Platzhalter lassen sich auch in einen Textbaustein einfügen. Somit können Sie längere Texte schnell mit den Daten der Akte in Dokumente und E-Mails einfügen.
Schritte
- Legen Sie einen Textbaustein an.
- Klicken Sie auf das Icon Platzhalter einfügen bei der initialen Erstellung oder bei der Bearbeitung des Textbausteins im Nachgang:
- Wählen Sie den gewünschten Platzhalter aus einer der angegebenen Kategorien.
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol rechts neben dem Platzhaltertitel, um den Platzhalter am gewünschten Platz einzufügen.
Wie Sie einen Textbaustein in einen Text einfügt, erfahren Sie hier: Textbausteine einfügen.
Hinweise
Textbausteine mit Platzhaltern können Sie in Vorlagen, Dokumenten, E-Mails und Notizen einfügen.
Verfassen von E-Mails
- Füllen Sie erst die Felder im obigen Teil des E-Mail-Formulars aus (Aktenbezug, Empfänger etc.).
- Sollten Sie bspw. den Aktenbezug erst nach Einfügen des Textbausteins herstellen, werden die Platzhalter nicht ausgefüllt, da Actaport zu dem Zeitpunkt noch nicht wissen kann, auf welche Informationen zugegriffen werden soll.
- Wenn Sie den Textbaustein einfügen und vor Versand eine die Platzhalter betreffende Änderung in der Akte machen, werden die Platzhalter nicht automatisch aktualisiert. Sie können den Text löschen und den Textbaustein erneut einfügen, oder aber die Änderung manuell vornehmen.
Formatieren
- Das Format der Platzhalter können Sie beim Erstellen oder nach dem Einfügen des Textbausteins anpassen. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie unter Hinweise hier: Textbausteine anlegen
