Zeiten auf eine Akte zu buchen ist ein monetär wichtiger, aber häufig unliebsamer administrativer Schritt. Wir zeigen Ihnen deshalb heute, wie Sie das Zeitenerfassen in Actaport so optimieren, dass Sie am Tagesende mit nur wenigen Klicks ihre Aktivitäten des Tages in den Stundenzettel der entsprechenden Akte übertragen können.
Schritt 1: Lassen Sie Ihren Terminkalender für sich arbeiten
Nutzen Sie Ihren Terminkalender, um Ihren Tag zu strukturieren und Zeiten für die Vorbereitung von Gerichtsterminen oder Fokuszeiten zu blockieren. Dies ermöglicht Ihnen nicht nur, feste Zeitslots für bestimmte Aufgaben zu reservieren, sondern sie schaffen so gleichzeitig die Datengrundlage für das alltägliche Stundenerfassen. Sie sparen also Zeit und Klicks beim nachträglichen Erfassen der Zeiten. Gehen Sie dazu in ,,Auswertungen" und rufen dort die Funktion ,,Zeiten buchen" auf. Im Widget ,,Vorschlage" werden Ihnen alle Termine des ausgewählten Zeitraums aufgelistet. Mit nur einem Klick fügen Sie die terminlich festgehaltenen Zeiten dem Stundenzettel der jeweiligen Akte hinzu.
Schritt 2: Nutzen Sie Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
Zusätzlich können Sie Aufgaben, Fristen oder Wiedervorlagen nutzen, um nachzuvollziehen, was Sie am jeweiligen Tag alles erledigt haben und dies als Grundlage für das Zeitenbuchen verwenden. Um den Überblick über alle erledigten Aufgaben des Tages zu erhalten, erstellen Sie sich einen Filter in der Aufgaben- oder Fristenliste. Öffnen Sie dazu den Filter im Expertenmodus in der Aufgabenliste und wählen Sie als Filterkriterien die folgenden aus: ,,Meine Aufgaben", ,,Status" ,,erledigt" und ,,Fälligkeit" ,,heute". Speichern Sie sich diesen Filter ab, um ihn immer mit nur einem Klick verfügbar zu haben. Wenn Sie abends Zeiten buchen wollen, können Sie mit einem Blick auf den gespeicherten Filter sehen, in welchen Akten Sie an diesem Tag Aufgaben abgearbeitet haben. Das gleiche Vorgehen bietet sich auch für Wiedervorlagen oder Fristen an. Alternativ sehen Sie im Bereich ,,Auswertungen" ,,Zeiten buchen" im Widget ,,Vorschlage" unter ,,Aktivitäten" jegliche von Ihnen vorgenommene Aktion in einer Akte.
Schritt 3: Lassen Sie die Stoppuhr laufen
Natürlich lassen sich nicht alle Arbeitszeiten im Vorhinein genau timen oder werden in Form einer Aufgabe oder Frist erfasst. Wenn Sie spontan in einer Akte arbeiten, nutzen Sie unsere Stoppuhrfunktion und lassen diese mitlaufen. Pausieren Sie die Stoppuhr, wenn Sie an einer anderen Akte arbeiten. Wenn Sie dann am Abend die Zeiten für den jeweiligen Tag in die Akten buchen wollen, werden Ihnen im Widget ,,Vorschlage" alle laufenden oder noch nicht in den Stundenzettel übertragenen Stoppuhren angezeigt. Auch hier benötigen Sie nur einen Klick, um die erfassten Minuten in die jeweilige Akte zu buchen.
