In Actaport können Sie festlegen, ob Dokumente unkommentiert oder mit einer Nachricht an Ihren Mandanten oder sonstige Beteiligte übermitteln möchten. In beiden Fällen wird er per E-Mail informiert und kann sie über das Mandanten-Portal abrufen.
An dieser Stelle haben wir beschrieben, wie Sie Dokumente zur Verfügung stellen.
Voraussetzungen
- Sie haben die Berechtigung Mandantenportal.
- Sie haben Zugriff auf die Akte: Aktenzugriff beschränken.
- Sie sind entweder Sachbearbeiter oder Assistenz der Akte.
Ausschließlich Dokumente übermitteln
Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie den Reiter Dokumente der Akte, in der ein Mandanten-Portal angelegt wurde.
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus, indem Sie das Kästchen links neben dem Dokumentennamen anklicken:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Mandanten-Portal > Ohne Nachricht:
- Wie Sie Dateien mit Nachrichten übermitteln, erfahren Sie weiter unten.
- Wenn Sie die Schaltfläche nicht sehen, ist die Aktion über das Drei-Punkte-Menü oben links aufrufbar. Siehe: Schaltflächenleiste personalisieren.
- Wählen Sie einen Mandanten oder sonstigen Beteiligten aus, sofern es mehrere Mandanten / sontsige Betiligte mit Zugriff auf das Mandanten-Portal gibt.
- Wählen Sie nun den Ordner aus, in den das Dokument oder die Dokumente hochgeladen werden sollen:
- Klicken Sie auf Freigeben.
Selbstverständlich können Sie einzelne Dokumente auch über das Drei-Punkte-Menü im Dokumentenreiter freigeben:
Es kann einen Moment dauern, bis Sie selbst die Dokumente im Mandanten-Portal der Akte sehen können. Dort finden Sie sie im ausgewählten Ordner des Reiters Dokumente:
Ihr Mandant / Beteiligter bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, dass neue Dokumente vorliegen und kann diese über einen Link abrufen. Dabei können Sie einsehen, wann die Dokumente hochgeladen wurden (Datum und Uhrzeit) in chronologisch aufsteigender Reihenfolge (von alt zu neu).
Im Reiter Dokumente der Akte können Sie auch jederzeit sehen, welche Dateien über das Mandanten-Portal geteilt wurden:
Dokumente und Nachrichten übermitteln
Gehen Sie vor, wie oben in Schritt 1 und 2 beschrieben. Anschließend folgen Sie bitte diesen Schritten:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Mandanten-Portal > Mit Nachricht:
Wenn Sie die Schaltfläche nicht sehen, ist die Aktion über das Drei-Punkte-Menü oben links aufrufbar. Siehe: Schaltflächenleiste personalisieren. - In der sich öffnenden Maske des Postfachs, wählen Sie einen Mandanten / Beteiligten, sofern es mehrere Mandanten/Beteiligte mit Zugriff auf das Mandanten-Portal gibt, und den Kanal aus, in den das Dokument oder die Dokumente hochgeladen werden sollen:
- Fügen Sie eine Nachricht hinzu.
- Klicken Sie auf Senden.
- Wie bei allen Kommunikationskanälen erhalten Sie bei erfolgreicher Übermittlung eine grüne Bestätigung:
Selbstverständlich können Sie einzelne Dokumente auch über das Drei-Punkte-Menü im Dokumentenreiter freigeben:
Es kann einen Moment dauern, bis Sie selbst die Dokumente im Mandanten-Portal der Akte sehen können. Dort finden Sie Ihre Nachrichten im ausgewählten Kanal des Reiters Nachrichten:
Ihr Mandant /Betiligter bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, dass neue Nachrichten vorliegen und kann diese über einen Link abrufen.
Ausschließlich Nachrichten übermitteln
- Rufen Sie das Mandanten-Portal über die Aktenübersicht auf.
- Wechseln Sie in den Reiter Nachrichten und klicken Sie auf bei einem leeren Chat-Verlauf auf Neue Nachricht bzw. bei bestehender Kommunikation auf Antworten.
- Schreiben Sie Ihre Nachricht in das sich öffnende Fenster und klicken Sie auf Senden.
- Die Übermittlung Ihrer Nachricht wird mit einer grünen Benachrichtigung bestätigt. Damit Sie die Nachricht auch in Ihrem eigenen Mandanten-Portal sehen können, laden Sie dies bitte über die Pfeile unten rechts noch einmal:
Ihr Mandant / Beteiligter bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung, dass neue Nachrichten vorliegen und kann diese über einen Link abrufen.
Freigabe beenden
Geteilte Dokumente können jederzeit über den Bereich Mandanten-Portal der Aktenübersicht aufgerufen werden. Wenn gewünscht, kann die Freigabe einzelner Dokumente, die Sie hochgeladen haben, auch jederzeit beendet werden:
Dies ist nur möglich, wenn Dateien ohne Nachrichten, d.h. über den Reiter Dokumente, geteilt wurden.
