Im letzten Schritt der Rechnungserstellung kann diese zusätzlich im Dokumentenbereich der Akte gespeichert werden. Andernfalls können Sie diesen Schritt auch im Nachgang über den Bereich Rechnungen durchführen. So können Sie nach Erstellung der Rechnung noch kosmetische Änderungen vornehmen.
Schritte
Speicherung während Rechnungserstellung
- Setzen Sie im letzten Schritt der Rechnungserstellung das Häkchen vor Für die Rechnung den Status "fakturiert" setzen (A).
- Kreuzen Sie Zusätzlich in die Aktendokumente speichern an (B).
- Es öffnet sich eine Aufklappliste der Ordner und Unterordner, die Sie für die Akte erstellt haben. Wählen Sie den Ordner aus, in dem die Datei gespeichert werden soll (C).
- Wählen Sie als gewünschtes Dateiformat editierbares DOCX aus (D):
- Schließen Sie die Rechnungserstellung ab, indem Sie auf Fertig klicken.
- Rufen Sie das Rechnungsdokument im Dokumentenordner der Akte aus und öffnen Sie es über das Stift-Icon zur weiteren Bearbeitung.
- Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen vor.
Speicherung nach abgeschlossener Rechnungserstellung
Auch wenn die Rechnungserstellung bereits abgeschlossen wurde, können Sie das Dokument im Nachgang immer noch zur weiteren Bearbeitung speichern:
- Stellen Sie sicher, dass die Rechnung im Aktenkonto den Status fakturiert hat.
Öffnen Sie dafür das Aktenkonto, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü ganz rechts und wählen Sie Status "fakturiert" setzen aus. - Öffnen Sie nun das Menü und dann den Bereich Rechnungen.
- Suchen Sie die Rechnung, ggf. mithilfe des Filters.
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü ganz rechts.
- Klicken Sie auf In Aktendokumenten speichern.
- Wählen Sie als Format Microsoft Word (.docx) aus:
- Rufen Sie das Rechnungsdokument im Dokumentenordner der Akte aus und öffnen Sie es über das Stift-Icon zur weiteren Bearbeitung.
- Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen vor.
Hinweise
Speicherung der Rechnung als Entwurf
Wenn Sie die Rechnung im letzten Schritt der Rechnung als Entwurf speichern, indem Sie unten rechts auf Fertig klicken, können Sie den Rechnungsinhalt selbst anpassen und Vergütungspositionen entfernen oder hinzufügen. Um kosmetische Änderungen im Nachgang vorzunehmen, muss die Rechnung jedoch den Status fakturiert haben.
Speicherung des Originaldokuments im Rechnungsbuch
Bei der Erstellung eines editierbaren Rechnungsdokuments erhalten Sie folgenden Hinweis:
Sollten Sie Änderungen vornehmen und im Anschluss das im Rechnungsbuch gespeicherte Dokument verschicken, erhält der Empfänger somit die Originaldatei ohne Ihre Änderungen.
