Mit Actaport können Sie sich einen eigenen Vertragsgenerator bauen, der Ihnen Zeit und Nerven beim Erstellen von Standardverträgen spart. Statt dem zeitaufwendigen Suchen nach einem geeigneten Altvertrag und dem umständlichen Copy&Paste von einzelnen Klauseln, können Sie alles Wichtige rund um den Standardvertrag gut strukturiert in Actaport hinterlegen. Das Erstellen des Vertrages dauert so nur wenige Klicks – detaillierte Anpassungen bleiben natürlich möglich. Wir zeigen Ihnen in nur drei Schritten wie das geht.
Schritt 1: Das Vertragsgerüst
Legen Sie sich eine Vertragsvorlage in der Kanzleiverwaltung unter Vorlagen an. Diese dient Ihnen als Vertragsskelett und wird später mit inhaltlichem Leben mittels der hinterlegten Textbausteine gefüllt. Die Vorlage enthält den Vertragskopf und gibt die Grobgliederung des Vertrages vor. Fügen Sie Platzhalter hinzu (hier grau hinterlegt), um sich das manuelle Einfügen von mandatsspezifischen Daten zu sparen.
Schritt 2: Der Vertragsinhalt
Den eigentlichen Vertragsinhalt können Sie in den Textbausteinen thematisch sortiert mittels einer Ordnerstruktur hinterlegen. Für eine bessere Übersichtlichkeit nutzen Sie Ihre systemeigenen Icons und erstellen ein Ampelsystem basierend auf der Ausprägung der jeweiligen Klausel – rot steht beispielsweise für eine besonders strikte Klausel, grün für eine liberalere Auslegung.
Schritt 3: Ihr Standardvertrag
Legen Sie nun ein neues Dokument an, indem Sie die Vorlage verwenden. Fügen Sie die Textbausteine hinzu, die für die konkrete Vertragssituation und auf den spezifischen Mandantenwunsch passen. Die Platzhalter werden automatisch mit Einfügen des jeweiligen Textbausteins befüllt. Falls Sie lieber in Word arbeiten, können Sie den gesamten letzten Arbeitsschritt mittels des neuen Word Addins selbstverständlich auch dort ausführen. Und fertig ist Ihr Standardvertrag!