sie diese hoch. Der erfolgreiche Upload wird Ihnen oben neben der Aktensuchleiste mit diesem Symbol bestätigt:
- Bevor Sie einen oder mehrere der hochgeladenen Textbausteine importieren können, muss ein Ordner ausgewählt werden. Klicken Sie dafür auf den Namen der Datei (B).
- Wählen Sie einen der bereits vorher von Ihnen erstellten Ordner aus (C). Bei Bedarf können Sie Tags hinzufügen, den Namen ändern und eine Beschreibung angeben. Den Text können Sie auch anders formatieren.
- Import der editierten Textbausteine:
a) Klicken Sie unten rechts auf Importieren. Der Textbaustein steht Ihnen jetzt zur Verwendung in Dokumenten und E-Mails zur Verfügung.
b) Um mehrere Textbausteine gleichzeitig zu importieren, klicken Sie erst auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen. Wählen Sie die Dateien aus, indem Sie im Kästchen davor den Haken setzen (D). Klicken Sie dann auf Textbausteine importieren (E).
Hinweise
Unterstützte Dateiformate
- Textdatei (.txt):
Die in den Einstellungen ausgewählte Standardschriftart wird für diese übernommen. - Markup-Datei (.html):
Formatierung und Schriftart der importieren Datei werden übernommen. - Rich-Text-Datei (.rtf):
Formatierung und Schriftart der importieren Datei werden übernommen.
Tags
- Wenn Sie über alle Textbausteine hinweg auf die gleiche Liste von Tags zugreifen möchten, können Sie diese Liste über das Stiftsymbol erstellen und anpassen:
Schriftart und -größe
- Textbausteine werden in der Schriftart angelegt, welche in Actaport im Bereich Einstellungen > Allgemein festgelegt wurde.
- Wenn gewünscht, kann die Schriftart über das im Screenshot rot umrandete Icon und die Schriftgröße über das blau umrandete Icon geändert werden:
Bilder
- Es ist nicht möglich, Bilder in Textbausteine einzufügen.
