Die elektronische Kommunikation mit Gerichten oder der anwaltlichen Gegenseite per beA birgt insbesondere in Fristensachen ihre Herausforderungen und erscheint nicht nur deshalb häufig kompliziert und fehleranfällig.
Wir zeigen Ihnen in 5 Schritten, wie ein effizienter beA-Posteingangsworkflow mit Actaport aussehen kann. Dabei greifen wir auf die verschiedenen Möglichkeiten zur Automatisierung zurück und vereinfachen so einen sonst manchmal etwas umständlichen beA-Prozess.
#1 Intelligentes Verakten
Ein per beA übersandtes Urteil landet in Ihrem Kanzleipostfach und soll direkt veraktet werden. Unsere automatische Aktenerkennung unterstützt Sie bei der Wahl der richtigen Akte und schlägt Ihnen basierend auf der eingehenden Nachricht eine passende Akte vor.
Sofern Sie im Bereich „Einstellungen“ unter „Postfach“ Ihren Eingangsworkflow für eingehende beA-Nachrichten hinterlegt haben, werden Ihnen der konkrete Veraktungsort im Dokumentenbereich der Akte sowie der zuständige Benutzer direkt vorgeschlagen.
Sie überprüfen die drei Eingaben nur noch und mit Klick auf „Benutzer zuweisen“ ist die Nachricht im Dokumentenbereich der betreffenden Akte gespeichert und landet im Benutzerpostfach des ausgewählten Kollegen.
Weitere Informationen finden Sie hier: Workflows für Eingangskanäle im Postfach
#2 Posteingangsstempel
Im Benutzerpostfach soll nun zunächst ein visueller Zugangsnachweis in Form eines Posteingangsstempels auf das Dokument aufgebracht werden.
Mit unserem neuen Dokumentenviewer können Sie sich hier eigene kanzleispezifische Stempel erstellen und speichern.
#3 Fristverknüpfung
Außerdem soll die Berufungsfrist notiert und mit dem Urteil verknüpft werden. Öffnen Sie dazu über das Kontextmenü oben rechts das Fristenformular und legen Sie eine entsprechende Frist inklusive Vorfrist an. Optional können Sie die Frist als Kalendereintrag speichern und so auch in Outlook einsehen.
Sofern Sie in der Benutzerverwaltung die Fristenkontrolle aktiviert haben, startet mit Anlage der Frist der automatische Fristengenehmigungsworkflow und damit das auf Ihre Kanzlei angepasste Vier-Augen-Prinzip.
Unter Organisation der Fristenkontrolle erhalten Sie weitere Informationen.
#4 Prüf- und Übermittlungsprotokolle zur Akte
Die Prüf- und Übermittlungsprotokolle der eingegangenen Nachricht können ebenfalls direkt im Benutzerpostfach eingesehen und von hier aus veraktet werden.
Mit Klick auf „zur Akte speichern“ werden die Protokolle als Kind-Elemente der zuvor verakteten Nachricht in der Akte hinterlegt.
Weitere Informationen finden Sie hier: Übermittlungs- und Prüfprotokoll einsehen und speichern
#5 eEB beantworten
Auch ein angefordertes eEB kann hier beantwortet werden. Klicken Sie dazu auf „eEB abgeben“. Es öffnet sich die Vorschau des eEBs inklusive einer Liste der übermittelten Anhänge.
Sofern Sie in den „Einstellungen“ unter „Postfach“ die Option zum automatischen Speichern gesendeter Nachrichten aktiviert haben, wird das gesendete eEB direkt an den von Ihnen hinterlegten Speicherort in der Akte abgelegt.
Weiterführende Informationen dazu gibt es hier: Automatische Speicherung gesendeter Nachrichten