Über Ihre installierte Outlook-App oder die online verfügbare Version können Sie nicht nur empfangene E-Mails samt Anhängen in Ihren Akten speichern, sondern auch beim Verfassen einer E-Mail unkompliziert auf Ihre in Actaport gespeicherten Dateien und Kontaktdaten zugreifen.
Voraussetzungen
- Das Outlook-Add-In steht Ihnen ausschließlich im Rahmen einer Actaport Professional Lizenz zur Verfügung.
- Zur Nutzung des Add-Ins ist es erforderlich, dass Sie Ihre Domain integriert haben. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse per IMAP oder über ein anderes Office Konto in Outlook eingebunden haben, können Sie hier das Add-In leider nicht verwenden.
Schritte
- Öffnen Sie eine neue E-Mail oder antworten Sie auf eine, die Sie erhalten haben.
- Klicken Sie auf das Icon für das Outlook-Add-In:
Im installierten Outlook befindet sich das Icon sowohl bei Windows als auch auf Mac Rechnern in der Leiste oben:
In der Outlook-Webversion finden Sie das Icon hingegen unten auf der Ebene des Senden-Knopfes: - Stellen Sie die Aktenverknüpfung her, indem Sie nach Aktennummer, Aktenbezeichnung oder Wegen suchen:
- Wählen Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen aus:
Genauso wie in Actaport werden Ihnen an dieser Stelle alle Aktenbeteiligten angezeigt, für die Sie im Kontakt eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben. - Setzen Sie, wenn gewünscht, weitere Empfänger ins CC oder BCC, indem Sie auf den Button klicken.
- Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie als Anhang versenden möchten. Die Dokumente werden genauso wie in Actaport nach Aktenordnern sortiert angezeigt:
- Legen Sie fest, in welchem Format Sie Ihre Dokumente verschicken möchten. Genauso wie in Actaport selbst haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Sie legen ein einheitliches Format für alle Dateien fest:
- Sie bestimmen für einzelne Dateien, ob das Dateiformat von dem in Actaport gespeichertem abweichen soll, indem Sie auf den Dateinamen oder das Stift-Icon klicken. In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie dann auf den den Pfeil, um eine Auswahl zu treffen:
- Sie legen ein einheitliches Format für alle Dateien fest:
- Falls Sie Ihre Anhänge umbenennen möchten, klicken Sie auf den Dateinamen und dann das Stift-Icon. Bestätigen Sie Ihre Änderungen über das Häkchen-Icon und klicken Sie dann auf Übernehmen:
- Klicken Sie auf Übernehmen, damit diese Informationen und Dateien in die E-Mail eingefügt werden:
Hinweise
Tipp
Im installierten Outlook haben Sie die Möglichkeit, das Fenster mit dem Add-In breiter zu ziehen, so dass die Dateinamen in Gänze sehen können.
Hinzufügen weiterer E-Mail-Empfänger
Sie können weitere Empfänger sowohl vor als auch nach der Benutzung des Outlook-Add-Ins einfügen.
Hinzufügen weiterer Anhänge
Dateien, die Sie nicht in der Akte gespeichert haben, können Sie sowohl vor als auch nach der Benutzung des Add-Ins einfach per Drag & Drop in das E-Mail-Fenster ziehen.
Speichern der gesendeten E-Mail in der Akte
Auch wenn Sie die automatische Speicherung Ihrer gesendeten E-Mails in einem bestimmten Aktenordner ausgewählt haben, werden über Outlook versendete E-Mails nicht in den Aktendokumenten gespeichert!
Sie finden Ihre E-Mail im Gesendet-Ordner des Kanzleipostfaches und können sie von dort in einer Akte und einem Ordner speichern (siehe: Gesendete E-Mails zur Akte speichern).