Um den lang ersehnten Urlaub auch richtig genießen zu können, ist eine sorgfältige Vertretungsplanung essenziell. Die eigenen Aufgaben sollten dabei gut vorbereitet an die Urlaubsvertretung übergeben werden, damit diese es während Ihrer Abwesenheit so leicht wie möglich hat. Actaport bietet verschiedene Möglichkeiten, um nicht nur die eigenen, sondern auch die aus einer Urlaubsvertretung resultierenden To-Dos auf dem Schirm zu behalten.
Fristen im Blick
Erstellen Sie sich eine gefilterte Fristenansicht für die Fristen der zu vertretenen Kollegin. Öffnen Sie dazu den Fristenfilter und wählen Sie als Benutzer die zu vertretene Kollegin aus, setzen Sie die Fälligkeit auf den Urlaubszeitraum und speichern Sie sich den Filter zum Beispiel unter Urlaubsvertretung ab. So erhalten Sie mit einem Klick neben den eigenen auch die Fristen der Kollegin:
Akten im Blick
Ganz ähnlich gehen Sie bzgl. der Akten der Kollegin vor: Setzen Sie den Aktenfilter in der Aktenliste bei Benutzer auf die zu vertretene Kollegin, ggf. können Sie zusätzlich den Filter Wiedervorlage auf ja setzen. Auch diesen Filter speichern Sie sich in Ihrer Filterliste ab.
Nachrichten im Blick
Bestimmte Nachrichten müssen auch im Urlaub gelesen und beantwortet werden. Nutzen Sie dafür die in Actaport vorgesehene Berechtigungskonzepte für Exchange-Konten und beA.
Berechtigen Sie also Ihre Urlaubsvertretung in Ihrem Office 365 Account dazu, Ihre Emails zu lesen und ggf. auch in Ihrem Namen versenden zu können. Unter Einstellungen > Postfach können Sie im Bereich Exchange-Konten für Benutzer die im Office 365 Account hinterlegten Freigaben Ihrer E-Mail-Adresse in Actaport übernehmen. Klicken Sie dazu auf Berechtigungen laden. Anschließend werden die Office 365 Berechtigungen in Actaport importiert und entsprechend angezeigt. Jetzt erhalten Sie neben Ihren eigenen E-Mails auch die Nachrichten an Ihre Kollegin im Kanzleipostfach.
| Mehr zum Thema: Office-Postfachfreigaben übernehmen |
Ganz ähnlich können Sie auch bzgl. der beA Nachrichten vorgehen. Berechtigen Sie Ihre Urlaubsvertretung in der beA Weboberfläche, eingehende beA Nachrichten zu lesen und ggf. beA Nachrichten zu schreiben. Die Nachrichten landen jetzt automatisch auch in dessen Kanzleipostfach. Auf welche beA Postfächer Sie in welchem Umfang Zugriff haben, können Sie in Actaport unter Einstellungen > Postfach > beA-Setup einsehen.
| Mehr zum Thema: beA Rechte für Mitarbeiter |
