Wird eine Nachricht aus dem Kanzleipostfach in Actaport in einer Akte gespeichert und im gleichen Schritt einem Benutzer zugewiesen, so wird diese Nachricht im Kanzleipostfach entfernt. Actaport löscht jedoch keine E-Mails oder beA Nachrichten (es sei denn der Benutzer löscht diese) und verschiebt sie lediglich in einen anderen Ordner.
Schritte
- Wählen Sie eine Akte und einen Aktenordner aus, in dem die E-Mail oder die beA Nachricht abgespeichert werden soll. Im gleichen Schritt wählen Sie einen Benutzer aus, dem die Nachricht zugewiesen werden soll, und bestätigen dies über das Zuweise-Icon ganz rechts:
E-Mails können Sie im Anschluss an eine Domainintegration auch über das Outlook Add-In verakten. - Die Nachricht wird fortan im Kanzleipostfach nicht mehr angezeigt und ist stattdessen im persönlichen Postfach des Benutzers zu finden, dem sie zugewiesen wurde. Gleichzeitig ist die Nachricht in den Aktendokumenten bereits auffindbar.
- In Outlook oder einem anderen E-Mail-Client wird die Nachricht vom Posteingang in einen automatisch angelegten Ordner Actaport verschoben:
Auch in der beA Webanwendung ist die Nachricht nach der Veraktung nicht mehr im Posteingang aufzufinden und liegt stattdessen im automatisch angelegten Unterordner Actaport. Dieser wird eingeblendet, wenn Sie links neben Posteingang auf das kleine Pfeil-Icon klicken: - Wenn die E-Mail oder die beA Nachricht aus dem Benutzerpostfach von Actaport final zur Akte abspeichern oder einem weiteren Benutzer zuweisen, bleibt sie in diesem (Unter)Ordner bestehen.
Löschen Sie die Nachricht hingegen im Benutzerpostfach, wird sie auch im E-Mail-Client bzw. im beA Webportal in den Papierkorb verschoben.
Hinweise
Den Ordner Actaport gibt es bereits im E-Mail-Client
Sollte der Ordner Actaport bereits für das E-Mail-Postfach erstellt worden sein, damit dort beispielsweise Rechnungen der Software abgelegt werden können, findet Actaport diesen. Entsprechend werden alle verakteten E-Mails automatisch in diesen Ordner verschoben – unabhängig davon, an welcher Stelle er sich in Ihrer Ordnerstruktur befindet.
Der Vorteil für Sie:
Actaport findet den Ordner auch, wenn Sie ihn bspw. als Unterordner und somit an anderer Stelle anlegen. Falls nicht, wird der Ordner einfach neu erstellt.
Beispiele für den Actaport-Ordner:
- "\Posteingang\Actaport": der Standard-Ort für diesen Ordner
- "\Posteingang\Meine Ablage\Actaport": würde von Actaport gefunden werden
- "\Posteingang\Actaport Rechnungen": würde von Actaport nicht gefunden werden und der Ordner für die Ablage der E-Mails neu erstellt werden
Sollten Sie also in der obersten Struktur Actaport nicht finden, haben Sie diesen Ordner vermutlich verschoben oder bereits per Hand selbst an einer anderen Stelle angelegt.
