Die Rechnungsnummer wird bei Erstellung der Rechnung vom System vergeben. Sie ist fünfstellig und folgt somit dem Muster XXXXX/YY (bspw. 00143/22). Sie können in den Einstellungen für Ihre Kanzlei definieren, welche Nummer die nächste Rechnung, die Sie mit Actaport erstellen, haben soll.
Diese Einstellungen können Sie auch für Aktennummern festlegen. Mehr dazu erfahren Sie hier: Aktennummer.
Voraussetzungen
Sie haben entweder Admin-Rechte oder die Berechtigung Kanzleieinstellungen.
Schritte
Beachten Sie bitte auch unbedingt unsere Hinweise weiter unten!
- Rufen Sie über das Menü links die Einstellungen auf.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnung.
- Sie können nun die Rechnungsnummer für das aktuelle oder das kommende Jahr festlegen:
Für das aktuelle Jahr:
Ihnen wird angezeigt, welche Nummer die nächste Rechnung haben wird, wenn Sie keine Änderungen vornehmen. Erhöhen Sie diese Nummer gemäß Ihren Wünschen:
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Für das kommende Jahr:
Wenn Sie keine Änderungen vornehmen, hat die erste Rechnung des nächsten Jahres die Nummer 00001/YY. Ändern Sie diese Nummer gemäß Ihren Wünschen. -
Speichern Sie Ihre Änderungen.
Hinweise
Änderung der Rechnungsnummer für das aktuelle Jahr
Im obigen Beispiel hätte die nächste Rechnung, die nach der Speicherung angelegt wird, die Nummer 144/22. Das heißt:
- Es gibt bereits Rechnungen mit den Nummern 00001/22 bis 00004/22. Deren Rechnungsnummern bleiben unberührt.
- Es gibt keine Rechnungen mit den Nummern 00005/22 bis 00143/22.
Wichtig: Sobald Sie die Rechnung mit der Nummer 144/22 erstellt haben, können Sie die Einstellung nicht rückgängig machen! Die aktuelle Rechnungsnummer lässt sich ausschließlich hochstellen.
Änderung der Rechnungsnummer für das kommende Jahr
- Die Rechnungsnummer für das kommende Jahr kann, sofern noch keine Rechnungsnummer mit höherer Zahl existiert, beliebig hoch- und runtergesetzt werden.
- Die Einstellung für das kommende Jahr ist wiederkehrend. Das heißt, dass im Jahr danach auch wieder mit dieser Rechnungsnummer anfangen wird, wenn Sie keine Änderung vornehmen. Hier ein Beispiel:
- Sie legen im Jahr 2022 für das Jahr 2023 fest, dass die erste Rechnung die Nummer 00500/23 haben soll und speichern diese Einstellung.
- Im neuen Jahr hat die erste Rechnung, die Sie erstellen, die Rechnungsnummer 00500/23.
- Sie öffnen erneut die Einstellungen. Dort steht nun:
Aktuelle Rechnungsnummer: 00501/23
Ab kommendem Jahr: 00500/24
- Sie legen im Jahr 2022 für das Jahr 2023 fest, dass die erste Rechnung die Nummer 00500/23 haben soll und speichern diese Einstellung.
Zurücksetzen der Rechnungsnummer
Bitte beachten Sie, dass die Rechnungsnummer nicht zurückgesetzt werden kann, wenn sie einmal in den Einstellungen hochgesetzt wurde!