Sie haben in Actaport die Möglichkeit, einen oder mehrere Briefköpfe anzulegen. Bei der Erstellung Ihrer Schriftsätze und Rechnung wählen Sie dann den jeweiligen Briefkopf aus, welcher mit der Vorlage verknüpft werden soll.
Voraussetzungen
Sie haben die Berechtigung Kanzleiverwaltung oder Admin-Rechte.
Schritte
Einen bestehenden Briefkopf importieren
Wenn Sie Ihren vorhandenen Briefkopf in Actaport hochladen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Stellen Sie sicher, dass Ihnen der Briefkopf im docx-Format zur Verfügung steht.
- Öffnen Sie das Menü > Kanzleiverwaltung > Vorlagen.
- Ziehen Sie die Datei mit der Maus per Drag & Drop aus einem Ordner auf Ihrem Computer in Actaport herein.
-oder
Benutzen Sie den Upload-Pfeil oben rechts. - Klicken Sie nun auf das Drei-Punkte-Menü > Schlagworte und wählen Sie mindestens das Schlagwort Briefkopf-Vorlage aus, damit Sie anschließend bei der Dokumentenerstellung diese Datei als Briefkopf auswählen können.
Einen neuen Briefkopf erstellen
- Öffnen Sie das Menü > Kanzleiverwaltung > Vorlagen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage anlegen.
- Wählen Sie als Schlagwort unbedingt mindestens den Wert Briefkopf-Vorlagen aus, damit das Dokument als Briefkopf erkannt wird. Weitere Schlagworte können Sie optional hinterlegen.
- Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen.
- Klicken Sie auf Anlegen.
- Klicken Sie im sich öffnenden Textverarbeitungsprogramm mit Doppelklick auf den oberen Bereich des Dokumentes bzw. klicken Sie auf Einfügen > Kopf- und Fußzeile > Kopfzeile bearbeiten und öffnen Sie dadurch die Kopfzeile des Dokumentes.
- Wenn Ihr Briefkopf ausschließlich auf der ersten Seite sein soll, treffen Sie die Einstellung Erste Seite anders über das Menü an der rechten Seite:
- Fügen Sie etwaige Logos über Einfügen > Bild ein.
- Die Fußzeile lässt sich auch über Doppelklick oder Einfügen > Kopf- und Fußzeile > Fußzeile bearbeiten. An dieser Stelle können Sie bspw. auch die Seitenzahl einfügen lassen.
Eine Hilfe zur Nutzung des Textverarbeitungsprogramms finden Sie zudem jederzeit über Datei > Hilfe.
Notwendige Anpassungen im Briefkopf
Schlagwortauswahl
- Wie oben beschrieben, muss für die Nutzung des Dokuments als Briefkopf unbedingt das Schlagwort Briefkopf-Vorlagen hinterlegt sein. Das ausgewählte Schlagwort wird Ihnen in der Liste der Vorlagen auch entsprechend angezeigt:
- Wie Sie nach Schlagworten filtern können, erfahren Sie hier:
Platzhalter einfügen
Auch wenn es im Briefkopf um keinen inhaltlichen Vorlagen geht, benötigen Sie einen Platzhalter in Ihrer Briefvorlage. Gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Klicken Sie auf das Stift-Icon rechts, damit sich das Textverarbeitungsprogramm öffnet.
- Klicken Sie in der Funktionsleiste oben auf Plugins > Platzhalter:
- In der Kategorie Inhaltsvorlage ganz unten gibt es nur einen Platzhalter namens :include subtemplate. Setzen Sie Ihren Cursor an die Stelle, an der die Inhaltsvorlage eingefügt werden soll und klicken Sie an dieser Stelle auf Übernehmen:
Formatierung Ihrer Bilddateien
Gegebenenfalls sind Anpassungen notwendig, damit Ihr Logo und andere Bilddateien in der Vorschau von Actaport richtig dargestellt werden können. Wie Sie dabei vorgehen, können Sie hier nachlesen.