Höheren Vorschuss mit Endabrechnung verrechnen

Sie haben eine Vorschussrechnung erstellt, die Ihr Mandant beglichen hat. Letztendlich ist die Endabrechnung jedoch geringer, als der Betrag, den Ihnen Ihr Mandant bereits überwiesen hat.

Vorgehensweise an einem fiktiven Beispiel:

1. Sie erstellen eine Vorschussrechnung über 600,00€. Inklusive Umsatzsteuer beträgt der Rechnungsbetrag nun 714,00€:
   
   
   
   
   
   
2. Ihr Mandant überweist Ihnen 714,00€ und Sie halten dies in Actaport nach, indem Sie den Geldeingang buchen
   
   
   
   
3. (Optional) Sie erstellen eine Zwischenrechnung über einen Netto-Betrag von 250,00€. Inklusive Umsatzsteuer, aber ohne Abzug des Vorschusses, beträgt die Rechnungssumme 297,50€. Bei der Rechnungserstellung klicken Sie dafür das Kästchen ganz unten bei Allgemeines an
   
   
   
   Der Vorschuss wird dabei bei der Berechnung der Rechnungssumme berücksichtigt. Die Summe der Zwischenrechnung ist somit 0,00€. Die verbleibenden 416,50€ (714,00€ aus dem Vorschuss - 297,50€ aus der Zwischenrechnung) aus dem Vorschuss werden in diesem Schritt nicht ausgewiesen:
   
   
   
   
4. Sie erstellen eine Endabrechnung über 270,00€. Inklusive Umsatzsteuer, aber ohne Abzug des Vorschusses, beträgt die Rechnungssumme 321,30€. Bei der Rechnungserstellung klicken Sie dafür wie in Schritt 2 das Kästchen ganz unten bei Allgemeines an.
   
   Der noch ausstehende Vorschuss wird hier komplett berücksichtigt. Die Gesamtsumme der Endabrechnung ist in diesem Fall -95,20€ (297,50€ aus der Zwischenrechnung + 321,30€ aus der Endabrechnung - 714,00€ aus dem Vorschuss).
   
   
   
   

   Hinweis:

   Was die Verrechnung eines Vorschusses anbelangt, ist der wesentliche Unterschied zwischen Zwischenrechnung und Endabrechnung, dass die Gesamtsumme bei der Zwischenrechnung nie ein negativer Betrag sein wird. Hintergrund ist, dass der verbleibende Vorschuss noch bei einer Endabrechnung verrechnet werden kann und so dem Mandanten nicht als auszuzahlendes Guthaben angezeigt werden soll.

   
   
   
5. Der Nettobetrag wird Ihnen nun im Aktenkonto separat mit dem Status überbezahlt angezeigt:
   
   
   
   Sie haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten, was dieses Guthaben angeht:
   
   
   1. 1. Wenn es sich um kleine Beträge handelt (bspw. ein Zahlendreher des Mandanten: statt 112,69€ hat er 112,96€ überwiesen), können Sie das Geld nach Absprache mit dem Mandanten einfach ausbuchen und den Betrag somit vereinnahmen:
         
         
         
         
      2. Über die Schaltfläche Guthaben auszahlen überweisen Sie das Geld zurück an Ihren Mandanten:
         
         
         
         Wenn Sie das Radial-Menü statt der Schaltflächen benutzen, finden Sie die Option unten rechts, indem Sie auf das Kontext-Menü klicken.