Wird eine Email aus dem Kanzleipostfach in ACTAPORT einem Benutzer bzw. einer Akte zugewiesen, so wird diese Email im Kanzleipostfach entfernt. ACTAPORT löscht jedoch keine Email (es sei denn der Benutzer löscht diese), sie wird lediglich in einen anderen Ordner verschoben.
Dazu erstellt ACTAPORT in Ihrem Postfach (auf dem Exchange Server) einen Ordner namens "Actaport" direkt in der obersten Ordnerstruktur. In diesen werden alle Emails verschoben, die in ACTAPORT zugewiesen wurden. Somit ist jede Email im Original weiterhin für Sie verfügbar.
Haben Sie selbst bereits einen Ordner "Actaport" in Ihrer Postfachstruktur erstellt, indem Sie beispielsweise Rechnungen der Software ablegen, findet ACTAPORT diesen bereits angelegten Ordner und verschiebt die Emails in diesen - unabhängig davon, an welcher Stelle er sich in Ihrer Struktur befindet.
Der Vorteil für Sie: Sie können diesen Ordner auch an eine andere Stelle verschieben, ACTAPORT würde diesen für die Email-Ablage trotzdem finden. Wenn nicht wird dieser einfach neu erstellt. Der Ordner muss dabei jedoch "Actaport" heißen.
Beispiele für den ACTAPORT-Ordner:
- "\Posteingang\Actaport": der Standard-Ort für diesen Ordner
- "\Posteingang\Meine Ablage\Actaport": würde von ACTAPORT gefunden werden
- "\Posteingang\Actaport Rechnungen": würde von ACTAPORT nicht gefunden werden und der Ordner für die Ablage der Emails würde neu erstellt werden
Sollten Sie also in der obersten Struktur "Actaport" nicht finden, haben Sie diesen Ordner vermutlich verschoben oder bereits per Hand selbst an einer anderen Stelle angelegt.