Mit dem in Outlook integrierten Add-In als Bestandteil der Actaport 365 Outlook Integration haben Sie die Möglichkeit, E-Mails inklusive eventueller Anhänge direkt aus einem installierten Outlook oder aus Outlook Online mit einer Akte zu verknüpfen ("verakten"), wie Sie es bereits aus dem Actaport Postfach gewohnt sind.
Wie Sie E-Mails aus Outlook schreiben und dabei auf Ihre in Actaport gespeicherten Kontakte und Dokumente zugreifen, erfahren Sie hier: Das Outlook-Add-In: E-Mails versenden.
Voraussetzungen
- Das Outlook-Add-In steht Ihnen ausschließlich im Rahmen einer Actaport Professional Lizenz zur Verfügung.
- Zur Nutzung des Add-Ins ist es erforderlich, dass Sie Ihre Domain integriert haben. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse per IMAP oder über ein anderes Office Konto in Outlook eingebunden haben, können Sie hier das Add-In leider nicht verwenden.
Schritte
Um eine solche Verknüpfung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor (exemplarisch erklärt an Outlook Online):
- Öffnen Sie wie gewohnt Ihren Posteingang in Outlook und hier die E-Mail, die Sie mit einer Akte verknüpfen möchten.
- Klicken Sie oben rechts aus das Actaport-Icon:
Sollte Ihnen dies einmal nicht angezeigt werden, wählen Sie bitte die Funktion Weitere Aktionen über die drei Punkte aus und klicken dort auf Actaport:
- Im nächsten Schritt öffnet sich das Add-In in einem separaten Bereich, hier können Sie nun - wie in Actaport - die Verknüpfung vornehmen:
- Der Name des Aktendokuments wird Ihnen bereits anhand des Betreffs vorgeschlagen. Dieser kann aber von Ihnen individuell geändert werden. Anhänge, wie etwa PDF-Dokumente, werden Ihnen auch im Add-In rechts angezeigt und können auch umbenannt werden.
- Wählen Sie die Akte selbst aus. Dies erfolgt wie in Actaport über eine integrierte Suchfunktion, so dass Sie auch hier die gewohnten Suchkriterien nutzen können.
- Nach der Auswahl der Akte werden Ihnen -- sofern Sie die Funktion in Actaport nutzen -- bereits der Ordner sowie der Benutzer vorgeschlagen. Diese können Sie aber jederzeit selbst auswählen bzw. ändern.
- Klicken Sie unten rechts auf Zur Akte speichern. Die E-Mail finden Sie nun äquivalent zur bisherigen Arbeitsweise nicht mehr im Posteingang des Outlooks sondern:
- In Outlook im Unterordner Actaport,
- In der ausgewählten Akte,
- Im Benutzerpostfach des Benutzers, dem Sie die E-Mail zugewiesen haben.
Hinweise
E-Mail wurde bereits veraktet
Haben Sie eine E-Mail bereits mit einer Akte verknüpft und möchten diese nun versehentlich erneut verknüpfen, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis im Add-In. Hierbei ist es unerheblich, ob diese Verknüpfung mit dem Add-In oder in Actaport durchgeführt wurde:
Verakten einer E-Mail aus einem Unterordner
Befinden Sie sich in einem Unterordner, aus dem heraus eine Verknüpfung mit einer Akte nicht möglich ist, wird Ihnen das Add-In im Menü nicht angezeigt. Möchten Sie diese E-Mail dennoch mit einer Akte verknüpfen, so verschieben Sie diese einfach in den Posteingang zurück.
Fehlermeldung beim Aufrufen des Add-Ins
Beim Klicken auf das Add-In-Icon kann es unter Umständen zu folgender Fehlermeldung kommen:
Dieser Fehler tritt beim Verakten von E-Mails an Ihre Kanzleiadresse auf Macs auf, wenn diese Adresse als eigenes Konto statt als Postfach eingebunden wurde. Dies erkennen Sie daran, dass Ihnen die Kanzleiadresse in den Outlook-Einstellungen > Konto als eigener Eintrag angezeigt wird:
Bitte entfernen Sie die Kanzleiadresse in Outlook und fügen Sie sie erneut wie in diesem Actahelp-Beitrag beschrieben hinzu.
