Textbausteine können im Vorfeld angelegt werden, um regelmäßig wiederkehrende Texte bei Bedarf schnell in Ihre Schriftsätze, Rechnungen und E-Mails einzufügen. Wie das geht, erfahren Sie hier.
Voraussetzungen
Sie haben die Berechtigung Kanzleiverwaltung oder Admin-Rechte.
Schritte
Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Textbaustein anzulegen:
- Klicken Sie auf Menü > Kanzleiverwaltung > Textbausteine.
- Optional: Legen Sie einen Ordner an, um Ihre Textbausteine effizient und strukturiert abzulegen. Klicken Sie dafür auf Ordner anlegen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Textbaustein anlegen.
- Geben Sie dem neuen Textbaustein einen Namen.
- Wählen Sie einen Ordner aus, in dem der Textbaustein abgelegt werden soll.
- Geben Sie, wenn gewünscht, Tags (Schlagwörter) an, um die Suche nach Textbausteinen zu erleichtern.
- Füllen Sie bei Bedarf das Feld Beschreibung aus, damit Sie beim späteren Einfügen des Textbausteines wissen, um welchen Textbaustein es sich handelt:
- Fügen Sie im Feld Inhalt den eigentlichen Text des Textbausteines ein. Hier haben Sie eine Reihe von Optionen zur Auswahl, u. A.:
- Einfügen einer To-Do Liste
- Einfügen von Platzhaltern
- Einfügen von Bildern
- Einfügen einer To-Do Liste
Hinweise
Textbausteine für Notizen
Um Ihre Notizen effektiver zu erstellen und übersichtlicher zu gestalten, können Sie Textbausteine für Notizen anlegen, die Sie dann als Vorlage auswählen können. Mehr dazu hier: Vorlagen für Notizen.
Platzhalter einfügen
Auch Ihre Textbausteine können mit Platzhaltern ausgestattet werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei Notizvorlagen Platzhalter aus der Kategorie "Empfänger" beispielsweise wenig sinnvoll sind.
Bitte gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf das Icon Platzhalter einfügen im Menüband oben:
- Es öffnet sich das Platzhaltermenü. Wählen Sie den richtigen Platzhalter aus der jeweiligen Kategorie aus:
- Fügen Sie den Platzhalter an der gewünschten Stelle ein, indem Sie auf das + Symbol rechts neben dem Platzhalter klicken:
To-do-Listen und Emojis oder andere farbliche Kodierungen
Um die Verteilung der Aufgaben übersichtlich zu strukturieren, die Wichtigkeit deutlich zu machen oder zusammengehörende Aufgabenkomplexe zu kategorisieren, können Sie To-do-Listen erstellen oder von Emojis Gebrauch machen:
To-do-Listen erstellen
- Klicken Sie im Menüband oben auf das Icon für die To-do-Liste:
- Es wird ein Kontrollkästchen eingefügt, dass direkt im Textbaustein oder nach Einfügen des Textbausteins abgehakt werden kann.
Emojis oder andere farbliche Kodierungen
- Für Windows-Nutzer: Rufen Sie das Emoji-Toolbar auf, indem Sie die Windows-Taste + Punkt drücken
- Für Apple-Nutzer: Drücken Sie Steuertaste (ctrl) + Befehlstaste (cmd) + Leertaste und treffen Sie Ihre Auswahl
Ein Textbaustein kann entsprechend bspw. wie folgt aussehen:
Ordner
- Genauso wie im Dokumentenbereich Ihrer Akte können Sie auch Unterordner erstellen.
Tags
- Wenn Sie über alle Textbausteine hinweg auf die gleiche Liste von Tags zugreifen möchten, können Sie diese Liste über das Stiftsymbol erstellen und anpassen:
Schriftart und -größe
- Textbausteine werden in der Schriftart angelegt, welche in Actaport im Bereich Einstellungen > Allgemein festgelegt wurde.
- Wenn gewünscht, kann die Schriftart (über das im Screenshot rot umrandete Icon) und die Schriftgröße (über das blau umrandete Icon) geändert werden:
Bilder
Sie können Bilder sowohl über einen Link als auch per Upload von Ihrem Computer in Ihre Textbausteine einfügen:
- Klicken Sie auf das Bild einfügen-Icon:
- Ziehen Sie ein Bild in das kleine Fenster oder klicken Sie auf dieses, damit sich Ihr Laufwerk öffnet und Sie eine Auswahl treffen können:
-oder-
Klicken Sie auf das Link-Symbol und geben Sie dann die URL ein, die zum Bild führt. - Diese muss im Vorfeld auf der Webseite kopiert worden sein:
Bitte beachten Sie:
- Die maximale Größe der Bilder, die hochgeladen werden können, ist auf 750 KB pro Bild beschränkt.
- Abgesehen von den Bildformaten webp und heic gibt es keine Einschränkungen bezüglich des Dateiformats.
- Eine Anpassung der Bildergröße muss vor dem Upload in den Textbaustein und somit außerhalb von Actaport vorgenommen werden.
