Rechnungsvorlage erstellen

Damit Sie Rechnungen erstellen können, benötigen Sie mindestens eine Rechnungsvorlage. Nachfolgend erfahren Sie, was es bei der Anlage der Rechnungsvorlage zu beachten gibt.

Voraussetzungen

Sie haben die Berechtigung Kanzleiverwaltung oder Admin-Rechte.

Schritte

Eine bestehende Rechnungsvorlage importieren

Wenn Sie Ihren vorhandenen Briefkopf in Actaport hochladen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. 1. Stellen Sie sicher, dass Ihnen die Vorlage im docx-Format zur Verfügung steht.
   2. Ziehen Sie die Datei mit der Maus per Drag & Drop aus einem Ordner auf Ihrem Computer in Actaport herein.
      -oder
      Benutzen Sie den Upload-Pfeil oben rechts.
   3. Klicken Sie nun auf das Drei-Punkte-Menü > Schlagworte und wählen Sie mindestens das Schlagwort Rechnungen aus, damit Sie anschließend bei der Rechnungserstellung diese Datei als Vorlage auswählen können.

Eine neue Vorlage erstellen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage anlegen.
2. Wählen Sie als Schlagwort unbedingt mindestens den Wert Rechnungen aus, damit das Dokument als Rechnungsvorlage erkannt wird. Weitere Schlagworte können Sie optional hinterlegen.
3. Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen.
4. Klicken Sie auf Anlegen.

Notwendige Anpassungen

Schlagwortauswahl

• Wie oben beschrieben, muss für die Nutzung des Dokuments als Rechnungsvorlage unbedingt das Schlagwort Rechnungen hinterlegt sein. Das ausgewählte Schlagwort wird Ihnen in der Liste der Vorlagen auch entsprechend angezeigt:
  
• Wie Sie nach Schlagworten filtern können, erfahren Sie hier:
  • Filtern in der Vorlagenliste
  • Filtern bei Erstellung eines Dokuments

Platzhalter einfügen

In der Platzhalterkategorie Rechnungen finden Sie eine Reihe an Platzhaltern, die Sie in Ihre Rechnungsvorlage(n) einfügen können. Am wichtigsten ist jedoch der Platzhalter {{~~Rechnungssumme}}, über welchen der Rechnungsblock selbst eingefügt wird. Um diesen und andere einzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Stift-Icon rechts, damit sich das Textverarbeitungsprogramm öffnet.
2. Klicken Sie in der Funktionsleiste oben auf Plugins > Platzhalter:
   
3. In der Kategorie Rechnung stehen Ihnen einige Platzhalter zur Verfügung. Setzen Sie Ihren Cursor an die Stelle, an der der jeweilige Platzhalter eingefügt werden, treffen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie an dieser Stelle auf Apply:
   
4. Wie Sie Platzhalter darüber hinaus formatieren, können Sie hier nachlesen.