Der Posteingangsworkflow einer Kanzlei sollte so wenig Zeit wie möglich in Anspruch nehmen, um die tägliche Email- und Nachrichtenflut schnell und effizient bewältigen zu können. Actaport bietet Ihnen zwei Tools, um mit nur einem Klick eingehende Nachrichten verakten zu können.
Das Finden der passenden Akte ist ein zeitintensiver und fehleranfälliger manueller Arbeitsschritt. Unser intelligenter Aktenvorschlag sucht im Betreff und im Text einer Nachricht nach passenden Akten. Außerdem wird der Versender der Nachricht auf mögliche Aktenverknüpfungen hin überprüft. Wird eine passende Akte gefunden, wird diese direkt in das Aktenfeld eingetragen. Werden verschiedene Treffer erzielt, so können sie bequem aus der Trefferliste ausgewählt werden.
Mit dem Hinterlegen Ihres kanzleispezifischen „Eingangsworkflows“ ersparen Sie sich zwei weitere Klicks beim Verarbeiten eingehender Nachrichten. Legen Sie dazu in den Einstellungen fest, in welchen Ordner einer Akte Nachrichten, die an eine bestimmte Adresse adressiert sind, veraktet werden sollen und in wessen Benutzerpostfach die Nachricht standardmäßig verschoben werden soll. Falls diese Einstellung für eine individuelle Nachricht mal doch nicht passen sollte, können Sie natürlich sowohl den Zielordner als auch den Benutzer manuell ändern.
